Mündliche Abmahnung

Eine Ermahnung des Arbeitgebers kann zwar den Arbeitnehmer auf ein bestimmtes Fehlverhalten hinweisen, jedoch keinerlei arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Anders bei einer Abmahnung, auf die eine Kündigung folgen kann. Viele Arbeitnehmer gehen davon aus, dass eine Abmahnung schriftlich erfolgen muss – das ist jedoch falsch. Auch mündliche Abmahnungen sind rechtsgültig.

Das Wichtigste in Kürze

• Auch eine mündliche Abmahnung ist rechtswirksam, sofern sich der Arbeitgeber an die formalen Vorgaben hält.
• Wer eine mündliche Abmahnung erhalten hat, kann diese im Rahmen einer Gegendarstellung entkräften.
• Soll die mündliche Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden, muss man dies gut begründen können.
• Auch nach einer mündlichen Abmahnung kann bei wiederholtem Fehlverhalten eine Kündigung folgen.
• Die KLUGO Rechtsexperten und Partner-Anwälte unterstützen Sie bei Abmahnungen im Arbeitsrecht.

Kann man auch mündlich abgemahnt werden?

Kurz und knapp: Ja, eine mündliche Abmahnung ist ebenso rechtsgültig wie eine Abmahnung in Schriftform. Zwar greifen dennoch viele Arbeitgeber auf eine schriftliche Abmahnung zurück, um den Druck auf den Arbeitnehmer zu erhöhen, doch auch eine mündliche Abmahnung sollte ernst genommen werden. Damit eine mündliche Abmahnung rechtsgültig ist, muss der Arbeitgeber aber auch hier einige Formalitäten beachten.

Möchte der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer mündlich abmahnen, so muss er deutlich machen, dass es sich bei seiner Aussage nicht nur um eine Ermahnung handelt, sondern tatsächlich um eine Abmahnung. Die mündliche Abmahnung muss also als eine solche erkennbar sein. Da bei der Form der mündlichen Abmahnung immer die Gefahr von Missverständnissen im Raum steht, sollte sich der Arbeitgeber so präzise wie möglich ausdrücken und exakt das Fehlverhalten des Arbeitnehmers benennen. Nur so kann sichergestellt werden, dass der Arbeitnehmer alle angemahnten Verhaltensweisen versteht und in Zukunft besser handeln kann.

Welche Formalitäten müssen bei einer mündlichen Abmahnung erfüllt sein?

Arbeitgeber müssen sich auch bei mündlichen Abmahnungen an einige Formalitäten halten. Zunächst einmal darf der Grund der Abmahnung nicht bereits einen längeren Zeitraum zurückliegen – eine mündliche Abmahnung sollte daher innerhalb von sechs Monaten nach dem Fehlverhalten ausgesprochen werden. Die zeitliche Nähe zur Verfehlung spielt insbesondere bei der mündlichen Abmahnung eine wichtige Rolle, da hier davon auszugehen ist, dass der Arbeitgeber eine sofortige Änderung des Fehlverhaltens wünscht. Liegt zwischen dem Fehlverhalten und der mündlichen Abmahnung ein zu langer Zeitraum, könnte im Falle eines Gerichtsverfahrens die Wirksamkeit der Abmahnung angezweifelt werden.

Auch die Beweiskraft muss bei einer mündlichen Abmahnung sichergestellt sein. Kommt es aufgrund der Abmahnung zur Kündigung oder einem Klageverfahren, muss man als Arbeitgeber nachweisen können, dass die Abmahnung formal und inhaltlich korrekt ausgesprochen und an den Arbeitnehmer übermittelt wurde. Daher ist es sinnvoll, eine mündliche Abmahnung nur im Beisein möglicher Zeugen auszusprechen. Andernfalls besteht das Risiko, dass es im Falle einer Klage Aussage gegen Aussage steht – und in diesen Fällen entscheidet das Gericht häufig zugunsten des Arbeitnehmers.

Als Arbeitnehmer muss man auch bei einer mündlichen Abmahnung klar erkennen können, dass es sich um eine solche handelt. Andernfalls müsste man befürchten, dass jedes Gespräch mit dem Chef oder jede Diskussion im Team als mögliche Abmahnung gewertet wird. Der Arbeitgeber ist daher dazu verpflichtet, das Fehlverhalten des Arbeitnehmers klar anzusprechen, detailliert auf dessen vertragsrechtliche Verstöße einzugehen und die ausgesprochene Abmahnung als solche erkennbar zu machen. Dabei muss er auch auf den genauen Zeitpunkt des Fehlverhaltens – Ort, Datum und Uhrzeit – eingehen, damit der Arbeitnehmer sofort zuordnen kann, um welches Fehlverhalten es sich handelt. Die möglichen Konsequenzen der mündlichen Abmahnung müssen ebenfalls sorgsam kommuniziert werden: Ändert der Arbeitnehmer sein Verhalten nicht oder wiederholt er gar sein Fehlverhalten, droht die Kündigung.

Wer kann eine mündliche Abmahnung aussprechen?

Eine weitere Fehlannahme liegt darin, dass Arbeitnehmer davon ausgehen, nur der Chef könne eine mündliche Abmahnung aussprechen. Aber auch das ist falsch: Tatsächlich kann eine mündliche Abmahnung von jedem Mitarbeiter mit Direktionsrecht ausgesprochen werden, sofern es sich dabei um einen direkten Vorgesetzten des Arbeitnehmers handelt. Konkret heißt das, dass auch der nächsthöhere Vorgesetzte aus derselben Abteilung des Arbeitnehmers eine Abmahnung aussprechen darf, nicht aber ein höhergestellter Angestellter aus einer anderen Abteilung, der sonst keinerlei Weisungsbefugnis gegenüber dem abzumahnenden Arbeitnehmer hat.

Nicht nur der Chef, sondern alle direkten Vorgesetzten können eine mündliche Abmahnung aussprechen.

Muss eine mündliche Abmahnung schriftlich festgehalten werden?

Grundsätzlich kann eine Abmahnung rein mündlich erfolgen und bedarf keiner zusätzlichen Schriftform. Die meisten Arbeitgeber möchten die Abmahnung jedoch auch in der Personalakte festhalten, sodass zumindest im Nachgang häufig auch eine schriftliche Variante vorgelegt wird. Davon profitiert vor allem der Arbeitgeber: Wenn der abgemahnte Mitarbeiter die schriftliche Abmahnung unterschreibt, kann der Arbeitgeber beweisen, dass der Arbeitnehmer Kenntnis von der Abmahnung hatte und die genauen Vorwürfe ihm gegenüber deutlich verstanden hat.

Als Arbeitnehmer hat man aber auch das Recht, eine Abmahnung nicht annehmen. Dies gilt sowohl für mündliche als auch für schriftliche Abmahnungen. In diesem Fall ist eine Gegendarstellung zur Abmahnung notwendig, in der man den Sachverhalt aus der eigenen Sichtweise schildert und erklärt, warum man die Abmahnung für ungerechtfertigt hält. Auch die Gegendarstellung des Arbeitnehmers kann mündlich erfolgen, aber auch hier empfiehlt sich die schriftliche Variante schon aus Gründen der Nachweisbarkeit.

Wann ist eine mündliche Abmahnung unwirksam?

Hält sich der Arbeitgeber nicht an die formalen Bedingungen einer mündlichen Abmahnung, so gilt diese als unwirksam – zum Beispiel dann, wenn der Sachverhalt der Abmahnung nicht genau definiert wird und der Arbeitnehmer keine Kenntnis über den Zeitpunkt des Vergehens hat. Aber auch ungerechtfertigte Abmahnungen können unwirksam sein. In diesem Fall muss man als Arbeitnehmer eine Gegendarstellung erstellen. Sofern im Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden ist, kann dieser bei der Gegendarstellung unterstützen. Aber auch die Hilfe eines Fachanwalts für Arbeitsrecht ist hier sinnvoll, um alle Tücken und Fehlerquellen auszuschließen und eine rechtsgültige Gegendarstellung zu erstellen.

Abmahnung unwirksam?

"Es gibt unterschiedliche Gründe, die eine Abmahnung unwirksam machen. Hauptsächlich natürlich dann, wenn der Arbeitnehmer gar keine Pflichtverletzung begangen hat."

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Wie lange ist eine mündliche Abmahnung gültig?

Eine mündliche Abmahnung steht der schriftlichen Abmahnung in nichts nach. Daher verliert auch eine mündliche Abmahnung nicht über die Zeit hinweg an Gültigkeit. Viele Arbeitnehmer gehen davon aus, dass eine Abmahnung – egal ob schriftlich oder mündlich ausgesprochen – nach zwei Jahren aus der Personalakte entfernt werden muss und dann ihre Gültigkeit verliert. Dies ist jedoch eine Fehlannahme. Schriftliche und mündliche Abmahnungen verbleiben dauerhaft in der Personalakte.

Die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte ist nur unter sehr begrenzten Voraussetzungen möglich. Als Arbeitnehmer hat man zwar das Recht, eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen zu lassen – aber nur, wenn diese unberechtigt ist. Für eine rechtsgültige Abmahnung besteht keine Möglichkeit zu einer solchen Forderung.

Welche Gründe gibt es für eine mündliche Abmahnung?

Eine mündliche Abmahnung wird durch den Arbeitgeber meist dann ausgesprochen, wenn er eine sofortige Änderung eines bestimmten Fehlverhaltens wünscht. Erscheint der Arbeitnehmer zu spät bei der Arbeit, so hat der Arbeitgeber im Anschluss die Möglichkeit, eine mündliche Abmahnung auszusprechen – in der Erwartung, dass schon am nächsten Tag eine Verbesserung des Verhaltens eintritt. Ist dies nicht der Fall, kann der Arbeitgeber bei einem wiederholten Fehlverhalten eine Kündigung aussprechen.

Die Gründe bei einer mündlichen Abmahnung können aber grundsätzlich dieselben sein wie bei einer schriftlichen Abmahnung:

• Häufige Verspätungen
• Diebstahl am Arbeitsplatz
• Beleidigung von Mitarbeitern, Kunden oder Vorgesetzten
• Arbeitsverweigerung
• Alkoholkonsum am Arbeitsplatz
• Verletzung der Anzeige- und Nachweispflicht bei Krankheiten
• Stören des betrieblichen Friedens
• Schlecht- oder Minderleistung
• Verstoß gegen Schutzpflichten (z. B. Hygienevorschriften)

Kann man eine mündliche Abmahnung dem Betriebsrat melden?

Viele Arbeitnehmer gehen davon aus, dass eine Abmahnung auch immer dem Betriebsrat gemeldet und dort besprochen werden muss. Das ist jedoch falsch. Zwar melden viele Arbeitgeber eine Abmahnung auch an den Betriebsrat, ein Mitbestimmungsrecht hat dieser jedoch nicht. Fühlt man sich als Arbeitnehmer dagegen ungerecht behandelt oder hält die Abmahnung für ungerechtfertigt, dann ist der Gang zum Betriebsrat durchaus sinnvoll.

Etwas anders verhält es sich, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nach einer Abmahnung kündigen möchte. Wenn es dann tatsächlich zur Kündigung kommt und die Abmahnung als Grundlage dieser Kündigung dient, muss der Arbeitgeber den Betriebsrat darüber informieren (§ 102 Abs. 1 BetrVG). Das gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer eine schriftliche Gegendarstellung eingereicht hat: In diesem Fall muss der Arbeitgeber im Falle einer Kündigung den Betriebsrat nicht nur über die Abmahnung informieren, sondern auch über den Inhalt der Gegendarstellung.

So reagieren Sie richtig bei einer mündlichen Abmahnung

1. Sachverhalt genau überprüfen
2. Bei ungerechtfertigter Abmahnung: Gegendarstellung erstellen.
3. Gegebenenfalls Rücksprache mit dem Betriebsrat halten
4. Die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen, wenn diese unwirksam oder ungerechtfertigt ist
5. Auf die Unterstützung eines Fachanwalts für Arbeitsrecht zurückgreifen, der Sie bei der Gegendarstellung und einem möglichen Klageverfahren unterstützt

Wie kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht Sie bei einer mündlichen Abmahnung unterstützen?

Auch eine mündliche Abmahnung ist wirksam und wird in die Personalakte eingetragen. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Abmahnung ungerechtfertigt ausgesprochen wurde, so haben Sie die Möglichkeit, eine Gegendarstellung einzureichen, um die Eintragung aus der Personalakte entfernen zu lassen. Bei diesem Prozess unterstützen Sie die KLUGO Rechtsexperten und Partner-Anwälte, die Ihnen im Rahmen der telefonischen Erstberatung eine erste Einschätzung zum Sachverhalt vermitteln. Sie entscheiden selbst, ob Sie auch bei der Erstellung der Gegendarstellung oder eines eventuellen Klageverfahrens auf die Unterstützung unserer Partner-Anwälte aus dem Arbeitsrecht zurückgreifen möchten.