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Coronavirus: Anwaltskanzleien benötigen einen Plan

Das Coronavirus ist tückisch: Die Inkubationszeit des Virus kann mehrere Wochen betragen, so dass Betroffene die Viren weitergeben, ohne es zu bemerken. Auch im beruflichen Kontext ist die Folge: Gibt es eine infizierte Person, werden vorsorglich auch alle engeren Arbeitskollegen unter Quarantäne gestellt. Das gilt auch für Anwaltskanzleien und Einzelanwälte. Das Coronavirus macht es deshalb für Anwälte, die ihre Mandanten in der Kanzlei persönlich beraten, notwendig, jetzt wichtige Vorbereitungen zu treffen.

Anwälte sind zur Vorsorge verpflichtet

Infiziert sich ein Anwalt oder eine Kontaktperson mit dem Coronavirus, dann geht es schnell: Durch die verordnete Quarantäne ist ein normales Arbeiten in der Kanzlei für einzelne Personen oder sogar die ganze Belegschaft faktisch unmöglich. Da die Wahrscheinlichkeit einer Ansteckung in der aktuellen Situation nicht unwahrscheinlich ist, müssen Anwaltskanzleien nun schnellstmöglich einen Coronavirus-Plan entwickeln.

Anwälte sind gemäß § 53 Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) grundsätzlich dazu verpflichtet, eine Vertretung für den Fall zu benennen, dass sie länger als eine Woche ausfallen. Dass die ganze Belegschaft mehrere Wochen im Homeoffice arbeitet, dürfte aber in vielen Kanzleien ein Präzedenzfall sein.

Welche Fristen gelten nun?

Auch im Fall einer vorsorglichen Quarantäne oder einer Erkrankung am Coronavirus müssen Fristen eingehalten oder – wenn möglich – Fristverlängerungen beantragt werden. Anwaltskanzleien und Einzelanwälte sollten also spätestens jetzt klären, inwiefern sie aus dem Homeoffice datenschutzkonform weiterarbeiten können oder welcher Personenkreis mit der Fristenwahrung beauftragt wird.

Fragen zum Fristen-Management:

  • Wer unterschreibt Schriftsätze wie beispielsweise die Fristverlängerung?
  • Wer hat den Zugriff auf den Fristenkalender?
  • Wie kann für die Vertretung der Zugriff auf Akten gewährleistet werden?

Die Wahrung von Fristen ist ein wichtiger Teil eines Coronavirus-Notfallplans, den Anwaltskanzleien jetzt ausarbeiten sollten.

Wie bereiten sich Anwälte und Kanzleien auf die Quarantäne vor?

In Anwaltskanzleien sollten alle Mitarbeitenden gemeinsam ein Organigramm und einen Ablaufplan erstellen, aus dem klar ersichtlich wird, wer im Falle einer Quarantäne welche Aufgaben übernimmt. Zu solchen vorbereitenden Maßnahmen für das Eintreten eines längeren Ausfalls sind auch Einzelanwälte verpflichtet (BGH, Beschl. v. 19.2.2019, Az. VI ZB 43/18). Muss ein Anwalt vor Ort aufgrund des Coronavirus seine Kanzlei schließen, sollten einigen Fragen bereits geklärt sein.

Folgenden Fragen sollten geklärt sein:

  • Was geschieht mit der eingehenden und ausgehenden Post?
  • Wer ist für die Verteilung der Eingänge zuständig?
  • Wer führt den Fristenkalender?
  • Wer organisiert die Rücksendung von Empfangsbekenntnissen?
  • Wie ist der Zugriff auf die Konten organisiert?

Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch das Management des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA). Die persönliche beA-Karte darf gemäß § 26 RAVPV (Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung) nicht an Mitarbeitende weitergegeben werden. Es sollten also rechtzeitig Mitarbeiterkarten oder eine allgemeine Karte für die Kanzlei beantragt werden.

Das beA bietet auch Möglichkeiten, Dokumente digital zu signieren und so ggf. Fristen einzuhalten oder Fristverlängerungen zu beantragen. Wurden alle Mitarbeitenden ins Homeoffice geschickt, kann das beA eine große Unterstützung darstellen.

Die Coronakrise als Digitalisierungschance für Anwälte

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