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Akteneinsicht im Verwaltungsverfahren: Das steht Beteiligten zu

Wer an einem behördlichen Verfahren beteiligt ist, dem steht das Recht zu, die Akten des Amts einzusehen. Unklar ist aber oft, wie man von dem Recht Gebrauch macht und welche Bedingungen dafür zu erfüllen sind.

Das Wichtigste in Kürze

  • Das Verwaltungsverfahren hängt direkt mit der Tätigkeit einer Behörde zusammen und hat immer eine verbindliche Entscheidung zum Ziel.
  • Das Recht auf Akteneinsicht umfasst die Einsicht in die Akte und die dazugehörigen Dokumente, Pläne und Datenträger sowie sonstige Medien analoger und digitaler Art.
  • Die Akteneinsicht darf nur in Ausnahmefällen verwehrt werden; dem Betroffenen steht dann der Rechtsweg offen.
  • Der Antrag auf Akteneinsicht wird bei der Behörde gestellt; er ist formlos möglich und ist nicht an eine Frist gebunden. Ein Rechtsanwalt ist dafür nicht notwendig.
  • Die Kosten für Auslagen und Pauschalen sind bei der Akteneinsicht vom Antragsteller zu tragen.

So gehen Sie vor, um Akteneinsicht zu erhalten

  • Stellen Sie den Antrag auf Akteneinsicht bei der entsprechenden Behörde. .
  • Begründen Sie, warum Sie den Antrag stellen.
  • Suchen Sie sich optimal einen Rechtsanwalt, der Sie bei Ihrem Vorgehen unterstützt.
  • Rechtsbehelfe wie Widerspruch oder auch eine Anfechtungsklage sind häufig an Fristen gebunden: Spätestens hier sollten Sie einen Partner-Anwalt von KLUGO hinzuziehen.

Worum geht es bei einem Verwaltungsverfahren?

Beim Verwaltungsverfahren steht die Tätigkeit einer Behörde im Vordergrund. Es ist im Gegensatz zum Zivilprozess und im Gegensatz zum Strafverfahren kein Verfahren der Rechtspflege. Die Behörde ist hier – anders als bei Gerichtsverfahren – zugleich beteiligte Partei und der Entscheidungsträger.

Juristisch wird das Verwaltungsverfahren definiert als die Tätigkeit der Behörde, die auf die Prüfung der Voraussetzungen, die Vorbereitung und den Erlass eines Verwaltungsaktes oder auf den Abschluss eines öffentlich-rechtlichen Vertrages gerichtet ist. Dies ergibt sich explizit aus § 9 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (kurz: VwVfG).

Das Verwaltungsverfahren lässt sich in drei Abschnitte unterteilen:

  1. Einleitung des Verfahrens
  2. Verfahren vor der Entscheidung
  3. Entscheidung

Im Verwaltungsverfahren ist die Behörde dazu verpflichtet, die tatsächlichen Grundlagen der Entscheidung zu ermitteln. Dazu zählt insbesondere die Erforschung des Sachverhalts – zum Beispiel durch die Hinzuziehung von Sachverständigen bzw. Gutachtern.

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Die Behörde muss den Betroffenen im Verwaltungsverfahren die Gelegenheit geben, die eigenen Rechte und Interessen geltend zu machen und sich zu dem Gegenstand des Verfahrens zu äußern.

Das Recht auf Akteneinsicht ist unmittelbarer Ausdruck der durch die Verfassung garantierten Rechtsstaatlichkeit.

Was beinhaltet das Recht auf Akteneinsicht im Verwaltungsverfahren?

Die Akteneinsicht bei der Behörde soll gewährleisten, dass der oder die Beteiligten die eigenen Rechte und Interessen im Verwaltungsverfahren geltend machen können. Es wird durch § 29 VwVfG geregelt. Es umfasst nach dem Willen des Gesetzgebers die Einsicht in die Verfahrensakten, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder zur Verteidigung der rechtlichen Interessen erforderlich ist.

Das Recht auf Akteneinsicht im Verwaltungsverfahren umfasst nicht nur die Akten an sich, sondern auch alle sonstigen Unterlagen, die im Zusammenhang mit dem Verwaltungverfahren stehen.

Bei der Akteneinsicht hat der Beteiligte das Recht auf Einsicht in

  • Pläne
  • Urkunden
  • Fotos
  • Datenträger
  • Beweisaufnahmen
  • Aktennotizen
  • Sachverständigengutachten.

Die Akteneinsicht umfasst dabei auch das Recht, auf eigene Kosten Kopien anzufertigen. Hierbei ist es auch erlaubt, die Akte mit dem Smartphone abzufotografieren.

Wann ist das Recht auf Akteneinsicht ausgeschlossen?

Die Behörde kann die Akteneinsicht nur in Ausnahmefällen verweigern. Grundsätzlich ist nach dem Wortlaut des Gesetzes hier kein Ermessensspielraum für die Behörde gegeben.

Allerdings ist das Recht auf Akteneinsicht dann ausgeschlossen, wenn es um Entwürfe zu Entscheidungen und vorbereitende Aufzeichnungen geht. Hier ist das Recht auf Akteneinsicht nach § 29 Abs. (1) Satz (2) VwVfG nicht einschlägig.

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Akteneinsicht steht nur den Beteiligten zu und bezieht sich auf das noch nicht abgeschlossene Verwaltungsverfahren. Per Rechtsvorschrift kann der Kreis der Berechtigten aber erweitert werden: Dies gilt zum Beispiel dann, wenn dem Informationsinteresse der Öffentlichkeit Rechnung getragen werden soll.

§ 29 Abs. (2) VwVfG sieht drei Gründe vor, aus denen das Recht auf Akteneinsicht ausgeschlossen werden kann:

  • Beeinträchtigung der ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung
  • Nachteile für das Wohle des Staates
  • Geheimhaltungsinteressen von dritten Personen
Das Recht auf Akteneinsicht ist elementarer Bestandteil einer rechtsstaatlichen Verwaltung. Die Ausschlussgründe sind demnach eng auszulegen: Hier ist eine individuelle Prüfung durch die Behörde angezeigt, ob die Akteneinsicht tatsächlich verwehrt werden darf.

Lehnt die Behörde den Antrag auf Akteneinsicht ab, dann steht hierzu der Rechtsweg in Form eines Widerspruchs offen. Da die Akteneinsicht nur verwehrt werden darf, wenn einer der oben genannten Gründe vorliegt, muss die Ablehnung entsprechend begründet werden. Ist keiner der Gründe einschlägig, hat die Behörde rechtswidrig gehandelt – dies eröffnet dem Betroffenen weitere Möglichkeiten in Form der Rechtsbeschwerde.

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Sowohl für den Widerspruch als auch für die Rechtsbeschwerde sollten Sie sich einen erfahrenen Rechtsanwalt zur Seite nehmen. Er kann insbesondere dabei helfen, die Gründe für die Ablehnung zu überprüfen und diese ggf. über den Rechtsweg wieder aufzuheben.

Wann sollte das Recht auf Akteneinsicht geltend gemacht werden?

Die Beteiligten sollten immer dann das Recht auf Akteneinsicht geltend machen, wenn es darum geht, faire Verhältnisse in einem Verfahren zu schaffen. Hier besteht ohne die Akteneinsicht ein Machtgefälle zugunsten der Behörde: Sie hat die Möglichkeit, Daten und Informationen zu sammeln und sich so einen Wissensvorsprung zu verschaffen. Gerade dann, wenn eine Behördenentscheidung zuungunsten des Bürgers zu erwarten ist, kann die Akteneinsicht helfen, um für einen Ausgleich der Chancen zu sorgen.

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Reine Spaßanfragen werden von der Behörde in der Regel nicht mit Akteneinsicht "belohnt". Die Erforderlichkeit muss zumindest nachvollziehbar und ein rechtliches Interesse erkennbar sein.

Wie kann ich Akteneinsicht beantragen?

Um das Recht auf Akteneinsicht wahrzunehmen, muss ein entsprechender Antrag bei der jeweiligen Behörde gestellt werden. Dazu reicht in der Regel ein formloser Antrag, der nicht fristgebunden gestellt werden kann.

Wird dem Antrag stattgegeben, wird dem Antragsteller vor Ort die Akte ausgehändigt. Alternativ kann die Behörde die Akte auch per Post verschicken. Wie die Behörde die Akte zur Verfügung stellt, entscheidet die Behörde im Einzelfall.

Ein Anwalt wird für die Akteneinsicht explizit nicht benötigt. Allerdings kann sich die juristische Expertise in schwierigen Fällen als hilfreich erweisen – das gilt zum Beispiel bei der Darlegung des eigenen rechtlichen Interesses an der Akteneinsicht.

Ebenfalls sinnvoll ist ein Rechtsanwalt dann, wenn es darum geht, die eigenen Handlungsoptionen auszuloten. Er übernimmt zudem auch den Schriftverkehr und kann so zu einer zufriedenstellenden Lösung beitragen.

Ob Akteneinsicht oder Unterstützung während des gesamten Verwaltungsverfahrens: Anwaltliche Unterstützung kann zu jedem Zeitpunkt von großem Wert sein. Unsere KLUGO Partner-Anwälte helfen Ihnen im Rahmen einer Erstberatung. Hier erhalten Sie alle notwendigen Informationen und Tipps für Ihren individuellen Beratungsbedarf.

Was kostet die Akteneinsicht im Verwaltungsverfahren?

Die Akteneinsicht verursacht Gebühren und Auslagen, die der Antragsteller zu tragen hat. Wird ein Anwalt aktiv, so wird auch für diesen ein Honorar fällig. Als Antragsteller sollten Sie wissen, dass die Honorarkosten für einen Anwalt auch dann fällig werden, wenn alles "nach Plan" läuft.

Neben dem Honorar für den Rechtsanwalt sind zu zahlen:

  • Kopierkosten
  • Auslagenpauschale
  • Portokosten bei Versendung der Akte
  • Grundgebühr für die Begutachtung der Akte

Grundsätzlich ist die Behörde dazu angehalten, Ihnen keine Steine in den Weg zu legen, wenn es darum geht, Akteneinsicht zu erlangen. Dennoch gibt es einige Stolpersteine. Bei Bedarf unterstützen Sie unsere Partner-Anwälte bei Ihrem Recht auf Akteneinsicht.

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Dann nutzen Sie einfach die KLUGO Rechtsberatung. Die Rechtsberatung ist ein Telefongespräch mit einem zertifizierten Anwalt aus unserem Netzwerk.