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Wann sollte man eine Abmahnung nicht annehmen?

Abmahnung erhalten: Annehmen oder Ablehnen? Arbeitnehmer stehen regelmäßig vor der Überlegung, ob sie eine Abmahnung, die sie vom Arbeitgeber erhalten, überhaupt annehmen sollten.

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Abmahnung ist als Warnung des Arbeitgebers zu verstehen, dass ein bestimmtes, nicht akzeptables Verhalten des Arbeitnehmers betrifft.
  • Praktisch ist die Abmahnung ein "Wink mit dem Zaunpfahl": Wird das Verhalten nicht abgestellt, drohen arbeitsrechtliche Sanktionen bis hin zur Kündigung.
  • Die Abmahnung muss bestimmte Anforderungen erfüllen, um als rechtswirksam zu gelten.
  • Nicht erforderlich ist dabei die Unterschrift des Arbeitnehmers – die Abmahnung ist auch rechtswirksam, wenn er sie nicht eigenhändig unterschreibt.
  • Eine unwirksame Abmahnung hat rechtlich keinen Bestand und muss aus der Personalakte entfernt werden.

Wie soll ich reagieren, wenn ich eine Abmahnung erhalte?

Im Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber kommt es immer wieder mal zu Problemen ganz unterschiedlicher Art – und nicht selten überschreitet der Mitarbeiter dabei die im Arbeitsvertrag festgelegten Grenzen. Dann ist eine Abmahnung fällig, damit deutlich wird, dass es so nicht weitergehen kann – doch nicht immer ist eine Abmahnung rechtssicher, denn: Sowohl die Formulierung als auch die Begründung können die Abmahnung ungültig machen.

Was ist die rechtliche Grundlage für Abmahnungen im Arbeitsrecht?

Wenn es im arbeitsrechtlichen Kontext zu Problemen kommt, ist eine Abmahnung häufig das Mittel der Wahl, um das Verhalten von Arbeitnehmern zu sanktionieren. Sie ist ohne Zweifel als Warnung des Arbeitgebers zu verstehen, dass es wie bisher nicht weitergehen kann und als Aufforderung, das eigene Verhalten zu ändern.

Für den Arbeitnehmer ist die Abmahnung als Gelbe Karte zu verstehen – sie kann, muss aber nicht, eine Rote Karte in Form einer Kündigung nach sich ziehen.

Rechtsgrundlage für die Abmahnung ist durch § 314 Abs. (2) des Bürgerlichen Gesetzbuches (kurz: BGB) gegeben. Hier hat der Gesetzgeber die Abmahnung explizit als Disziplinarmaßnahme vorgesehen. Arbeitsrechtlich ist die Abmahnung dazu gedacht, vor einer Kündigung dem Arbeitnehmer eine Möglichkeit einzuräumen, den Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten zu unterlassen und so einer potenziellen Kündigung aus dem Weg zu gehen.

Auch das Bundesarbeitsgericht hat sich in einer Entscheidung im Januar 1980 mit dem Thema Abmahnung beschäftigt – und dabei festgelegt, welcher Anspruch an den Inhalt einer Abmahnung zu stellen ist.

Was sind die Anforderungen an eine Abmahnung?

Eine Abmahnung ist demnach nur dann rechtssicher und als gültig einzustufen, wenn sie vier Funktionen erfüllt.

Folgende Funktionen müssen erfüllt werden:

  • Dokumentationsfunktion
  • Rügefunktion
  • Hinweisfunktion
  • Warnfunktion

Dokumentationsfunktion: Die Abmahnung muss konkret den Verstoß gegen die Pflichten aus dem Arbeitsvertrag dokumentieren. Wichtig zu wissen: Die Abmahnung ist nach dem Willen des Gesetzgebers nicht an eine bestimmte Form gebunden – daher kann sie auch mündlich ausgesprochen werden. Allerdings hat sich dies bei gerichtlichen Auseinandersetzungen als schwierig erwiesen: Damit hat sich die Schriftform für die Abmahnung durchgesetzt – ein Duplikat findet hierbei meist Eingang in die Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters.

Rügefunktion: Die Pflichtverletzung aus dem Arbeitsvertrag muss vom Arbeitgeber explizit gerügt werden. Gleichzeitig muss der Arbeitnehmer die Aufforderung erhalten, sich künftig vertragsgemäß zu verhalten.

Hinweisfunktion: Das Verhalten, das durch die Abmahnung gerügt werden soll, muss konkret benannt werden. Dies macht auch Sinn, denn: Nur so kann der Arbeitnehmer verstehen, welchen Pflichtverstoß der Arbeitgeber in Zukunft nicht mehr hinnehmen wird.

Warnfunktion: Aus der Abmahnung muss hervorgehen, dass dem Arbeitnehmer weitere arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen, wenn die Pflichtverletzung fortgesetzt wird. Das ist im äußersten Fall die Kündigung des Arbeitsverhältnisses.

Muss der Arbeitnehmer die Abmahnung unterschreiben?

Grundsätzlich gilt: Die Abmahnung ist auch ohne die Unterschrift des Arbeitnehmers gültig. Dementsprechend ist der Arbeitnehmer auch nicht verpflichtet, die Abmahnung zu unterschreiben. Dies ist übrigens völlig losgelöst von der Rechtmäßigkeit der Abmahnung: Der Arbeitnehmer kann somit nicht zu einer Unterschrift genötigt werden.

Wenn überhaupt, sollten Arbeitnehmer höchstens den Empfang der Abmahnung quittieren. Nicht empfehlenswert ist es, mit der Unterschrift die inhaltliche Richtigkeit der Abmahnung zu bestätigen.

Durch eine Abmahnung nehmen Konflikte und auch Schwierigkeiten am Arbeitsplatz an Schärfe zu. Nicht selten führt das zu unlösbaren Problemen zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer. Grundsätzlich ist es daher empfehlenswert, sich schon frühzeitig Unterstützung zu suchen. Unsere Partner-Anwälte helfen Ihnen dabei im Rahmen einer telefonischen Erstberatung weiter.

Welche sind die häufigsten Fehler bei der Abmahnung?

Fehlen die genannten Elemente, kann die Abmahnung fehlerhaft sein – und somit in ihrer rechtlichen Durchsetzbarkeit gehemmt.

Dies ist besonders bei folgenden typischen Fehlern der Fall:

  • Die Pflichtverletzung wird nicht konkret benannt
  • In der Abmahnung fehlt die Aufforderung zur Pflichterfüllung
  • Die Kündigungsandrohung ist kein Bestandteil der Abmahnung
  • Die Abmahnung bezieht sich nicht auf ein abmahnfähiges Verhalten

Die Pflichtverletzung wird nicht konkret benannt: Pauschalisierungen wie „Sie sind immer zu spät am Arbeitsplatz“ sind nicht konkret genug, um den Anforderungen an eine rechtssichere Abmahnung zu genügen. Das Fehlverhalten muss vielmehr konkret beschrieben werden.

In der Abmahnung fehlt die Aufforderung zur Pflichterfüllung: Die Abmahnung soll dazu dienen, die Verletzung von Vertragspflichten in der Zukunft zu vermeiden – daher ist die explizite Aufforderung zur Einhaltung der Pflichten aus dem Arbeitsvertrag ein zwingender Bestandteil der Abmahnung.

Die Kündigungsandrohung ist kein Bestandteil der Abmahnung: Auch die Warnung vor weiteren arbeitsrechtlichen Maßnahmen ist zwingender Inhalt einer Abmahnung. Ohne die Kündigungsandrohung für den Fall eines erneuten Verstoßes gegen die Pflichten aus dem Arbeitsvertrag ist die Abmahnung ungültig.

Die Abmahnung bezieht sich nicht auf ein abmahnfähiges Verhalten: Das Konfliktpotenzial zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist groß – allerdings ist nicht jedes missliebige Verhalten auch abmahnfähig. Nur tatsächliche Verstöße gegen vertragliche Pflichten können Gegenstand einer Abmahnung sein – und diese sind durch den Arbeitsvertrag selbst zu ermitteln.

Was passiert mit einer unwirksamen Abmahnung?

Eine unwirksame Abmahnung hat rechtlich keinen Bestand. Zusätzlich hat der Arbeitnehmer Anspruch darauf, dass diese aus der Personalakte entfernt wird – das ist auch Bestandteil der ständigen Rechtsprechung durch das Bundesarbeitsgericht.

Daneben stehen dem Arbeitnehmer in einem solchen Fall weitere Möglichkeiten zur Verfügung: Er kann sich beim Betriebsrat beschweren, aber auch nach § 83 Abs. (2) Betriebsverfassungsgesetz verlangen, dass seine Gegendarstellung zur Personalakte hinzugefügt wird.

Muss ich eine Abmahnung annehmen?

Wenn Sie eine Abmahnung erhalten haben, stellt sich die Frage, ob Sie diese automatisch auch annehmen müssen oder ob es die Möglichkeit gibt, die Abmahnung nicht annehmen zu können.

klugo tipp

Hier ist zu unterscheiden zwischen der bloßen Entgegennahme der Abmahnung, die durch Unterschrift quittiert wird und einer Unterschrift unter die Abmahnung, die einem Eingeständnis gleichkommt.

Der Arbeitnehmer ist nach allgemeinen Rechtsgrundsätzen dazu angehalten, durch sein Verhalten gegenüber dem Arbeitgeber weder gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten zu verstoßen noch gegen gesetzliche Regelungen. Von Bedeutung sind in diesem Zusammenhang die §§ 162 und 242 BGB.

Mit Bezug auf die Annahme einer Abmahnung heißt das: Der Arbeitnehmer ist zwar nicht gezwungen, die inhaltlichen Details der Abmahnung mit seiner Unterschrift zu bestätigen – allerdings darf er den Zugang der Abmahnung auch nicht treuwidrig verhindern. Dies dient auch der Rechtssicherheit, denn: Der Arbeitgeber muss im Zweifelsfall nachweisen können, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer tatsächlich zugegangen ist.

Haben Sie weitere Fragen zum Thema Abmahnung? Dann nutzen Sie die telefonische Erstberatung von KLUGO. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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