So geht’s! Nebenkostenabrechnung prüfen lassen und falsche Abrechnungen erkennen

Jedes Jahr erhalten Mieter die Nebenkostenabrechnung. Nur allzu häufig enthält diese eine zu hohe oder unberechtigte Nachzahlung. Viele Mieter kommen dieser Forderung nach, ohne die einzelnen Posten zu hinterfragen. Doch ein genauer Blick auf die Nebenkostenabrechnung lohnt sich.

Studien von Mietrechtsexperten haben festgestellt, dass rund die Hälfte aller Nebenkostenabrechnungen bei Mietwohnungen fehlerhaft sind. Das führt dazu, dass viele Mieter sehr viel mehr Geld an ihren Vermieter zahlen, als wirklich notwendig wäre – je nach Größe der Wohnung sogar mehrere hundert Euro zu viel. Eine Nebenkostenprüfung kann dir daher dabei helfen, viel Geld zu sparen.

Doch warum finden sich so häufig Fehler in Nebenkostenabrechnungen? Nicht immer handelt es sich um böswillige Absicht, wenn die Nebenkostenabrechnung falsch oder zu hoch ausfällt. Für viele Vermieter ist die Nebenkostenabrechnung eine komplexe Herausforderung: Es müssen nicht nur formale Kriterien eingehalten werden, auch das Sammeln aller Belege während des Abrechnungszeitraums und die faire Verteilung auf alle Mietparteien bereitet vielen Vermietern Schwierigkeiten.

Die Komplexität betrifft allerdings nicht nur den Vermieter, denn auch das Prüfen der Nebenkostenabrechnung ist nicht einfach und setzt ein gewisses Grundverständnis für Abrechnungen voraus. Als Laie hast du daher nur eingeschränkt die Möglichkeit, eine Nebenkostenabrechnung selbst zu prüfen – besser ist es, wenn du erfahrenen Experten die Prüfung überlässt.

Der Gesetzgeber regelt exakt, welche Kosten in der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden dürfen (vgl. § 556 BGB). Dabei spricht man von warmen und kalten Betriebskosten. Die warmen Betriebskosten umfassen alle Kosten für Heizung und Warmwasser. Die kalten Betriebskosten beziehen sich auf die Pflege, Sanierung und den Erhalt des Wohngebäudes und Grundstücks, aber auch die damit einhergehenden Grundkosten.

So können folgende Positionen vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden:

• Grundsteuer für das Grundstück

• Kosten für die Pflege und Nutzung einer Entwässerungsanlage

• Kaltwasserkosten

• Hauswart-Kosten

• Kosten für Wärmeversorgung und Warmwasserversorgung

• Kosten der Heizanlage (Wartung und Instandhaltung)

• Stromkosten und Wartung des Fahrstuhls

• Anteilig die Beiträge für Haftpflicht- und Sachversicherungen

• Kosten der Gebäudereinigung

• Kosten der Straßenreinigung

• Kosten der Müllbeseitigung (auch Sperrmüll, sofern kein Verursacher festgestellt werden kann)

• Kosten der Schädlingsbekämpfung

• Kosten für die Beleuchtung gemeinschaftlich genutzter Räume (Flur, Gemeinschaftsraum, Keller)

• Kehrgebühren des Schornsteinfegers

• Gartenpflegekosten

• Gebühren für Kabelanschluss und/oder Antennenanlage

• Kosten für Waschküchen

• Sonstige Betriebskosten

All diese Kosten können als Nebenkosten zur Miete anfallen. Aber: Nur ein Bruchteil dieser Kosten kann einer einzelnen Wohneinheit zugeordnet werden. Daher nutzen Vermieter sogenannte Verteilerschlüssel, um die anfallenden Kosten auf alle Mieter des Gebäudes umzulegen.

Grundsätzlich ist die Rechnung einfach: Je mehr Mieter in einem Wohngebäude leben, desto geringer ist auch die Betriebskostenabrechnung für Einzelmieter. Mit dem Verteilerschlüssel werden allgemein auftretende Kosten auf alle Mieter gleichermaßen aufgeteilt. Dabei stehen dem Vermieter jedoch verschiedene Berechnungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Der Verteilerschlüssel orientiert sich entweder an der Fläche der Wohnung, der Größe des Haushalts oder der Anzahl der Wohneinheiten. Je nach Abrechnungsart ist es durchaus sinnvoll, für mehrere Betriebskosten unterschiedliche Verteilerschlüssel heranzuziehen. So können zum Beispiel Gebühren, die für Müll oder Abwasser anfallen, durch die in den Haushalten lebenden Personen geteilt werden – denn je mehr Personen in den Haushalten leben, desto mehr Müll und Abwasser fällt in der Regel an. Allgemeine Kosten, die zum Beispiel für die Pflege des Gartens anfallen, werden dagegen häufiger mithilfe der Wohnfläche als Verteilerschlüssel errechnet und auf die Mieter umgelegt.

Als Mieter ist es wichtig, genau zu wissen, welche Verteilerschlüssel der Vermieter für die Nebenkostenabrechnung ansetzt. Leider kommt es gerade hier häufig zu Fehlern in der Nebenkostenabrechnung, denn das Rechnen mit Verteilerschlüssel ist ausgesprochen komplex.

Nebenkostenabrechnungen müssen pünktlich beim Mieter eingehen, damit sie rechtskräftig werden und gezahlt werden müssen. Trifft die Nebenkostenabrechnung zu spät ein oder bezieht sich auf einen falschen Abrechnungszeitraum, so ist die Betriebskostenabrechnung möglicherweise gar nicht gültig – und muss von Mietern dementsprechend auch nicht bezahlt werden.

Der Abrechnungszeitraum in einer Nebenkostenabrechnung darf laut Gesetzgeber nicht länger als 12 Monate sein. Kürzere Abrechnungszeiten sind dagegen rechtmäßig. Nach Ablauf eines Abrechnungsjahres haben Vermieter ein Jahr lang Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und diese dem Mieter zukommen zu lassen. Erfolgt zum Beispiel die Abrechnung für das Jahr 2021, so muss diese dem Mieter spätestens bis zum 31.12.2022 zugestellt werden. Eine spätere Abrechnung ist in der Regel nicht mehr möglich, sodass die Nebenkostenabrechnung damit ihre Gültigkeit verliert.

Eine Nebenkostenabrechnung bietet eine Vielzahl möglicher Fehlerquellen. Jede dieser Fehlerquellen muss bei einer Nebenkostenprüfung genau unter die Lupe genommen werden.

Formfehler in der Nebenkostenabrechnung

• Unvollständige Nebenkostenabrechnung

• Falscher Abrechnungszeitraum

• Zu späte Zustellung der Nebenkostenabrechnung

Inhaltliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung

• Nicht-umlagefähige Betriebskosten werden abgerechnet

• Nur einmalig angefallene Kosten werden in den Betriebskosten abgerechnet

• Abrechnung von Betriebskosten, die nicht im Mietvertrag vereinbart wurden

Rechenfehler in der Nebenkostenabrechnung

• Falsche Anwendung des Verteilerschlüssels

• Verteilerschlüssel für Privathaushalte und Gewerbe ist identisch

• Falsche Vorauszahlungsangaben

Betrugsquellen in der Nebenkostenabrechnung

• Reparaturen am Wohngebäude wurden als Wartungskosten abgerechnet und sollen auf den Mieter umgelegt werden

• Die Unkosten des Vermieters werden unter sonstigen Betriebskosten abgerechnet

• Eigenleistungen des Vermieters werden zu hoch angegeben

Oft werden bei der Nebenkostenabrechnung zum Beispiel unnötige Kosten, die nicht dem Wirtschaftlichkeitsgebot entsprechen, in Rechnung gestellt. Auch Posten, die der Vermieter selbst zu tragen hat, finden sich nicht selten in der Nebenkostenabrechnung wieder. In den umlagefähigen Wartungskosten sind daher zum Beispiel häufig Reparaturkosten versteckt, für die eigentlich der Vermieter aufkommen müsste (vgl. § 535 Abs. 1 S. 2 BGB).

Außerdem vergessen viele Vermieter, den genutzten Umlageschlüssel oder die jeweils angewandten Rechenwege darzulegen. Mehrfach berechnete Posten sind ebenfalls keine Seltenheit. Willst du deine Nebenkostenabrechnung zukünftig überprüfen lassen, um Fehler dieser Art zu entdecken, oder brauchst du Hilfe bei anderen Rechtsfragen, stehen dir unsere KLUGO Partner-Anwälte im Rahmen einer telefonischen Erstberatung mit einem Anwalt für Mietrecht zur Seite. Kontaktiere uns!

Nachdem du die Nebenkostenabrechnung erhalten hast, beginnt eine zwölfmonatige Frist, innerhalb derer du die Nebenkostenabrechnung prüfen lassen kannst. Stellst du in dieser Zeit fest, dass die Betriebskostenabrechnung Fehler enthält, musst du deinen Vermieter darauf aufmerksam machen. Unabhängig von der Prüfung muss die Zahlung möglicher Nachforderungen innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung erfolgen.

Hast du deinen Vermieter auf einen Fehler in der Nebenkostenabrechnung aufmerksam gemacht, muss dieser die Abrechnung korrigieren und dir erneut zustellen. Sofern der Nachforderungsbetrag aus der korrigierten Nebenkostenabrechnung höher ausfällt, bist du nicht zur Zahlung der Differenz verpflichtet. Fällt die Zahlung dagegen niedriger aus oder enthält sogar ein Guthaben, muss der Vermieter dir die Differenz erstatten. Hast du bereits eine Zahlung geleistet, die durch die Anpassungen der Betriebskostenabrechnung nicht mehr gültig ist, erhältst du auch dieses Geld zurückerstattet.

Unser Partner Mineko unterstützt dich beim Prüfen deiner Nebenkostenabrechnung. Neben einer umfassenden Prüfung der Nebenkostenabrechnung profitierst du hier auch von vorformulierten Widerspruchsschreiben, einer persönlichen Beratung und einem außergerichtlichen Mahnschreiben, wenn der Vermieter einer eventuellen Rückzahlungspflicht nicht fristgerecht nachkommt. Zudem kannst du sicher sein, die Nebenkostenrechnung auf alle eventuellen Fehlerquellen überprüft zu haben – und hast damit Sicherheit rund um deine Betriebskostenabrechnung.