Feedbackgespräch: Do's & Don'ts für Führungskräfte und Personaler

Wenn es darum geht, die Arbeitsleistung und das Verhalten von Mitarbeitern zu reflektieren, ist im unternehmerischen Kontext das Feedbackgespräch das Instrument der Wahl. Dabei wird zusammen mit dem Vorgesetzten konstruktive Kritik an den Mitarbeiter weitergegeben, aber auch Lob. Nur so ist es möglich, den Mitarbeiter nachhaltig zu motivieren.

Lob und Kritik sind im Unternehmen wichtige Stellschrauben, um Mitarbeiter über alle Hierarchieebenen hinweg zu fördern und zu motivieren. Im Vordergrund steht dabei die Weiterentwicklung der Mitarbeiter im Sinne des Unternehmens. Dies funktioniert in der Praxis durch regelmäßige Feedbackgespräche. Häufig stehen diese im jährlichen Turnus auf dem Plan – alternativ können auch nach großen Projekten oder halbjährlich Feedbackgespräche durchgeführt werden.

Für das Feedbackgespräch ist es unerlässlich, mit dem richtigen Feingefühl berechtigte Kritik zu formulieren. Dies ist häufig schwierig und stellt Führungskräfte vor Herausforderungen: Wann ist der ideale Zeitpunkt für ein Feedbackgespräch – und wie können sich Führungskräfte optimal darauf vorbereiten?

Wie überall ist auch beim Feedbackgespräch der richtige Zeitpunkt entscheidend, um Kritik und Lob an die Mitarbeiter weiterzugeben. Grundsätzlich sollten sich beide Seiten – also Führungskraft und Arbeitnehmer – auf das Feedbackgespräch vorbereiten können. Ein Feedbackgespräch zwischen "Tür und Angel" ist daher in der Regel wenig zielführend.

Bedenken Sie bei der Planung des Feedbackgesprächs, dass Sie damit etwas erreichen wollen. Dementsprechend sollten auch die Rahmenbedingungen stimmen. In der Praxis empfiehlt sich ein festes Datum für das Feedbackgespräch mit dem Mitarbeiter, zum Beispiel als feste jährliche Größe nach dem Jahreswechsel oder in der finalen Phase von bedeutenden Projekten. Hierbei lässt sich das Feedbackgespräch optimal nutzen, um Mitarbeiter noch zusätzlich zu motivieren und das Projekt erfolgreich zu Ende zu bringen.

Damit das Feedbackgespräch für alle Beteiligten von Mehrwert ist, empfiehlt es sich, als Vorbereitung eine Art Leitfaden für das Personalgespräch anzulegen, der durch den Termin führt.

Damit werden Fragestellungen behandelt wie zum Beispiel:

• Wie bewertet der Mitarbeiter das vergangene Jahr / das aktuell laufende Projekt? Wie ist seine subjektive Sicht?

• Wie hat der Mitarbeiter zum Verlauf beigetragen? Welche Leistungen wurden von seiner Seite aus erbracht?

• Was lief gut, was lief schlecht?

• Was muss geändert werden, was sollte beibehalten werden?

• Wie ist die Stimmung im Team? Welche Rolle hat der Mitarbeiter im Teamgefüge?

• Wie ist die Stimmung des Mitarbeiters? Ist er zufrieden mit seiner Arbeit? Was fehlt, was muss anders werden?

• Wie kommt der Mitarbeiter mit den direkten Vorgesetzten zurecht? Wo gibt es Gesprächsbedarf? Wo gibt es offene oder schwelende Konflikte?

• Welche Möglichkeiten gibt es, den Mitarbeiter über Weiterbildungen und Schulungen zu fördern? Was bietet das Unternehmen an? Welchen Wunsch hat der Mitarbeiter diesbezüglich?

• Wohin möchte sich der Mitarbeiter entwickeln? Gibt es offene Karriereziele? Wie kann das Unternehmen dabei helfen?

• Was erwartet das Unternehmen von dem Mitarbeiter? Wo muss der Mitarbeiter besser werden?

• Was erwartet der Vorgesetzte von dem Mitarbeiter in Bezug auf das Teamgefüge?

• Wie kann der Vorgesetzte dafür sorgen, dass der Mitarbeiter mehr Motivation erfährt?

Ein Leitfaden für das Feedbackgespräch ist hilfreich, sollte aber nicht als Drehbuch dienen. Aus der Gesprächsdynamik ergeben sich oft zusätzliche Aspekte, die im Feedbackgespräch diskutiert werden können.

So sinnvoll ein Feedbackgespräch auch ist: Typische Fehler sorgen dafür, dass der Mehrwert, den sich das Unternehmen aus einem Personalgespräch erhofft, verloren geht. Umso wichtiger ist es daher, diese Fehler zu vermeiden. Das gelingt am ehesten, wenn man sich bewusst ist, wo Fallstricke lauern.

Fehlende Objektivität

Startet eine der Parteien voreingenommen in das Feedbackgespräch, bleibt der Erfolg schnell auf der Strecke. Unvoreingenommenheit und Objektivität sind daher grundlegende Voraussetzungen für ein erfolgreiches Feedbackgespräch. Besonders Vorgesetzte sollten sich frei machen von unbewussten Vorurteilen gegenüber dem Mitarbeiter. Dies behindert nämlich nicht nur das Personalgespräch, sondern auch ein gutes Verhältnis zwischen den Beteiligten.

Kritik ohne Lob

Natürlich darf und soll im Feedbackgespräch auch Kritik kommuniziert werden. Allerdings sollten Sie in der Rolle des Vorgesetzten auch nicht mit Lob sparen: Dieses ist unerlässlich, um den Gesprächspartner nicht in eine Verteidigungshaltung zu drängen. Kritik sollte übrigens immer sachlich begründet werden – und nicht persönlich. Auch das kann dazu führen, dass das Feedbackgespräch keinen Erfolg liefert.

Fehlende Struktur

Ein Feedbackgespräch ohne Struktur verläuft sich oft in Nebensächlichkeiten. Eine grobe Struktur ist daher hilfreich. Der oben gezeigte Leitfaden für das Feedbackgespräch ist eine gute Möglichkeit, das Personalgespräch zu strukturieren. Gleichzeitig vermeiden Sie, dass das Feedbackgespräch zum reinen "Büroplausch" verkommt und ist im Gegenteil für die weitere Zusammenarbeit fassbare Vorteile mit sich bringt.

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