Verjährt sie automatisch? Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

Eine Abmahnung, die einmal in der Personalakte hinterlegt wurde, verbleibt dort – zumindest in den meisten Fällen. Es gibt keine Verjährungsfristen, nach denen eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden muss. Dennoch hast du als Arbeitnehmer einige Möglichkeiten, die Abmahnung aus der Personalakte entfernen zu lassen.

Grundsätzlich: Ja. Wurde eine Abmahnung ausgesprochen und in deiner Personalakte hinterlegt, so verbleibt sie auch dort. Wenn du die Abmahnung aus der Personalakte entfernen lassen möchtest, musst du dafür ganz bestimmte Kriterien erfüllen. Als Arbeitnehmer hast du nämlich nur dann das Recht, eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen zu lassen, wenn es sich um eine unrechtmäßige Abmahnung handelt. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn du für einen Sachverhalt abgemahnt wurdest, der in dieser Form gar nicht stattgefunden hat.

Entgegen der Annahme vieler Arbeitnehmer hat eine Abmahnung zudem keine Verjährungsfrist. Während viele Angestellte davon ausgehen, dass eine Abmahnung nach zwei Jahren automatisch verjährt, sieht der Gesetzgeber eine solche Verjährungsfrist nicht vor. Ist deine Abmahnung einmal in der Personalakte verankert, so bleibt sie dort im Regelfall auch. Natürlich können hier jedoch unternehmensintern individuelle Regelungen getroffen werden. Dein Arbeitgeber kann sich durchaus dazu entscheiden, deine Abmahnung nach zwei Jahren aus der Personalakte zu entfernen. Allerdings hat er dann nicht mehr die Möglichkeit, sich bei einem erneuten Vergehen auf diese Abmahnung zu berufen und daraus resultierend deine Kündigung auszusprechen.

Dennoch stehst du als Arbeitnehmer nicht schutzlos dauerhaft einer Abmahnung gegenüber. Handelte es sich um ein einmaliges Fehlverhalten, so besteht nach zwei bis drei Jahren die Möglichkeit, einen Antrag auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu stellen.

Als Arbeitnehmer hast du bei der Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte nur sehr wenig Spielraum. Dennoch sind von der Rechtsprechung Fälle anerkannt, in denen eine Entfernung der Abmahnung möglich ist:

• Unwirksame Abmahnungen, die auf unrichtigen Tatsachenbehauptungen beruhen und dich als Arbeitnehmer in deiner Rechtsstellung und der beruflichen Weiterentwicklung beeinträchtigen können.

• Inhaltlich zu ungenau definierte Abmahnungen, z. B. wenn kein exakter Sachverhalt genannt wurde oder Zeitpunkt und Datum des Vergehens nicht festgehalten sind.

• Abmahnungen, die den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzen.

Der Gesetzgeber hat die Abmahnung auch als rechtliches Instrument eingeführt, um zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vermitteln zu können. Einerseits hat dein Arbeitgeber die Möglichkeit, dich auf dein Fehlverhalten hinzuweisen und so eine Besserung deines Verhaltens zu fordern, aber auch eine rechtliche Grundlage, um im Wiederholungsfall deine Kündigung aussprechen zu können. Als Arbeitnehmer kannst du die Abmahnung nutzen, um dein eigenes Verhalten zu reflektieren und nicht erneut gegen die Vertragsbedingungen zu verstoßen.

Der Gesetzgeber hat nicht geregelt, wie lange eine Abmahnung in der Personalakte verbleiben darf. Die Löschung der Abmahnung erfolgt daher nicht automatisch. Dennoch geht die Rechtsprechung davon aus, dass die Verhältnismäßigkeit gewahrt werden muss – und du als Arbeitnehmer, der sich keines weiteren Fehlverhaltens schuldig gemacht hat, darfst daher nach zwei bis drei Jahren einen Antrag auf Löschung der Abmahnung aus der Personalakte stellen. Die endgültige Entscheidungskraft obliegt jedoch auch hier deinem Arbeitgeber.

Wurdest du zu Recht für ein Fehlverhalten abgemahnt, so handelt es sich um eine wirksame Abmahnung, die aus nachvollziehbaren Gründen ausgesprochen wurde. Verbesserst du daraufhin dein Verhalten und setzt die angemahnten Forderungen adäquat um, verliert die Abmahnung über die Jahre hinweg an Wirkkraft.

Aber: Auch nachdem die Warnfunktion einer Abmahnung nicht mehr aktiv ist, dürfen Arbeitgeber die Abmahnung in der Personalakte belassen. Wenn du als Arbeitnehmer dennoch möchtest, dass die Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird, musst du einen Antrag auf die Entfernung der Abmahnungskopie aus der Personalakte stellen.

Beim Antrag auf Entfernung der Abmahnung handelt es sich um ein formloses Schreiben, das direkt an den Unternehmensleiter gerichtet ist. Zwar hast du kein generelles Recht auf Löschung der Abmahnung – dennoch geben viele Arbeitgeber der Forderung nach, wenn du bereits einige Jahre mit tadellosem Verhalten geglänzt hast. In diesem formlosen Antrag solltest du Bezug darauf nehmen, dass es sich um ein einmaliges Fehlverhalten handelte und du dir in den letzten Jahren keines weiteren Vergehens schuldig gemacht hast. Es ist empfehlenswert, für das Aufsetzen dieses Schreibens auf die Unterstützung eines Fachanwalts für Arbeitsrecht zu setzen. Das erhöht die Chancen, dass dein Arbeitgeber die Abmahnung aus der Personalakte entfernt.