Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte

Eine Abmahnung, die einmal in der Personalakte hinterlegt wurde, verbleibt dort – zumindest in den meisten Fällen. Es gibt keine Verjährungsfristen, nach denen eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden muss. Dennoch hat man als Arbeitnehmer einige Möglichkeiten, die Abmahnung aus der Personalakte entfernen zu lassen.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Abmahnung im Arbeitsrecht verjährt nicht.
• Arbeitgeber sind nicht dazu verpflichtet, die Abmahnung nach einigen Jahren aus der Personalakte zu entfernen.
• Wenn Sie dennoch die Löschung der Abmahnung wünschen, muss dies schriftlich beim Arbeitgeber beantragt werden.
• Entscheidet sich der Arbeitgeber dazu, eine Abmahnung nach einigen Jahren zu löschen, kann er sich im Falle einer Kündigung nicht mehr darauf berufen.
• Unsere Partner-Anwälte und KLUGO Rechtsexperten helfen Ihnen dabei, eine Löschung der Abmahnung aus der Personalakte zu beantragen.

Bleibt eine Abmahnung dauerhaft in der Personalakte?

Grundsätzlich: Ja. Wurde eine Abmahnung ausgesprochen und in der Personalakte hinterlegt, so verbleibt sie auch dort. Wer die Abmahnung aus der Personalakte entfernen lassen möchte, muss dafür ganz bestimmte Kriterien erfüllen. Als Arbeitnehmer hat man nämlich nur dann das Recht, eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen zu lassen, wenn es sich um eine unrechtmäßige Abmahnung handelt. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn man für einen Sachverhalt abgemahnt wurde, der in dieser Form gar nicht stattgefunden hat.

Entgegen der Annahme vieler Arbeitnehmer hat eine Abmahnung zudem keine Verjährungsfrist. Während viele Angestellte davon ausgehen, dass eine Abmahnung nach zwei Jahren automatisch verjährt, sieht der Gesetzgeber eine solche Verjährungsfrist nicht vor. Ist die Abmahnung einmal in der Personalakte verankert, so bleibt sie dort im Regelfall auch. Natürlich können hier jedoch unternehmensintern individuelle Regelungen getroffen werden. Ein Arbeitgeber kann sich durchaus dazu entscheiden, eine Abmahnung nach zwei Jahren aus der Personalakte zu entfernen. Allerdings hat er dann nicht mehr die Möglichkeit, sich bei einem erneuten Vergehen auf diese Abmahnung zu berufen und daraus resultierend eine Kündigung auszusprechen.

Dennoch steht man als Arbeitnehmer nicht schutzlos dauerhaft einer Abmahnung gegenüber. Handelte es sich um ein einmaliges Fehlverhalten, so besteht nach zwei bis drei Jahren die Möglichkeit, einen Antrag auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu stellen.

Wann kann man eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen lassen?

Als Arbeitnehmer hat man bei der Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte nur sehr wenig Spielraum. Dennoch sind von der Rechtsprechung Fälle anerkannt, in denen eine Entfernung der Abmahnung möglich ist:

• Unwirksame Abmahnungen, die auf unrichtigen Tatsachenbehauptungen beruhen und den Arbeitnehmer in seiner Rechtsstellung und der beruflichen Weiterentwicklung beeinträchtigen können
• Inhaltlich zu ungenau definierte Abmahnungen, z. B. wenn kein exakter Sachverhalt genannt wurde oder Zeitpunkt und Datum des Vergehens nicht festgehalten sind
• Abmahnungen, die den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzen

Wenn Sie eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen lassen möchten, sollten Sie zunächst prüfen, ob ein solcher Sachverhalt gegeben ist. Ein Fachanwalt für Arbeitsrecht hilft Ihnen dabei, die formellen und inhaltlichen Grundlagen einer Abmahnung unter die Lupe zu nehmen – und so eventuell eine Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu bewerkstelligen.

Kann eine Abmahnung verjähren?

Der Gesetzgeber hat die Abmahnung auch als rechtliches Instrument eingeführt, um zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vermitteln zu können. Einerseits hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, den Arbeitnehmer auf ein Fehlverhalten hinzuweisen und so eine Besserung des Verhaltens zu fordern, aber auch eine rechtliche Grundlage, um im Wiederholungsfall eine Kündigung aussprechen zu können. Als Arbeitnehmer kann eine Abmahnung genutzt werden, um das eigene Verhalten zu reflektieren und nicht erneut gegen die Vertragsbedingungen zu verstoßen.

Der Gesetzgeber hat nicht geregelt, wie lange eine Abmahnung in der Personalakte verbleiben darf. Die Löschung der Abmahnung erfolgt daher nicht automatisch. Dennoch geht die Rechtsprechung davon aus, dass die Verhältnismäßigkeit gewahrt werden muss – und ein Arbeitnehmer, der sich keines weiteren Fehlverhaltens schuldig gemacht hat, darf daher nach zwei bis drei Jahren einen Antrag auf Löschung der Abmahnung aus der Personalakte stellen. Die endgültige Entscheidungskraft obliegt jedoch auch hier dem Arbeitgeber.

Gründe für eine Abmahnung

"Eine Abmahnung darf nur dann ausgesprochen werden, wenn dafür ein triftiger Grund vorliegt. Als Arbeitgeber ist man dazu verpflichtet, vor einer Abmahnung die Verhältnismäßigkeit zu prüfen. Für leichte Vergehen nutzen Arbeitgeber daher meist die formlose Rüge, während bei schwereren Vergehen die formale Abmahnung folgt. Die möglichen Gründe dafür sind vielfältig."

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Wie kann man eine Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte beantragen?

Wurde ein Arbeitnehmer zurecht für ein Fehlverhalten abgemahnt, so handelt es sich um eine wirksame Abmahnung, die aus nachvollziehbaren Gründen ausgesprochen wurde. Verbessert der Arbeitnehmer daraufhin sein Verhalten und setzt die angemahnten Forderungen adäquat um, verliert die Abmahnung über die Jahre hinweg an Wirkkraft. Aber: Auch nachdem die Warnfunktion einer Abmahnung nicht mehr aktiv ist, dürfen Arbeitgeber die Abmahnung in der Personalakte belassen. Wenn man als Arbeitnehmer dennoch möchte, dass die Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird, muss einen Antrag auf die Entfernung der Abmahnungskopie aus der Personalakte stellen.

Dabei handelt es sich um ein formloses Schreiben, das direkt an den Unternehmensleiter gerichtet ist. Zwar besteht für den Arbeitnehmer kein generelles Recht auf Löschung der Abmahnung – aber viele Arbeitgeber geben der Forderung dennoch nach, wenn man bereits einige Jahre mit tadellosem Verhalten glänzt. In diesem formlosen Antrag sollte Bezug darauf genommen werden, dass es sich um ein einmaliges Fehlverhalten handelte und man sich in den letzten Jahren keines weiteren Vergehens schuldig gemacht hat. Es ist empfehlenswert, für das Aufsetzen dieses Schreibens auf die Unterstützung eines Fachanwalts für Arbeitsrecht zu setzen. Das erhöht die Chancen, dass der Arbeitgeber die Abmahnung aus der Personalakte entfernt.

Setzen Sie das Schreiben, mit dem Sie die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte fordern, gemeinsam mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht auf, erhöht dies die Wahrscheinlichkeit eines Erfolges. Verpflichtet, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen, ist der Arbeitgeber nicht.

Wie sollten Sie vorgehen, wenn Sie die Abmahnung aus der Personalakte entfernen lassen möchten?

Wenn Sie eine frühere Abmahnung aus der Personalakte entfernen lassen möchten, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Zunächst einmal hängt es davon ab, ob es sich tatsächlich um eine wirksame Abmahnung handelt. Dies sollte im ersten Schritt geprüft werden – zum Beispiel gemeinsam mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Handelt es sich um eine unwirksame Abmahnung, gehen Sie wie folgt vor:

• Verfassen Sie eine Gegendarstellung zum Sachverhalt
• Fordern Sie den Arbeitgeber auf, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen
• Machen Sie deutlich, dass Sie die Abmahnung nicht annehmen

Handelt es sich dagegen um eine wirksame Abmahnung, sind die Chancen geringer, die Abmahnung aus der Personalakte entfernen zu lassen. Hier ist das Vorgehen daher ein anderes:

• Akzeptieren Sie zunächst die Abmahnung
• Vermeiden Sie jedes erneute Fehlverhalten
• Nach einigen Jahren: Fordern Sie Ihren Arbeitgeber schriftlich auf, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen
• Nutzen Sie dafür auch die Unterstützung eines Fachanwalts für Arbeitsrecht

Wie kann ein Anwalt Sie dabei unterstützen, die Abmahnung aus der Personalakte entfernen zu lassen?

Die Abmahnung aus der Personalakte entfernen zu lassen, ist meist kein ganz leichtes Unterfangen. Arbeitgeber sind auch nach jahrelang vorbildlichem Verhalten nicht dazu verpflichtet, die Abmahnung zu entfernen. Abmahnungen verjähren zudem nicht – sie verlieren nur an abschreckender Wirkung. Wer dennoch die Abmahnung aus der Personalakte entfernen lassen möchte, sollte zunächst prüfen, ob es sich vormals um eine wirksame oder unwirksame Abmahnung handelte. Formale Fehler können bereits dazu führen, dass eine Abmahnung als unwirksam eingestuft wird. Aber auch bei wirksamen Abmahnungen besteht die Möglichkeit, diese einige Jahre nach dem Auftreten des Fehlverhaltens aus der Personalakte entfernen zu lassen. Dazu muss der Arbeitgeber schriftlich aufgefordert werden, die Abmahnung zu löschen. Im Rahmen einer telefonischen Erstberatung verbinden wir Sie mit KLUGO Rechtsexperten und Partner-Anwälten, die den Sachverhalt für Sie prüfen und Ihnen eine erste Handlungsempfehlung geben. Im Anschluss entscheiden Sie selbst, ob Sie unsere KLUGO Partner-Anwälte für eine weitere Unterstützung beauftragen möchten.