Betriebsklima: Gute Arbeitsatmosphäre schaffen

Die Arbeitsmotivation eines Arbeitnehmers ist eng mit dem Betriebsklima verbunden. Wer auf der Arbeit zufrieden ist, in einem guten Team arbeitet und sich auf seine Vorgesetzten verlassen kann, geht meist gern und motiviert zur Arbeit – wer dagegen unzufrieden ist mit seinem Job, mit den Kollegen nicht gut klarkommt und das Gefühl hat, von den Vorgesetzten nicht wertgeschätzt zu werden, erledigt nur das Nötigste, um durch den Tag zu kommen. Damit wirkt sich das Betriebsklima nicht nur positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus, sondern kann sogar die Leistungen der Arbeitnehmer steigern und die Bereitschaft erhöhen, für das Unternehmen alles zu geben. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie das Betriebsklima innerhalb Ihres Versicherungsbüros verbessern können und welche Auswirkungen schon kleine Veränderungen haben können.

Das Betriebsklima wird vor allem subjektiv wahrgenommen und von jedem Mitarbeiter individuell beschrieben. Grundlegend lässt sich jedoch sagen, dass man unter diesem Begriff die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt innerhalb eines Betriebes bzw. der Abteilung versteht. Schon kleine Veränderungen können dazu beitragen, das Betriebsklima langfristig zu verbessern. Dass sich das lohnt, zeigt auch eine Studie der Prüfungs- und Beratungsgesellschaft EY, die sich mit den Auswirkungen des Betriebsklimas auf die Arbeitsleistung der Arbeitnehmer auseinandergesetzt hat. So wurde klar, dass das Betriebsklima oft wichtiger ist als das Gehalt, wenn es um die Suche nach einem neuen Job geht. Das zeigt, wie wichtig die Arbeitsatmosphäre auch für die Mitarbeitersuche ist.

Es gibt viele Faktoren, die das Betriebsklima beeinflussen können:

• Soziale Beziehungen: Eine entspannte Stimmung innerhalb des Versicherungsbüros und eine Kommunikation auf Augenhöhe sind die Merkmale guter sozialer Beziehungen. Dabei geht es nicht nur um die Angestellten untereinander, auch der Kontakt zu Vorgesetzten sollte möglichst ohne Druck oder Ängste möglich sein.

• Anerkennung und Wertschätzung: Vielen Mitarbeitern ist es wichtig, dass die eigenen Leistungen anerkannt und gewürdigt werden. Gelegentliches Lob von Führungskräften kann das Betriebsklima bereits sehr viel positiver wirken lassen.

• Möglichkeit zur aktiven Mitentscheidung: Alle Mitarbeiter innerhalb des Versicherungsbüros leisten ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg. Es ist daher nur naheliegend, dass sie auch gern in Entscheidungen mit einbezogen werden möchten, um die Arbeitsmotivation zu steigern und das Betriebsklima zu verbessern.

• Teamarbeit: Der Zusammenhalt innerhalb des Teams nimmt maßgeblichen Einfluss auf das Betriebsklima. Kommt es zu Konflikten, ist es die Aufgabe der Führungskräfte, diese zu lösen – möglichst so, dass dabei alle Parteien zu ihren Gunsten kommen. Zusätzlich können teamfördernde Maßnahmen genutzt werden, um das Betriebsklima zu verbessern.

• Einhaltung der Vertragsregelungen: Wer ständig Überstunden machen muss oder Aufgaben zugeteilt bekommt, die eigentlich nicht zum eigenen Arbeitsumfeld gehören, wird unzufrieden. Das Einhalten der vertraglich vereinbarten Regelarbeitszeit trägt maßgeblich zu einem besseren Betriebsklima bei.

• Work-Life-Balance: Viele Mitarbeiter arbeiten gern in ihrem Job, aber auch ihre Familie und Freizeit ist ihnen wichtig. Das sollte auch von Führungsseite aus berücksichtigt und akzeptiert werden. Eine ausgewogene Work-Life-Balance trägt so zu einem besseren Betriebsklima bei.

Ein gutes Betriebsklima wirkt sich direkt auf die Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter aus. Wer gerne zur Arbeit kommt, ist automatisch motivierter – und gibt sich häufig auch mehr Mühe bei den täglich anfallenden Aufgaben. Zusätzlich reduziert eine gute Arbeitsatmosphäre die allgemeine Stressbelastung innerhalb des Versicherungsbüros und trägt so dazu bei, krankheitsbedingte Ausfälle zu reduzieren. Das gute Betriebsklima ist also nicht nur eng mit der Mitarbeiterzufriedenheit und ihrer physischen und psychischen Gesundheit verbunden, sondern auch mit dem Unternehmenserfolg.

Möchten Sie in Ihrem Versicherungsbüro das Betriebsklima verbessern, achten Sie auf folgende Punkte und nehmen Sie gegebenenfalls Veränderungen innerhalb der Betriebsstruktur vor, um diese Ziele zu erreichen:

• Eine entspannte, gelassene Stimmung innerhalb des Versicherungsbüros – nicht nur zwischen den Angestellten, sondern auch mit den Vorgesetzten.

• Toleranz gegenüber allen Mitarbeitern und deren individuellen Bedürfnissen und Eigenarten.

• Anerkennung und Wertschätzung für die geleistete Arbeit, regelmäßiges Lob.

• Eine enge Zusammenarbeit auf allen Hierarchie-Ebenen.

• Offene, ehrliche und klar verständliche Kommunikation auf Augenhöhe.

• Hilfsbereitschaft untereinander und das Gefühl, dass sich die Arbeitnehmer bei Sorgen oder Problemen an ihre Vorgesetzten wenden können.

Ein gutes Betriebsklima betrifft nicht nur die Mitarbeiter, sondern kann sich auf das gesamte Versicherungsbüro auswirken. Durch eine gute Stimmung bei der Arbeit kommen Mitarbeiter gerne ins Büro und gehen motiviert ihrer Arbeit nach. Anstatt über den enormen Stress und die unangenehmen Kollegen zu nörgeln, liegt der Fokus klar auf der Leistung. Mitarbeiter sind motiviert, eigene Ideen zu entwickeln und innerhalb des Versicherungsbüros einzubringen, kommunizieren offen über ihre Probleme und stehen in einem vertrauensvollen Verhältnis zueinander. All diese Faktoren tragen dazu bei, dass Mitarbeiter länger im Unternehmen bleiben und sich eng mit dem Versicherungsbüro verbunden fühlen – die Fluktuationsrate sinkt. Auch beim Recruiting ist ein positives Betriebsklima ein echter Pluspunkt, der die Suche nach Fachkräften vereinfacht. Vor allem aber steigt durch motivierte Mitarbeiter der Unternehmenserfolg, da die Krankentage reduziert und die Leistungsfähigkeit erhöht werden. Es gibt also viele gute Gründe, innerhalb des Versicherungsbüros auf ein gutes Betriebsklima zu setzen und konkrete Maßnahmen zu ergreifen, um die bisherige Arbeitsatmosphäre zu verbessern.

Ein schlechtes Betriebsklima ist von einer schlechten Stimmung innerhalb der Belegschaft gekennzeichnet. Oft gibt es einige Hinweise, die auf eine unangenehme Arbeitsatmosphäre hindeuten können:

• Es ist ruhig im Büro: Wenn niemand miteinander spricht und jeder nur seine Arbeitszeit absitzt, ohne dabei aktiv auf die Kollegen zuzugehen, ist das ein klarer Hinweis auf ein schlechtes Betriebsklima.

• Viele Krankenstände: Melden sich die Mitarbeiter häufig krank oder kommt es zu langen Fehlzeiten, kann auch das ein Hinweis darauf sein, dass die schlechte Arbeitsatmosphäre die Mitarbeiter belastet. Die gereizte Stimmung im Büro oder der überhöhte Leistungsdruck können dazu führen, dass die psychische Gesundheit der Mitarbeiter leidet.

• Schlechte Stimmung und Streit: Auch die Gesprächsinhalte innerhalb des Versicherungsbüros geben Aufschluss darüber, wie das Betriebsklima ist. Unzufriedene Mitarbeiter neigen dazu, sich zu beschweren – über die Vorgesetzten, die Arbeitsbedingungen, das Arbeitspensum, das Stresslevel. Das wirkt sich negativ auf die Arbeitsergebnisse aus und fährt die Motivation der Mitarbeiter auf ein Minimum herunter.

• Gegeneinander arbeiten: Herrscht innerhalb des Versicherungsbüros ein starker Konkurrenzdruck, leidet darunter die Teamarbeit. Statt offen aufeinander zuzugehen und sich auszutauschen, arbeitet jeder Mitarbeiter für sich und sieht sich in ständiger Konkurrenz zu den Teammitgliedern.

• Hohe Fluktuation: Unzufriedene Mitarbeiter haben oft bereits eine „innere Kündigung“ im Kopf – und mit der Zeit suchen sie sich einen Job, der sie zufriedener macht. Daher geht ein schlechtes Betriebsklima häufig mit einer hohen Fluktuationsrate einher.

• Schlechte Ergebnisse: Die Arbeitsergebnisse sind besser, wenn die Mitarbeiter motiviert sind. Bei einem schlechten Betriebsklima leidet nicht nur die Stimmung innerhalb des Versicherungsbüros, auch die Arbeitsergebnisse sind schlechter.

Ein schlechtes Betriebsklima ist kein Zustand, der sich nicht verbessern lässt. Sie können als Arbeitgeber viel tun, um die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter zu steigern und zu einer besseren Arbeitsatmosphäre beizutragen. Dafür ist es jedoch wichtig, bestehende Prozesse, Routinen und Strukturen innerhalb des Versicherungsbüros zu hinterfragen und gegebenenfalls zu verändern. Grundlage für den Erfolg der Maßnahmen ist dabei der Dialog mit allen Beteiligten – gehen Sie mit Ihren Mitarbeitern in einen direkten Austausch und fragen sie nach, wo die größten Probleme liegen.

Tipp 1: Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg

Oft ist eine schlechte Kommunikation innerhalb des Versicherungsbüros der größte Auslöser für ein schlechtes Betriebsklima. Haben Mitarbeiter den Eindruck, ihre Meinung nicht offen kommunizieren zu dürfen oder von ihren Vorgesetzten mit Sorgen oder Problemen nicht ernst genommen zu werden, endet die Kommunikation – stattdessen folgt schlechte Laune am Arbeitsplatz. Stattdessen sollten Mitarbeiter das Gefühl haben, stets ein offenes Ohr innerhalb des Betriebes vorzufinden. Die interne Kommunikation ist der Schlüssel für ein zwischenmenschliches Miteinander auf Augenhöhe. Aber auch dabei gibt es einiges zu beachten:

• Mündlich kommunizieren: Die schriftliche Kommunikation bietet viel Spielraum für Interpretationen und Missverständnisse. Wann immer es möglich ist, sollte eine mündliche Kommunikation möglich sein – notfalls auch telefonisch, wenn die Mitarbeiter nicht vor Ort tätig sind. So können Missverständnisse vermieden werden. Zudem ist der persönliche Austausch wichtig, um eine persönliche Ebene zu schaffen und die Kommunikation zu stärken. Bei Bedarf können die mündlich besprochenen Dinge im Anschluss noch einmal schriftlich per E-Mail festgehalten werden.

• Kritikfähig sein: Es ist wichtig, dass sich die persönliche Kommunikation innerhalb des Versicherungsbüros nicht nur auf positive Aspekte bezieht, sondern auch Kritik und Probleme offen angesprochen werden können. Das gilt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Es sollte ein Ambiente herrschen, in dem Kritik geäußert werden kann, ohne im Anschluss Konsequenzen dafür befürchten zu müssen.

• Hierarchien ausblenden: Mitarbeiter unterhalten sich in erster Linie untereinander über Probleme und Sorgen – es fällt schwer, damit offen zum Vorgesetzten zu gehen. Daher sollten Sie als Verantwortlicher den Überblick haben und auch in den direkten Austausch mit Mitarbeitern gehen, um ein wirklich authentisches Bild vom Betriebsklima zu erhalten. Mischen Sie sich regelmäßig unters Team und besuchen Sie Ihre Mitarbeiter auch mal bei einem Plausch in der Kaffeeküche, um einen lockeren Eindruck von der Stimmung zu erhalten.

Tipp 2: Gemeinsame Aktivitäten planen

Mit Teambuilding-Maßnahmen steigern Sie auch unabhängig von der alltäglichen Arbeit den Zusammenhalt innerhalb des gesamten Versicherungsbüros. Dabei geht es vor allem darum, die Beziehung der Mitarbeiter und Vorgesetzten untereinander zu stärken, um so eine Ebene zu erschaffen, auf der offen kommuniziert werden kann. Im Rahmen dieser Teambuilding-Maßnahmen können auch private Gespräche stattfinden, sodass sich die Menschen wirklich kennenlernen – auch abseits des Alltags im Versicherungsbüro.

Dazu lassen sich verschiedene Aktivitäten planen, die in einer gewissen Regelmäßigkeit stattfinden. Beispielsweise kann regelmäßiger Betriebssport helfen, die Mitarbeiter in einer lockeren Umgebung zusammenzubringen. Das gemeinsame Hobby steigert dabei nicht nur die Gesundheit der Arbeitnehmer, sondern trägt auch zu neuen Gesprächsinhalten bei. Alternativ kann auch ein regelmäßiger Stammtisch, bei dem das ganze Team gemeinsam essen geht und über alltägliche Dinge plaudert, den Zusammenhalt stärken. Dieser kann wöchentlich, monatlich oder auch nur vierteljährlich stattfinden – so, wie es zu Ihrem Versicherungsbüro passt. Wichtig ist jedoch, dass jede Veranstaltung dieser Art auf freiwilliger Basis beruht und kein Mitarbeiter zur Teilnahme gezwungen wird.

Tipp 3: Personalführung optimieren

Die Personalführung entscheidet maßgeblich darüber, wie sich das Betriebsklima innerhalb des Versicherungsbüros verändert. Wenn Sie erreichen möchten, dass innerhalb des Unternehmens ein offener Umgang herrscht und Probleme konkret angesprochen werden können, sollten Sie als gutes Vorbild vorangehen und diese positive Gesprächskultur vorleben. Achten Sie dabei auf einen respektvollen Umgang mit allen Mitarbeitern und auf eine gute Gesprächsbasis. Der Ton der Personalabteilung und der Vorgesetzten entscheidet auch darüber, wie die Mitarbeiter untereinander kommunizieren.

Achten Sie zudem darauf, dass Lob und Anerkennung für gute Leistungen zu einem festen Bestandteil im Alltag des Versicherungsbüros werden. Schon ein einfaches „Danke“ kann dazu führen, dass die Mitarbeiter deutlich zufriedener sind.

Und doch lassen sich Konflikte innerhalb eines Unternehmens nie restlos vermeiden. Wenn es dazu kommt, liegt es an Ihnen als Führungskraft, einen respektvollen Umgang miteinander sicherzustellen und eine Lösung für den Konflikt zu finden. Betonen Sie dabei nicht die Hierarchien innerhalb des Unternehmens, sondern nehmen Sie sich der Situation konkret an und versuchen Sie, den Blickwinkel der Arbeitnehmer einzunehmen und so ein Verständnis für die unterschiedlichen Anforderungen und Bedürfnisse zu entwickeln.

Wenn Sie konkrete Maßnahmen für ein besseres Betriebsklima umsetzen möchten, aber unsicher sind, wie sich das rechtlich gestaltet, steht Ihnen unser Partner KLUGO beratend zur Seite.