Tipps für eine reibungslose Übergabe Übergabeprotokoll für Gewerbeimmobilien

Die feierliche Übergabe der Schlüssel ist auch bei Gewerberäumen ein besonderer Moment. Bevor das jedoch vorschnell geschieht, sollten sich beide Parteien darüber einig sein, unter welchen Umständen die Immobilie übergeben wird. Für eine transparente Dokumentation bietet sich auch bei Gewerbeimmobilien ein Übergabeprotokoll an. Worauf es dabei ankommt, was das Dokument beinhalten sollte und welche Besonderheiten es im Gewerbemietrecht gibt, erfährst du hier.

Das Übergabeprotokoll ist ein Dokument, in welchem der Zustand der Gewerberäume zum Zeitpunkt der Übergabe festgehalten wird.

Dabei lassen sich zwei verschiedene Protokollarten unterscheiden:

• Protokoll zum Einzug des neuen Mieters: Mit einem Übergabeprotokoll zu Beginn einer Vermietung wird der aktuelle Zustand der Immobilie dokumentiert. Mieter gehen so sicher, nicht für Mängel und Schäden in die Pflicht genommen zu werden, die vor Vertragsantritt entstanden sind.

• Protokoll zum Auszug des alten Mieters: Mit diesem Dokument erhält der Mieter im besten Fall eine schriftliche Bestätigung, dass er das Objekt gemäß den vertraglichen Vereinbarungen ordnungsgemäß übergeben hat.

Besonders wichtig ist diese Dokumentation, wenn es Schäden oder Mängel gibt: Dann können sich später sowohl der Vermieter als auch der Mieter auf das Übergabeprotokoll der Gewerbeimmobilie berufen.

Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur Anfertigung eines Übergabeprotokolls, aber es hat vor Gericht Bestand und dient als Beweismittel bei mietrechtlichen Auseinandersetzungen.

Die folgenden Daten und Informationen sollten sich in einem Übergabeprotokoll für einen Gewerberaum wiederfinden:

1. Allgemeine Informationen

• Angaben zu den Vertragsparteien: Name, Anschrift und ggf. die Firma von Vermieter und Mieter

• Objektdaten: Adresse der Immobilie, genaue Bezeichnung der übergebenen Einheit (z. B. Büro, Lager, Ladenlokal)

• Datum und Uhrzeit der Übergabe: Dokumentiert den genauen Zeitpunkt

• Vertragsreferenz: Verweis auf den Mietvertrag (z. B. Vertragsnummer oder Datum)

2. Zustand der Immobilie

• Allgemeiner Zustand: Kurzbeschreibung, ob die Immobilie mängelfrei, renoviert oder mit sichtbaren Schäden übergeben wird

• Schäden und Mängel: Detaillierte Auflistung vorhandener Schäden, einschließlich Fotos und einer kurzen Beschreibung der Position im Objekt

• Bodenbeläge, Wände und Decken: Zustand und eventuelle Beschädigungen (z. B. Kratzer, Flecken)

• Türen, Fenster und Schließmechanismen: Funktionsprüfung und Zustand

3. Technische Einrichtungen

• Installationen: Überprüfung und Aufzählung von Elektrik, Heizungsanlage, Klimaanlage und Wasseranschlüssen

• Zählerstände: Dokumentation von Wasser, Strom, Gas oder Fernwärme. Notiere den Zählerstand, die Zählernummer und ggf. den Ablesedienst.

• IT- und Telekommunikationseinrichtungen: Zustand von Verkabelungen, Netzwerkanschlüssen oder spezifischen technischen Anlagen

4. Inventar und Ausstattung

Falls die Gewerbeimmobilie möbliert oder mit Inventar übergeben wird:

• Liste der Gegenstände: Beschreibung aller übergebenen Einrichtungsgegenstände, Geräte oder Maschinen

• Zustand des Inventars: Kurzbeschreibung oder Fotos

5. Schlüsselübergabe

Im Übergabeprotokoll einer Gewerbeimmobilie sollten die Art und die Anzahl der übergebenen Schlüssel, Schlüsselkarten und Transponder dokumentiert werden. Mit einer Unterschrift bestätigt der Neumieter den Empfang der Schlüssel. 

6. Sonstige Vereinbarungen

In dem Übergabeprotokoll können individuelle Vereinbarungen dokumentiert werden. Dazu gehören eventuell ausstehende Reparaturen oder Renovierungen, die noch erledigt werden müssen. Auch wenn es bauliche Änderungen oder Nutzungseinschränkungen gibt, kann das an dieser Stelle notiert werden.

Das Übergabeprotokoll für den Gewerberaum wird mit der Unterschrift beider Parteien bzw. der gesetzlichen Vertreter unterzeichnet.

Irren ist menschlich – und nicht selten gibt es nach  Beendigung eines Mietverhältnisses Auseinandersetzungen. Um das zu verhindern, sollten Mieter und Vermieter die Gewerberäume gemeinsam begehen und darüber sprechen, was sie sehen.

Was versteht man unter „abgenutztem Mobiliar“? Gehört die Möblierung zum Mietumfang, ist das eine wichtige Frage. Wird die Immobilie nach Mietende zurückgegeben, kann es zu Streitigkeiten über den Zustand der Möbel kommen. Während der Vermieter in Erinnerung hat, das Mobiliar mit leichten Gebrauchsspuren vermietet zu haben, besteht der Mieter darauf, dass die Möbel bereits bei Einzug intensiv genutzt waren.

Um hier Unklarheiten möglichst zu verhindern, sollte das Übergabeprotokoll einer Gewerbeimmobilie sehr klar und detailliert formuliert werden. Zudem empfiehlt sich eine Dokumentation mit Fotos. Wenn möglich, sollten der Übergabe der Gewerbeimmobilie neutrale Zeugen beiwohnen, die später ggf. Sachverhalte bezeugen können.

Im Gewerbemietrecht gibt es bei der Ausgestaltung der Vermietung sehr viel mehr Freiheiten als im klassischen Mietrecht. Deshalb kommt es zumeist auf die individuellen Vereinbarungen an, die Mieter und Vermieter im Mietvertrag vereinbaren. Aber es gibt allgemeine gesetzliche Vorgaben, die es grundsätzlich zu beachten gibt.

Es ist rechtlich zulässig, von gesetzlichen Vorgaben abzuweichen, solange keine sittenwidrigen oder unklaren Klauseln enthalten sind. Wenn beide Parteien einverstanden sind, können sie beispielsweise vereinbaren, dass der Mieter die Renovierungskosten bei Einzug übernimmt.

Zu den wenigen gesetzlichen Vorgaben bei der Übergabe einer Gewerbeimmobilie gehören diese:

• Übergabe in vertragsgemäßem Zustand (§ 535 BGB): Der Vermieter ist verpflichtet, dem Mieter die Mietsache in einem Zustand zu übergeben, der den vertraglich vereinbarten Anforderungen entspricht.

• Überprüfung und Anzeige von Mängeln (§ 536c BGB): Der Mieter ist verpflichtet, erkennbare Mängel bei der Übergabe unverzüglich anzuzeigen. Versäumt der Mieter das, kann er für Folgeschäden haftbar gemacht werden.

• Schlüsselübergabe (§ 535 BGB): Gemäß der Gebrauchsüberlassungspflicht muss der Vermieter dem Mieter alle erforderlichen Schlüssel übergeben, damit dieser die Immobilie uneingeschränkt nutzen kann.

• Rückgabepflicht des Mieters (§ 546 BGB): Der Mieter muss die Immobilie nach Beendigung des Mietverhältnisses in dem Zustand zurückgeben, der im Mietvertrag festgelegt ist.

Als Mieter hast du das Recht, eine mängelfreie und bezugsfertige Immobilie zu übernehmen, soweit dies im Vertrag festgelegt wurde. Werden wesentliche Mängel festgestellt, kannst du als Mieter Nachbesserung verlangen oder unter Umständen die Mietzahlung mindern. Zudem hast du das Recht, dass im Übergabeprotokoll alle Mängel und Schäden des Objektes festgehalten werden.

Als Vermieter bist du in der Pflicht, das Gewerbeobjekt in einem Zustand zu übergeben, der dem Mietvertrag entspricht. So musst du als Eigentümer der Immobilie sicherstellen, dass technische Einrichtungen wie z. B. Heizung, Elektrik und Klimaanlagen funktionsfähig sind. Eventuelle Schäden oder Mängel, die bei der gemeinsamen Begehung oder bereits vorab entdeckt wurden, müssen durch dich als Vermieter behoben werden.

Welche Schäden bei der Übergabe einer Gewerbeimmobilie akzeptabel sind und welche nicht, hängt von den vertraglichen Vereinbarungen, dem Zustand der Immobilie bei Beginn des Mietverhältnisses und den allgemeinen rechtlichen Vorgaben ab. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen gewöhnlichen Abnutzungserscheinungen und nicht vertragsgemäßen Schäden.

Diese Schäden gelten in der Regel als vertragsgemäß und müssen vom Mieter nicht behoben werden:

• Normale Abnutzung, z. B. Kratzer oder Abschürfungen an Böden, die durch normale Nutzung entstehen, leichte Verschmutzungen oder Verfärbungen an Wänden oder leichte Verschleißerscheinungen an Türen, Fenstern oder Griffen.

• Verschleiß an technischen Anlagen z. B. von Heizungen, Klimaanlagen, Sanitäranlagen oder elektrischen Geräten.

Diese Schäden gelten als nicht vertragsgemäß und müssen vom Mieter behoben oder ersetzt werden.

• Beschädigungen durch unsachgemäßen Gebrauch: z. B. bauliche Schäden wie übermäßig viele oder große Löcher in Wänden oder Decken, durchbrochene oder beschädigte Wände

• Zerstörung oder erhebliche Beschädigungen: z. B. zerbrochene Fenster, Türen oder Glasflächen, beschädigte Fliesen oder Sanitäranlagen, Brandflecken auf Böden oder Arbeitsflächen

• Unfachmännische Ein- oder Umbauten: z. B. unsachgemäß installierte Trennwände, elektrische Leitungen, die nicht den Sicherheitsstandards entsprechen

• Unzureichende Reinigung oder Instandhaltung: z. B. stark verschmutzte Wände, Böden oder Decken, die durch mangelnde Pflege entstanden sind

• Schäden an technischen Anlagen: z. B. an Heizungen, Klimaanlagen oder anderen Einrichtungen durch unsachgemäßen Gebrauch oder unzureichende Wartung

Wenn es rund um das Thema Gewerbeimmobilien zu rechtlichen Auseinandersetzungen kommt, dann liegt oftmals eines der beiden folgenden Probleme vor:

Sehr oft haben Mieter bei der Übergabe der Gewerbeimmobilie im Hinblick auf Mängel ein Auge zugedrückt. Das geschieht oftmals aus Freude über den neuen Mietvertrag oder aus Sorge, den Vermieter mit Nachfragen zu verstimmen. Geht es dann darum, die Gewerberäume wieder abzugeben, steht die Frage im Raum: Waren diese Mängel bereits vorhanden, als die Immobilie angemietet wurde? Fehlen hier jetzt die dokumentieren Mängel im Übergabeprotokoll der Gewerbeimmobilie, fehlt die Beweisgrundlage. Damit hat der Vermieter einen Vorteil und kann vom Mieter die Beseitigung des Mangels oder Schadens verlangen.

Ähnlich liegt der Fall, wenn es im Übergabeprotokoll für den Gewerberaum unklare Angaben gibt oder wichtige Informationen fehlen. Welche Möbel gehörten zur Vermietung? In welchem Zustand waren die Wände zum Zeitpunkt der Anmietung? Ist die Situation hier unklar, benötigen Mieter und Vermieter oftmals rechtliche Unterstützung, um den Streit beizulegen.