Betriebliche Übung verstehen: Ansprüche, Pflichten und Praxisbeispiele

Ein unbedacht gezahltes Weihnachtsgeld im dritten Jahr in Folge, die stillschweigende Gewährung von zwei zusätzlichen Urlaubstagen zur Karnevalszeit oder das Tragen der anfallenden Parkgebühren: Auf den ersten Blick wirken diese Aspekte wie reine Gefälligkeiten des Arbeitgebers, aber rechtlich können sie schnell zu einer verbindlichen Pflicht werden. Im deutschen Arbeitsrecht ist dies auf den Begriff „betriebliche Übung“ zurückzuführen.

Für Unternehmer ist es daher wichtig, ein Verständnis für diese rechtliche Frage zu entwickeln, um die Konsequenzen frühzeitig zu erkennen und abschätzen zu können. Wer die Mechanismen der betrieblichen Übung nicht kennt, riskiert dauerhafte Zahlungs- oder Leistungspflichten für Ihre Versicherungsagentur. Die daraus resultierenden Konsequenzen lassen sich später meist nur schwer rückgängig machen.

In diesem Beitrag vermitteln wir Ihnen die rechtlichen Grundlagen, beleuchten mögliche Risiken und liefern Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen für den rechtssicheren Arbeitsalltag.

Unter einer betrieblichen Übung versteht man das regelmäßige und gleichförmige Verhalten des Arbeitgebers, aus dem die Arbeitnehmer nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) schließen dürfen, dass ihnen eine bestimmte Leistung oder Vergünstigung auch in Zukunft dauerhaft gewährt wird. Durch die wiederholte Gewährung entsteht ein vertraglicher Anspruch der Beschäftigten – selbst dann, wenn dazu nie ein Wort gewechselt oder eine Zeile vertraglich festgehalten wurde.

Dabei gibt es verschiedene Bereiche, die es abzugrenzen gilt:

• Arbeitsvertrag: Vertraglich festgehaltene Vereinbarungen werden ausdrücklich zwischen Parteien geschlossen. Diese Vereinbarung kann mündlich oder schriftlich stattfinden.

• Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung: Hierbei handelt es sich um kollektivrechtliche Regelungen, die unmittelbar und zwingend für alle Angestellten des Unternehmens gelten.

• Freiwillige Leistungen: Dabei handelt es sich um eine Leistung, die der Arbeitgeber ausdrücklich ohne Rechtsbindungswillen gewährt – temporär oder für die Zukunft. Sie unterliegen einem Freiwilligkeitsvorbehalt.

• Betriebliche Übung: Die betriebliche Übung entsteht schweigend durch tatsächliche Übung und wird dadurch automatisch zum Bestandteil der Einzelarbeitsverträge.

Die betriebliche Übung wird rechtlich nicht explizit in einem einzelnen Paragrafen geregelt. Sie basiert auf dem allgemeinen Vertragsrecht, dem Arbeitsvertrag nach § 611a BGB und einer jahrzehntelangen und inzwischen fest etablierten Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG). Damit eine betriebliche Übung entsteht, müssen im Wesentlichen drei Faktoren vorliegen:

• Gleichbleibendes Verhalten: Die Leistung wird nach einem bestimmten Muster gewährt, aus dem der Arbeitnehmer ein dauerhaft gleichbleibendes Verhalten ableiten kann.

• Wiederholung: Der Arbeitgeber erbringt die Leistung ohne gegenteilige Erkennbarkeit mehrmals.

• Berechtigtes Vertrauen: Das Verhalten des Arbeitgebers lässt darauf schließen, dass er sich dauerhaft zu dieser Leistung verpflichten möchte.

In der Rechtsprechung hat sich im Laufe der letzten Jahrzehnte eine „Daumenregel“ etabliert: Wird eine Leistung dreimal hintereinander ohne Vorbehalt erbracht, dürften Arbeitnehmer im vierten Jahr grundsätzlich davon ausgehen, dass es sich um eine dauerhafte Verpflichtung handelt. Typische Anwendungsfehler von Arbeitgebern – besonders in Versicherungsagenturen sind dabei:

• Sonderzahlungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld

• Zusätzliche Urlaubstage oder freie Tage zu bestimmten Anlässen (z. B. Heiligabend/Silvester bezahlt frei)

• Regelmäßige Bonuszahlungen oder Gratifikationen

• Regelmäßige Sachbezüge (Zuschüsse zum Kantinenessen, Jobticket, freie Parkplatznutzung…)

• Zusatzleistungen für Außendienstmitarbeiter

Im Zivilrecht kommen Verträge durch Angebot und Annahme zustande. Bei der betrieblichen Übung liegt im Verhalten des Arbeitgebers das Angebot zur Vertragsveränderung vor. Die Beschäftigten nehmen dieses Angebot stillschweigend an (§ 151 BGB), indem sie die Leistung ohne Widerspruch entgegennehmen.  Eine einmalige oder unregelmäßig gewährte Prämie führt dagegen nicht zu einer betrieblichen Übung, da es am Merkmal der Vorhersehbarkeit und Gleichmäßigkeit fehlt. Erst die Regelmäßigkeit führt zum Vertrauensschutz, der als Grundlage einer betrieblichen Übung dient.

Ist eine betriebliche Übung erst einmal entstanden, wird sie automatisch zu einem festen Bestandteil des Arbeitsvertrags – auch dann, wenn sie nie schriftlich festgehalten wurde. Arbeitnehmer können die Leistung daher gerichtlich einfordern, wenn sie entfällt – und es entsteht ein kollektiver Druck, sodass auch der Betriebsrat die Einhaltung und Gleichbehandlung bei betrieblichen Übungen überwachen darf. Für Sie als Unternehmer resultiert daraus eine maßgebliche Verantwortung:

• Kenntnisstand: Als Unternehmer müssen Sie wissen, welche gelebten Praxisregeln im Team existieren – und diese beibehalten, sofern sie bereits als betriebliche Übung etabliert sind.

• Konsistenz: Handlungen dürfen nicht von Abteilung zu Abteilung abweichen, da dies sonst den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz verletzen würde.

• Sorgfalt im Alltag: Konkrete Zusagen im Personalgespräch (beispielsweise: „Das machen wir immer so, das bekommen Sie auch nächstes Jahr“) können eine betriebliche Übung auslösen oder verstärken.

Als Unternehmer liegt es in Ihrer Verantwortung, die Entstehung einer betrieblichen Übung zu überwachen und, falls diese bereits existiert, diese auch langfristig weiterzuführen.

Wenn Sie in Ihrer Versicherungsagentur Zusatzleistungen anbieten möchten, ohne dass daraus ein dauerhafter Anspruch für die Arbeitnehmer entsteht, muss bei jeder einzelnen Auszahlung, jedem gewährten Bonus-Urlaubstag oder jeder anderen Zusatzleistung ein eindeutiger und verständlicher Freiwilligkeitsvorbehalt erklärt werden. Aber Achtung: Allgemeine Floskeln im Arbeitsvertrag, die jede künftige betriebliche Übung pauschal ausschließen wollen (sogenannte einfache Schriftformklauseln oder unklare AGB-Klauseln) halten einer gerichtlichen Prüfung nicht stand.

Ein Tarifvertrag hingegen gilt hier vorrangig oder ergänzend. Eine betriebliche Übung kann kollektive tarifliche Regelungen grundsätzlich nicht wirksam unterlaufen, es sei denn, eine tarifliche Regelung ist von Anfang an unwirksam. Zudem schlagen Tarifvorbehalte oder Schriftformerfordernisse im Tarifvertrag oft ein bindendes Entstehen per Übung fehl.

Wenn die betriebliche Übung erst einmal entstanden ist, gibt es rechtlich kaum mehr einen Weg zurück. Als Arbeitgeber haben Sie nicht das Recht, diese einseitig zu widerrufen – es sei denn, es wurde von vornherein ein wirksamer Widerrufsvorbehalt unmissverständlich vereinbart. Einen Ausweg bietet meist nur eine einvernehmliche Vertragsänderung, die schriftlich in Form eines Änderungsvertrags mit den Beschäftigten abgeschlossen wird. Alternativ ist eine Änderungskündigung möglich, die jedoch extrem hohen rechtlichen Hürden unterliegt und bei reinen Veränderungen in den Entgeltbestandteilen des Vertrags fast nie erfolgreich ist. In beiden Fällen müssen außerdem die Arbeitnehmer mit der Veränderung des Vertrages einverstanden sein, was selten der Fall ist, da es sich meist um für sie negative Änderungen handelt.

Die sogenannte gegenläufige betriebliche Übung, die einige Jahre lang als etabliert galt, wird von der Rechtsprechung seit Jahren nicht mehr anerkannt. Sie bietet also keine verlässliche Grundlage mehr, um eine betriebliche Übung aufzuheben.

Anhand einiger Praxisbeispiele lässt sich klar erkennen, wo die rechtlichen Schwierigkeiten einer betrieblichen Übung liegen – und wie schnell diese entsteht, auch wenn Sie als Arbeitgeber dies nicht angestrebt haben.

Beispiel 1: Weihnachtsgeld

Sachverhalt: Ein Unternehmen zahlt drei Jahre in Folge jeweils im November bedingungslos 1.000 Euro Weihnachtsgeld auf das Konto der Mitarbeiter. Im vierten Jahr läuft das Geschäft schlecht und die Geschäftsführung entscheidet sich dazu, die Zahlung auszusetzen.

Rechtliche Folge: Es ist eine betriebliche Übung entstanden. Angestellte des Unternehmens rechnen fest mit der Auszahlung des Weihnachtsgelds auch im vierten Jahr. Die Mitarbeiter haben dadurch einen klagbaren Anspruch auf die 1.000 Euro und können die Zahlung rechtlich einfordern.

Beispiel 2: Zusatzurlaub bei Jubiläum

Sachverhalt: Ein Unternehmen gewährt seinen Mitarbeitern ab 10 Jahren Betriebszugehörigkeit seit Jahren gewohnheitsmäßig zwei zusätzliche Urlaubstage pro Jahr. Eine schriftliche Regelung dazu existiert nicht.

Rechtliche Folge: Der Zusatzanspruch auf zwei Urlaubstage ab 10 Jahren Betriebszugehörigkeit ist zu einem Bestandteil der Arbeitsverträge geworden. Er kann auch neuen Jubilaren nicht mehr ohne Weiteres verwehrt werden.

Beispiel 3: Bonuszahlungen

Sachverhalt: Ein Abteilungsleiter zahlt seinem Team jedes Jahr einen „Sommer-Bonus“, der sich jedoch in der Höhe unterscheidet – mal sind es 200 Euro, mal 800 Euro. Dieser Bonus ist an die persönliche Leistung der Mitarbeiter gekoppelt.

Rechtliche Folge: Bezüglich der Höhe der Auszahlung entsteht hier in der Regel keine betriebliche Übung, da es sich um wechselnde Beträge handelt. Allerdings kann durchaus ein Anspruch auf die grundsätzliche Zahlung eines Sommer-Bonus entstehen, wenn die Zahlung selbst nie in Frage gestellt wurde.

Die betriebliche Übung bietet für Unternehmen wie Ihre Versicherungsagentur eine Menge Risiken und Fallstricke, die es zu beachten gibt. Der Gewohnheitseffekt spielt dabei eine maßgebliche Rolle: Aus gut gemeinten Gesten, beispielsweise einem wöchentlichen kostenlosen Team-Frühstück auf Kosten des Versicherungsbüros, entwickelt sich nach Jahren ein teurer Rechtsanspruch, der von den Angestellten eingeklagt werden kann.

Außerdem drohen dezentrale Führungsprobleme, wenn die Abteilungsleiter verschiedener Teams Sonderregelungen eigenständig beschließen. Wenn in einer Abteilung Sonderzahlungen geduldet werden, in einer anderen Abteilung jedoch nicht, kann dies zu Problemen beim Gleichbehandlungsgrundsatz führen und die Unruhe im Betrieb fördern.

Und auch der Reputationsschaden ist nicht unerheblich, wenn ein Unternehmen jahrelang etablierte Traditionen gerichtlich oder über Druck einzustellen versucht – Arbeitnehmer sprechen über diese Problematik, sodass das Arbeitgeberimage drastisch darunter leidet und die Zufriedenheit innerhalb des Versicherungsbüros sinkt. Dies kann nicht nur zu schlechteren Arbeitsergebnissen und einer erhöhten Fluktuation führen, sondern sich auch langfristig negativ auf das Bild von Ihnen als Arbeitgeber auswirken.

Zudem gilt es das AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) zu beachten. Gewährte Leistungen aus einer betrieblichen Übung dürfen Mitarbeiter nicht unzulässig diskriminieren (z. B. wegen des Alters oder des Geschlechts). Ist eine durch betriebliche Übung entstandene Vergütungsstruktur altersdiskriminierend, ist diese Regelung nach § 7 Abs. 2 AGG unwirksam – die Benachteiligung ist im Regelfall durch Anhebung der benachteiligten Gruppe nach oben zu beseitigen.

Als Unternehmer obliegt es Ihnen, die Entstehung einer betrieblichen Übung zu überwachen oder bestimmte Leistungen als solche zu identifizieren, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhalten. Außerdem können Sie frühzeitig konkrete Maßnahmen ergreifen:

• Bestandsaufnahme durchführen: Gibt es in Ihrer Versicherungsagentur bereits ungeschriebene Leistungen, die in den Abteilungen regelmäßig gewährt werden? Werden diese unternehmensweit angeboten oder beziehen sie sich lediglich auf konkrete Teams und Abteilungen?

• Muster-Kommunikation nutzen: Achten Sie bei jeder Sonderzahlung oder Vergünstigung darauf, schriftlich darauf hinzuweisen, dass die Leistung freiwillig erfolgt und keinen Anspruch für die Zukunft begründet. Dies kann beispielsweise über ein Begleitschreiben oder einen Hinweis auf der Lohnabrechnung geschehen.

• Rücksprache mit HR und Rechtsabteilung: Bevor Sie Ihren Mitarbeitern neue Benefits wie Bonuszahlungen oder mehr Urlaubstage versprechen, sollten Sie zunächst Rücksprache mit HR- und Rechtsabteilung halten.

• Sonderfälle abgrenzen: Wenn Ausnahmen gemacht werden sollen, beispielsweise die einmalige Zahlung einer Prämie für ein gelungenes Projekt, muss der einmalige Charakter explizit und nachweisbar dokumentiert werden, um der Entstehung einer betrieblichen Übung vorzubeugen.

Im Arbeitsrecht ist die betriebliche Übung ein mächtiges Instrument. Sie schützt das berechtigte Vertrauen der Arbeitnehmer in regelmäßige Benefits – aber im Versicherungsbüro kann sie auch schnell zu einer gefährlichen Kostenfalle werden.

Als Unternehmer sollten Sie sich daher der rechtlichen Tragweite Ihrer täglichen Handlungen bewusst sein. Eine klare Kommunikation, rechtssichere Vereinbarungen und eine transparente Benefit-Strategie dienen als Grundlage, um der Belegschaft gegenüber Wertschätzung zu zeigen und gleichzeitig Rechtssicherheit für das Versicherungsbüro zu gewährleisten.

Wenn Sie eine rechtliche Beratung zu betrieblichen Übungen benötigen oder bereits vorliegende Benefits prüfen lassen möchten, steht Ihnen unser Partner KLUGO zur Verfügung.