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Betriebskostenabrechnung auf Mängel prüfen

Jedes Jahr erhalten Mieter die Nebenkostenabrechnung, die oftmals eine zu hohe oder unberechtigte Nachzahlung beinhaltet. Oft wird dieser Forderung nachgekommen, ohne dass die einzelnen Posten hinterfragt werden. In der Regel lohnt sich jedoch ein genauerer Blick auf die angeführten Betriebskosten, um zu überprüfen, ob deren Höhe gerechtfertigt ist. Auch hinsichtlich der einzuhaltenden Fristen sollten Mieter sich mit der geltenden Rechtslage vertraut machen.

Sinn und Zweck der Nebenkostenabrechnung

Zusätzlich zur Nettomiete muss der Mieter die Betriebskosten, die im Laufe des Jahres entstehen, anteilig tragen. Diese werden auf Basis von Erfahrungswerten als monatlicher Abschlag entrichtet. Ob die veranschlagte Höhe mit den tatsächlich anfallenden Kosten übereinstimmt, stellt sich am Ende des Abrechnungszeitraums heraus. Im besten Fall wurde monatlich zu viel gezahlt, sodass sich ein Guthaben gebildet hat und eine Rückzahlung erfolgt. Meist erwartet den Mieter mit Eintreffen der Nebenkostenabrechnung allerdings eine mehr oder weniger hohe Nachzahlung, da die Betriebskosten gestiegen sind. Wie sich die Kosten zusammensetzen und wie diese auf die einzelnen Mieter umgelegt werden, muss klar aus der Nebenkostenabrechnung hervorgehen.

Über den zu prüfenden Inhalt der Betriebskostenabrechnung

In der Nebenkostenabrechnung werden alle Kostenpunkte aufgeführt, die mit der Instandhaltung des Objekts einhergehen. Ob diese verbrauchsabhängig oder nach Wohnfläche bzw. Personenanzahl abgerechnet werden, ist in der Nebenkostenabrechnung zu erläutern. Hierbei gilt: Die sogenannten warmen Betriebskosten, also beispielsweise das Warmwasser, werden teils nach dem individuellen Verbrauch auf die einzelnen Mietparteien umgelegt. Die Heizkosten hingegen sind mindestens zur Hälfte verbrauchsabhängig abzurechnen. Ist die Wohnung jedoch nicht gut gedämmt, können maximal 70 Prozent der verheizten Kosten entsprechend dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden. Für die restlichen Kosten gilt die Wohnfläche als Berechnungsmaßstab.

Kostenpunkte, die in die Nebenkostenabrechnung gehören:

  • Heizkosten (teils verbrauchsabhängig)
  • Warmwasserkosten (teils verbrauchsabhängig)
  • Wasserkosten (Aufbereitung, Abwasser etc.)
  • kommunal festgelegte Grundsteuer
  • Müllabfuhr und Straßenreinigung
  • Hausmeisterservice und Hausreinigung
  • allgemeine Strom- und Materialkosten (z. B. für die Beleuchtung)
  • Wartung von Brandschutzeinrichtungen
  • ggf. Ungezieferbekämpfung
  • ggf. Reinigung des Schornsteins
  • ggf. Fahrstuhlwartung
  • ggf. Gartenpflege (inkl. Personal- und Materialkosten)
  • ggf. weitere Betriebskosten (z. B. für einen Gemeinschaftstrockner)

Wichtig zu wissen: Die Heizkosten in der Nebenkostenabrechnung sind teils verbraucherabhängig. Kaltwasser hingegen kann zu 100 Prozent nach Kubikmetern umgelegt werden. Die Berechnung des Warmwassers wird in der Nebenkosentabrechnung in Grundkosten und Verbauchskosten unterteilt. Der Anteil der Verbrauchskosten beträgt dabei mindestens 50 Prozent und kann maximal 70 Prozent betragen.

Zustellung und Prüfung der Nebenkostenabrechnung

Bezüglich der Übermittlung einer Nebenkostenabrechnung gilt laut § 556 BGB eine zwölfmonatige Frist, die mit Ende des Abrechnungszeitraums beginnt und nicht durch formale Fehler oder fehlende Inhalte verlängert werden kann. Auf diese Weise soll laut Bundesgerichtshof Rechtsklarheit zwischen Vermieter und Mieter geschaffen werden – und künstliche Verzögerungsstrategien vonseiten des Vermieters sind zum Scheitern verurteilt. Denn lässt dieser die zwölfmonatige Abrechnungsfrist verstreichen, sodass der Mieter die Nebenkostenabrechnung nicht binnen eines Jahres in den Händen hält, muss eine verspätet zugestellte Nachforderung nicht gezahlt werden. Eine Ausnahme besteht laut Gesetz jedoch, wenn der Vermieter keine Schuld für die Verspätung trägt.

Wurde die Nebenkostenabrechnung fristgerecht zugestellt, hat der Mieter 30 Tage lang Zeit, um diese zu überprüfen. Hierbei hat er das Recht, die Originalunterlagen – als zugesandte Kopien oder direkt vor Ort beim Vermieter– einzusehen. Braucht die Prüfung der Betriebskostenabrechnung mehr Zeit, sollte die Zahlung nach Ablauf der Frist unter ausdrücklichem Vorbehalt erfolgen. Fallen im Anschluss nach Einsicht der Originalunterlagen Mängel auf, weil die Kostenaufstellung nicht korrekt und die Nachforderung folglich zu hoch ist, kann der Mieter innerhalb eines Jahres Einspruch einlegen. Verspätete Einwände sind auch hier nur gültig, wenn der Mieter nicht verantwortlich für die zeitliche Verzögerung ist.

Häufige Fehler bei der Nebenkostenabrechnung

Oft werden bei der Nebenkostenabrechnung zum Beispiel unnötige Kosten, die nicht dem Wirtschaftlichkeitsgebot entsprechen, in Rechnung gestellt. Auch Posten, die der Vermieter selbst zu tragen hat, finden sich nicht selten in der Nebenkostenabrechnung wieder. In den umlagefähigen Wartungskosten sind daher zum Beispiel häufig Reparaturkosten versteckt, für die eigentlich der Vermieter aufkommen müsste.

Außerdem vergessen viele Vermieter, den genutzten Umlageschlüssel oder die jeweils angewandten Rechenwege darzulegen. Mehrfach berechnete Posten sind ebenfalls keine Seltenheit. Wollen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung zukünftig überprüfen lassen, um Fehler dieser Art zu entdecken, oder brauchen Sie Hilfe bei anderen Rechtsfragen, stehen wir von KLUGO Ihnen im Rahmen einer Erstberatung zur Seite. Kontaktieren Sie uns!

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