Bewerbungsgespräch führen: Das sollten Sie wissen

STAND 26.09.2023 | LESEZEIT 5 MIN

Mitarbeiter bleiben im besten Fall für viele Jahre im Unternehmen. Daher ist es besonders wichtig, schon während des laufenden Bewerbungsprozesses festzustellen, ob Versicherungsbüro und Bewerber wirklich zueinander passen. Im Vorstellungsgespräch erhalten Sie einen ersten Eindruck von Ihrem zukünftigen Arbeitnehmer, aber auch der Bewerber selbst kann prüfen, ob ihm das Arbeitsumfeld zusagt. Damit alle wichtigen Fragen im Bewerbungsprozess beleuchtet werden können, erhalten Sie hier einen Leitfaden für Bewerbungsgespräche.

Was ist das Ziel des Bewerbungsgesprächs?

Der Bewerbungsprozess ist ein Kennenlernen für Versicherungsbüro und künftige Arbeitnehmer. Dabei soll herausgefunden werden, ob menschliche und fachliche Qualifikationen zueinander passen. Auch die Erwartungen sollten im Verlauf des Vorstellungsgesprächs thematisiert werden, um frühzeitig zu wissen, ob diese erfüllt werden können.

Wichtig ist, dass das Kennenlernen für beide Seiten gilt. Im Bewerbungsgespräch müssen sich nicht nur Arbeitnehmer beweisen, sondern auch Ihr Versicherungsbüro. Das gilt natürlich besonders für offene Stellen, die eine hohe fachliche Qualifikation aufseiten des Bewerbers erfordern. Hier ist der Pool an Bewerbern oft überschaubar, sodass es umso wichtiger ist, auch als Arbeitgeber zu überzeugen. Ein Bewerbungsgespräch sollte immer auf Augenhöhe stattfinden.

Wie sollten Sie sich auf ein Bewerbungsgespräch vorbereiten?

Für die Auswahl der Bewerber, die zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden, ist in der Regel die Fach- und Personalabteilung zuständig. Anhand der konkreten Anforderungen an die Stellenausschreibung sollten bewusst Bewerber ausgewählt werden, die dazu passen. Es ist daher wichtig, nicht nur die Führungsetage in das Bewerbungsgespräch einzubinden, sondern auch die Personalabteilung.

Bevor das Vorstellungsgespräch beginnt, obliegt es Ihnen als Unternehmen, einige Vorbereitungen zu treffen:

• Teilnehmer festlegen: Legen Sie schon vor Beginn des Bewerbungsgesprächs fest, welche Personen aus Ihrem Unternehmen daran teilnehmen sollen. Sinnvoll sind stets direkte Vorgesetzte und HR-Abteilung. Achten Sie jedoch darauf, dass nicht zu viele Personen am Vorstellungsgespräch teilnehmen, um Kandidaten nicht einzuschüchtern.
• Gesprächsleitfaden erstellen: Legen Sie vor dem Bewerbungsgespräch fest, welche Fragen wichtig sind und gestellt werden sollen. Nutzen Sie dafür einen Gesprächsleitfaden, den Sie auch während des Bewerbungsgesprächs nutzen.
• Bewerbungsunterlagen sichten: Damit Sie während des Bewerbungsgesprächs wissen, wer eigentlich vor Ihnen sitzt, sollten Sie vor dem Termin die Bewerbungsunterlagen noch einmal durchlesen. Sofern Sie konkrete Rückfragen haben, notieren Sie diese im Gesprächsleitfaden.
• Raum vorbereiten: Das Bewerbungsgespräch sollte möglichst in einem offenen, lichtdurchfluteten Raum stattfinden. Ein offenes Ambiente trägt auch zu einem lockeren Umgang bei und hilft, den Stress des Bewerbers zu lindern. Sofern das Bewerbungsgespräch online stattfindet, stellen Sie die Funktionalität der Technik und eine ausreichende Beleuchtung sicher.
• Kleidung: Sie müssen sich für ein Bewerbungsgespräch nicht verkleiden. Ihr Outfit sollte dabei möglichst der Kultur des Versicherungsbüros entsprechen. Im Zweifelsfall ist es sinnvoll, etwas eleganter gekleidet zu sein als an normalen Arbeitstagen.
• Rückmeldung an Kandidaten: Erinnern Sie die Bewerber ein bis zwei Tage vor dem Bewerbungsgespräch an den gemeinsamen Termin. So machen Sie deutlich, dass Sie sich auf das Gespräch freuen und können alle wichtigen Informationen zum Bewerbungsgespräch mitsenden.

Wie ist der Ablauf eines Bewerbungsgesprächs?

Zunächst beginnt das Bewerbungsgespräch mit einer freundlichen Begrüßung. Bei Terminen vor Ort im Versicherungsbüro sollten Sie dem Bewerber ein Getränk anbieten. Etwas Smalltalk lockert die Situation auf. Erklären Sie dem Bewerber außerdem schon grob den Ablauf des Gesprächs und stellen Sie sich und Ihr Versicherungsbüro genauer vor.

Im Anschluss beginnt das eigentliche Bewerbungsgespräch. Bestimmte Themengebiete und Fragen sollten schon im Vorfeld festgelegt werden, andere können sich spontan während des Gesprächs ergeben. Es empfiehlt sich also ein teilstrukturierter Ablauf, der auch die Möglichkeit zu Spontanität eröffnet. Geben Sie auch dem Bewerber beim Vorstellungsgespräch die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen.

Mögliche Themen:

• Bisherige Erfahrungen des Bewerbers im beruflichen Umfeld
• Persönlichkeit und Motivation des Bewerbers
• Fachkenntnisse, Weiterbildungen und Arbeitsweise
• Darstellung der Anforderungen, die die offene Stelle mit sich bringt
• Konditionen des Arbeitsverhältnisses

Sie können sich während des Bewerbungsgesprächs durchaus Notizen zu den Antworten des Bewerbers machen, sollten dabei aber nicht das persönliche Gespräch aus den Augen verlieren.

Welche Fragen sollten beim Bewerbungsgespräch gestellt werden?

Damit Sie den Bewerber genauer kennenlernen, können Sie gezielte Fragen stellen. Achten Sie dabei darauf, dass sich diese in einem beruflichen Kontext bewegen. Sie möchten zwar den Charakter des Bewerbers kennenlernen, sollten dabei aber nicht indiskret werden.

Folgende Fragen bieten sich an:

• Motivation: Wie kam der Bewerber in diesen Berufsbereich und welche Motivation hat er? Wo sieht sich der Bewerber in 5 bis 10 Jahren? Welche beruflichen und privaten Ziele hat der Arbeitnehmer?
• Berufliche Vergangenheit: Wie war der Arbeitsalltag in bisherigen Arbeitsverhältnissen? Welche Hauptaufgaben hatte er? Was ist im vorherigen Arbeitsverhältnis besonders gut gelungen, was hat eher weniger gefallen? Was würde der Bewerber anders machen, wenn er selbst Vorgesetzter wäre?
• Arbeitsweise: Wie organisiert der Bewerber seinen Arbeitstag? Welche Software bevorzugt er? Welche Bereiche des Berufsbildes machen ihm besonders viel Freude, welche nicht? Ist der Bewerber eher ein Teamplayer oder eigenverantwortlich tätig? Wie stellt er sich den perfekten Arbeitsalltag vor?
• Bewerbung: Warum hat sich der Bewerber gerade auf diese Stelle beworben? Warum bewirbt er sich gerade in Ihrem Versicherungsbüro? Welche Erwartungen hat der Bewerber an Führungskräfte?

Wurden alle Fragen gestellt, bedanken Sie sich freundlich für das Bewerbungsgespräch und verabschieden Sie den Bewerber. Sehr sinnvoll ist es auch, dem Bewerber schon jetzt mitzuteilen, wann mit einer endgültigen Entscheidung gerechnet werden kann und wann Sie sich melden. Orientieren Sie sich dabei auch am Zeitplan des Bewerbers.

Wie finden Sie im Bewerbungsgespräch Stärken und Schwächen des Bewerbers heraus?

In der Vergangenheit war es üblich, den Bewerber direkt nach seinen Stärken und Schwächen zu befragen. Allerdings sind die meisten Bewerber darauf bereits vorbereitet und werden Antworten liefern, die Führungskräfte hören wollen. Besser ist es, konkret nach Situationen zu fragen, in denen sich die Stärken und Schwächen des Bewerbers zeigen.

Möchten Sie beispielsweise herausfinden, ob Bewerber über Organisationstalent verfügen, fragen Sie gezielt nach, wie die Person den Arbeitsalltag strukturiert und plant. Legen Sie dabei auch konkrete Situationen wie kurze Abgabefristen vor, um einen Einblick in die Herangehensweise des Bewerbers zu erhalten. Lassen Sie den Bewerber erzählen, um die Stärken und Schwächen herauszuhören.

Was sollten Sie nach einem Bewerbungsgespräch tun?

Unmittelbar nach dem Bewerbungsgespräch ist es sinnvoll, Ihre Eindrücke festzuhalten, solange sie noch frisch sind. Notieren Sie sich dabei vor allem die Dinge, die für oder gegen den Bewerber sprechen. Später können Sie diese Notizen für den Vergleich der Kandidaten nutzen.

Informieren Sie den Bewerber außerdem so schnell wie möglich über das Ergebnis der Bewerbung. Sowohl Zusagen als auch Absagen sollten schnell erfolgen, damit sich Bewerber darauf einstellen können. Auch Verzögerungen bei der Entscheidung sollten offen kommuniziert werden.

Sollten Sie sich gegen den Bewerber entscheiden, bleiben Sie bei der Absage freundlich und begründen Sie diese gegebenenfalls. Bleibt trotz negativer Entscheidung ein guter Eindruck zurück, bewirbt sich der Arbeitnehmer möglicherweise noch einmal auf eine andere Position oder empfiehlt Sie weiter.

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