Abmahnung schreiben: Das gibt es zu beachten

Mit einer Abmahnung können Arbeitgeber einen Arbeitnehmer auf Fehlverhalten am Arbeitsplatz hinweisen und dafür rügen. Bei arbeitsvertraglichen Verstößen und mehreren Abmahnungen kann eine Kündigung erfolgen. Damit eine Abmahnung wirksam ist, müssen jedoch einige Dinge beachtet werden. Alles dazu und wie Arbeitnehmer Ihren Arbeitgeber abmahnen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Das Wichtigste in Kürze

• Abmahnungen dürfen von allen weisungs- und kündigungsberechtigten Personen eines Unternehmens geschrieben werden.
• Auch Arbeitnehmer können ihren Arbeitgeber bei Verstößen gegen die vertraglichen Vereinbarungen zum Arbeitsverhältnis abmahnen.
• Als Grund für eine Abmahnung kommt jeder mögliche Vertragsverstoß durch Arbeitnehmer oder Arbeitgeber infrage.
• Eine Abmahnung sollte der Nachweisbarkeit halber immer schriftlich erfolgen, allerdings gibt es keine speziellen Formvorschriften.
• In einer rechtsgültigen Abmahnung müssen bestimmte Inhalte zwingend enthalten sein.

Was sollte beim Schreiben einer Abmahnung beachtet werden?

Damit eine Abmahnung rechtsgültig ist, müssen viele Formvorschriften und Fristen eingehalten werden. Arbeitsgerichte urteilen im Zweifelsfall gern zugunsten des Arbeitnehmers – dementsprechend hoch sind die Anforderungen an eine Abmahnung. Wer sich vor dem Aufsetzen einer Abmahnung nicht mit den gängigen Formvorschriften auseinandersetzt, riskiert daher, dass eine Abmahnung unwirksam ist.

Grundsätzlich sieht der Gesetzgeber keine bestimmte Form vor, in der eine Abmahnung geschrieben werden muss. Daher ist es möglich, dem Arbeitnehmer eine Abmahnung mündlich, per E-Mail, als SMS, per Fax oder als Brief zukommen zu lassen. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, sollte eine Abmahnung jedoch grundsätzlich schriftlich und so ausführlich wie möglich verfassen. Laut Gesetzgeber sollte eine Abmahnung immer eindeutig und klar formuliert sein und präzise das Fehlverhalten auflisten, das der Arbeitnehmer aufweist. Dabei spielt auch eine wahrheitsgemäße Auflistung des Fehlverhaltens, im besten Fall mit einer detaillierten Auflistung (bspw. über die exakten Fehlzeiten bei einer Abmahnung des Arbeitnehmers wegen häufiger Verspätungen) der vertraglichen Verstöße eine wichtige Rolle.

Welche Inhalte sind notwendig bei der Abmahnung durch den Arbeitgeber

Eine Abmahnung sollte so klar und detailliert wie möglich verfasst werden. Die grundsätzliche Schilderung des Vorfalls ist dabei mit einer exakten Angabe von Ort, Datum und Uhrzeit der Vertragsverletzungen zu belegen. Sollten Zeugen das Fehlverhalten beobachtet haben, können auch diese in der Abmahnung genannt werden. Der Arbeitgeber muss dabei wahrheitsgemäß und so präzise wie möglich auf den Verstoß gegen die Vertragsbedingungen eingehen. Nachdem der Vorwurf des Fehlverhaltens präzisiert wurde, muss der Arbeitgeber einen Hinweis auf die entsprechenden Klauseln im Arbeitsvertrag aufzeigen, um die Vertragsverletzung belegen zu können. Dabei sollte man explizit auf den Wortlaut eingehen, der auch im Arbeitsvertrag verwendet wurde.

Eine Abmahnung ist nur dann rechtsgültig, wenn sie mit einer Aufforderung zur Unterlassung des Fehlverhaltens einhergeht. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer in einer Abmahnung also deutlich dazu auffordern, die Vertragsverletzungen in Zukunft zu unterlassen. Dabei sollte klar formuliert aus der Abmahnung hervorgehen, dass eine Besserung des Verhaltens beabsichtigt ist. Zusätzlich muss eine Abmahnung mit dem Hinweis versehen werden, dass sich der Arbeitgeber im erneuten Falle einer Vertragsverletzung aus demselben Grund eine verhaltensbedingte Kündigung des Arbeitnehmers vorbehält. Fehlt diese Klausel, wird die Abmahnung nur als Ermahnung des Arbeitnehmers betrachtet. Eine Ermahnung ist allerdings nicht als Grundlage für eine verhaltensbedingte Kündigung zu nutzen und hat damit rechtlich keine Wirksamkeit.

Eine Abmahnung sollte durch den Arbeitgeber immer präzise, wahrheitsgemäß und klar formuliert verfasst werden. Neben der Schilderung des Vorwurfs müssen auch eine Aufforderung zur Unterlassung und eine Androhung für eine verhaltensbedingte Kündigung in der Abmahnung erwähnt werden.

Der Arbeitgeber sollte sich den Erhalt der Abmahnung durch den Arbeitnehmer schriftlich bestätigen lassen. Verweigert der Arbeitnehmer eine entsprechende Unterschrift, kann auch durch einen Zeugen bestätigt werden, dass der Arbeitnehmer die Abmahnung erhalten hat. Sollte man sich für die Zustellung per Einschreiben entscheiden, dient der Rückschein als rechtssicheres Dokument, das den Empfang der Abmahnung belegt.

Wer eine Abmahnung richtig schreiben möchte, kann dafür auf die umfangreiche Expertise eines Fachanwalts zurückgreifen. Die KLUGO Partner-Anwälte und Rechtsexperten prüfen im Rahmen einer telefonischen Erstberatung, ob die notwendigen Voraussetzungen für die Rechtsgültigkeit gegeben sind.

Welche Fehler machen Arbeitgeber häufig beim Schreiben einer Abmahnung?

Die Vorgaben für die Rechtsgültigkeit der Abmahnungen werden durch die zuständigen Arbeitsgerichte meist sehr streng bewertet. Daher ist es sehr wichtig, beim Verfassen einer Abmahnung keine Fehler zu machen.

Abmahnungen mit Nummerierung: Wenn sich ein Arbeitgeber dazu entschließt, die Abmahnungen für einen Mitarbeiter mit einer Nummerierung zu versehen, geht er ein hohes Risiko ein. Sollte eine der Abmahnungen durch ein Arbeitsgericht für unwirksam erklärt werden, verlieren auch alle weiteren Abmahnungen der Nummerierung ihre Wirksamkeit. Eine Abmahnung sollte daher immer losgelöst von anderen Abmahnungen geschrieben werden.

Häufige Abmahnungen: Spricht der Arbeitgeber zu häufig Abmahnungen für seine Mitarbeiter aus, besteht das Risiko, dass diese durch den Arbeitnehmer nicht mehr ernst genommen werden. Auch Arbeitsgerichte können Zweifel an der Wichtigkeit aussprechen, wenn ein Arbeitgeber zu häufig seine Mitarbeiter abmahnt.

Mehrere Vorwürfe in der Abmahnung: Verstößt ein Mitarbeiter gleich gegen mehrere Pflichten, können diese natürlich gebündelt in der Abmahnung aufgelistet werden. Entscheidet ein Arbeitsgericht jedoch im Anschluss, dass einer dieser Gründe unwirksam ist, ist die vollständige Abmahnung nicht mehr rechtsgültig. Daher sollten Arbeitgeber jeden Verstoß in einer eigenständigen Abmahnung auflisten.

Nur im Wiederholungsfall kündigen: Wenn ein Arbeitgeber einen Mitarbeiter abmahnt und dieser sein Fehlverhalten bessert, kann die Vertragsverletzung nicht mehr als Kündigungsgrund herangezogen werden. Eine Abmahnung setzt immer die Möglichkeit einer Verhaltensbesserung voraus – erst im Wiederholungsfall hat ein Arbeitgeber also die Möglichkeit, einen Mitarbeiter verhaltensbedingt zu kündigen.

Welche Fristen gelten beim Schreiben einer Abmahnung?

Grundsätzlich gelten für den Ausspruch einer Abmahnung keinerlei rechtliche Fristvorgaben. Als Arbeitgeber hat man also das Recht, auch nach mehreren Jahren einen Pflichtverstoß noch durch eine Abmahnung zu rügen. Dasselbe gilt natürlich auch für den Arbeitnehmer, der Fehlverhalten seines Vorgesetzten schriftlich abmahnen möchte – auch hier ist dies nach mehreren Jahren noch möglich.

Frist für Verhaltensbesserung

In einer Abmahnung muss ein Arbeitgeber stets eine Verhaltensbesserung des Arbeitnehmers fordern. Die meisten Formen des Fehlverhaltens können durch den Arbeitnehmer umgehend abgestellt werden, allerdings ist das nicht in jedem Fall möglich. Für die Situationen, in denen der Arbeitnehmer das Fehlverhalten nicht umgehend vertragsgemäß anpassen kann, hat der Arbeitgeber das Recht, dies innerhalb einer individuellen Frist zu fordern. Beispielsweise im Falle einer vertraglich nicht vereinbarten Nebentätigkeit des Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber zwar die Einstellung der zweiten Beschäftigung verlangen, allerdings müssen durch den Arbeitnehmer auch hier die gesetzlichen Kündigungsfristen gewahrt werden. Daher sollte man als Arbeitgeber eine entsprechende Frist in der Abmahnung setzen.

Frist für Widerspruch

Auch für den Widerspruch einer Abmahnung gibt es keinerlei rechtlich bindende Fristen. Viele Arbeitnehmer dulden die Abmahnung und damit den Eintrag in der Personalakte während eines laufenden Arbeitsverhältnisses, stellen jedoch bei einem Jobwechsel oder einem gewünschten Aufstieg im Unternehmen fest, dass die Abmahnung sich als hinderlich erweist. Daher haben Arbeitnehmer auch nach mehreren Jahren noch das Recht, Widerspruch gegen eine Abmahnung einzulegen. Selbiges gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer sich entschließt, gegen die Abmahnung Klage einzureichen.

Durch wen darf eine Abmahnung geschrieben werden?

Viele Arbeitnehmer gehen davon aus, dass nur die höchste Instanz des Unternehmens eine Abmahnung schreiben darf. Dies ist jedoch nicht korrekt. Grundsätzlich dürfen alle Personen, die kündigungsberechtigt und weisungsbefugt sind, eine Abmahnung schreiben. Es ist also durchaus möglich, dass einem Arbeitnehmer eine Abmahnung durch einen unmittelbar Vorgesetzten ausgesprochen wird. Infrage kommen hier neben Firmeneigentümer und Geschäftsführer also auch der Abteilungsleiter, der Personalleiter oder ein Projektleiter.

Allerdings darf auch ein Arbeitnehmer eine Abmahnung gegen den Arbeitgeber aussprechen, wenn dieser den vertraglichen Vereinbarungen nicht nachkommt. Dies ist zum Beispiel dann möglich, wenn der Arbeitgeber nicht zum vertraglich vereinbarten Zeitpunkt seiner Pflicht zur Lohnzahlung nachkommt, den Jahresurlaub nicht gewährt oder sich nicht an die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen im Betrieb hält. Aber auch hier müssen die strengen Formvorschriften beachtet werden, damit eine Abmahnung rechtsgültig ist.

Wann darf man eine Abmahnung schreiben?

Damit eine gültige Abmahnung geschrieben werden darf, müssen entsprechende Gründe vorliegen. Hier kommt es ganz auf die individuellen Vereinbarungen im Arbeitsvertrag an. Grundsätzlich dürfen Arbeitnehmer bei allen Verstößen gegen haupt- und nebenvertragliche Pflichten abgemahnt werden. Allerdings muss eine Abmahnung immer als letztes Mittel angesehen werden – nicht immer wird eine Abmahnung bei einer gerichtlichen Prüfung als angemessene Reaktion auf das Fehlverhalten des Mitarbeiters zugelassen. So sollte ein Mitarbeiter, der einmalig und ausnahmsweise etwas verspätet zur Arbeit kommt, nicht umgehend abgemahnt werden. Kommt dies allerdings regelmäßig vor, hat eine Abmahnung durchaus eine rechtliche Grundlage. Unter Umständen sollte vor der Abmahnung ein Gespräch mit dem Arbeitnehmer geführt werden, um die persönliche Sicht der Dinge zu erfragen und eventuell eine Erklärung für das Fehlverhalten zu bekommen.

Die häufigsten Gründe für Abmahnungen:

• Alkoholgenuss am Arbeitsplatz bzw. alkoholisiert am Arbeitsplatz erscheinen
• Beleidigung von Vorgesetzten, Mitarbeitern, Untergebenen oder Kunden
• Diebstahl am Arbeitsplatz
• Arbeitsverweigerung oder eine Missachtung von Arbeitsvorschriften
• Privates Surfen im Internet, private Telefonate und andere private Aktivitäten während der Arbeitszeit
• Fehlzeiten und Überschreitungen des gewährten Urlaubs
• Unangemeldete Nebentätigkeiten
• Verstöße gegen die Verschwiegenheitspflicht des Unternehmens

Natürlich gibt es noch viele weitere Gründe, die eine Abmahnung rechtfertigen. Wenn Sie unsicher sind, ob die notwendigen Voraussetzungen für eine rechtsgültige Abmahnung vorliegen, kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht Ihnen bei der Einschätzung des Sachverhalts helfen. Zu diesem Zweck steht Ihnen das Netzwerk der KLUGO Partner-Anwälte und Rechtsexperten zur Seite, das Ihnen im Rahmen einer telefonischen Erstberatung weiterhilft.

Wie kann Ihnen ein KLUGO Partner-Anwalt oder Rechtsexperte dabei helfen?

Wenn Sie Unterstützung beim Verfassen einer Abmahnung benötigen oder eine bestehende Abmahnung auf ihre Rechtsgültigkeit prüfen lassen möchten, können Sie sich an die telefonische Erstberatung von KLUGO wenden. Unsere Partner-Anwälte und Rechtsexperten im Arbeitsrecht prüfen die genauen Inhalte und geben Ihnen eine erste Einschätzung zur rechtlichen Grundlage der Abmahnung.