Widerspruch gegen falsche Rechnung

STAND 17.01.2024 | LESEZEIT 12 MIN

Fehler bei der Rechnungsstellung sind nicht selten. Haben Sie eine falsche Rechnung erhalten, sollten Sie diese nicht einfach zahlen – allerdings riskieren Sie in diesem Fall Ärger mit dem Unternehmen. Sinnvoller ist es daher, gegen eine falsche Rechnung Widerspruch einzulegen.

Das Wichtigste in Kürze

• Wenn Sie eine falsche Rechnung erhalten haben, zahlen Sie diese zunächst nicht.
• Legen Sie schriftlich Widerspruch gegen die Rechnung ein und fordern Sie das Unternehmen auf, die Rechnung zu korrigieren.
• Beim Widerspruch gegen die Rechnung sollten Sie alle vorhandenen Fehler detailliert auflisten.
• Durch den Widerspruch gegen die Rechnung wird diese zu einer bestrittenen Forderung, sodass Schufa-Einträge und Inkassobriefe verhindert werden.
• Lässt sich mit dem Unternehmen keine Einigung erzielen, klärt schließlich ein Verfahren vor dem Amtsgericht den Sachverhalt.

So gehen Sie vor, um einer falschen Rechnung zu widersprechen

Wenn Sie eine falsche Rechnung erhalten haben und dagegen Widerspruch einlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rechnung prüfen: Wenn Sie eine Rechnung erhalten haben, die Sie für fehlerhaft halten, prüfen Sie diese zunächst gründlich. Wo liegt der Fehler? Welcher Posten wurde falsch berechnet, stimmt die Kundennummer nicht überein oder haben Sie andere Konditionen vereinbart? Alle Fehler, die Sie in der Rechnung finden können, sollten Sie notieren.
2. Kontakt zum Rechnungssteller aufnehmen: In vielen Fällen wurde eine falsche Rechnung versehentlich ausgestellt. Nehmen Sie daher Kontakt zum Unternehmen auf, um dort mit der Buchhaltung die Fehler durchzusprechen. Eventuell lässt sich schon auf kurzem Weg die Rechnung korrigieren.
3. Rechnung nicht bezahlen: Wenn Sie eindeutig Fehler in der Rechnung nachweisen konnten, zahlen Sie die Rechnung nicht. Sobald Sie die Zahlung ausführen, erkennen Sie die Rechnung an – ein Widerspruch gegen die falsche Rechnung ist dann nicht mehr möglich.
4. Falscher Rechnung widersprechen: Sofern Sie nicht direkt mit dem Unternehmen den Fehler besprechen und eine Korrektur anfordern konnten, haben Sie als Kunde die Möglichkeit, die falsche Rechnung zurückzuweisen. Damit widersprechen Sie automatisch auch dem Vertragsschluss. Reichen Sie den Widerspruch gegen die Rechnung unbedingt schriftlich ein, bestenfalls per Einschreiben. So können Sie im Nachgang auch beweisen, dass Sie Widerspruch gegen die Rechnung eingelegt haben.
5. Unternehmen prüft die Rechnung: Wenn Sie Widerspruch gegen die Rechnung eingelegt haben, ist das Unternehmen dazu verpflichtet, die Rechnung zu prüfen. Unter Umständen erkennt das Unternehmen den Fehler an und stellt Ihnen eine Rechnungskorrektur aus. Beharrt das Unternehmen jedoch auf der Rechnung, erhalten Sie im Anschluss in der Regel ein weiteres Schreiben, in dem das Unternehmen die Gründe dafür vorlegt. Auch ein Schreiben vom Rechtsanwalt oder Inkassobüro kann die Folge sein – sie sind nach dem Widerspruch jedoch nicht dazu verpflichtet, auf dieses Schreiben zu reagieren. Je nach Einzelfall ist eine schnelle Reaktion dennoch sinnvoll.

Wie sollte ein Widerspruch gegen eine falsche Rechnung aussehen?

Wenn Sie gegen eine Rechnung Widerspruch einlegen möchten, sollte dieser gut begründet sein. Es genügt nicht, dem Unternehmen nur mitzuteilen, dass die Rechnung falsch ist – Sie müssen detailliert darauf eingehen, wo genau die Fehler liegen. Außerdem sollte der Widerspruch klar als solcher zu erkennen sein. Wählen Sie daher einen aussagekräftigen Betreff, beispielsweise „Widerspruch gegen falsche Rechnung“ oder „Rechnung Widerspruch“. Oder nutzen Sie unser Musterdokument, mit dem Sie ganz einfach einen Widerspruch formulieren können.

Außgerdem müssen folgende Inhalte in dem Widerspruch zwingend angegeben werden:

• Vorname und Name des Rechnungsempfängers
• Kundennummer, Vertragsnummer o. ä.
• Rechnungsnummer
• Rechnungsbetrag
• Rechnungsdatum
• Detaillierte Beschreibung des Fehlers in der Rechnung (ggf. mit Begründung)
• Aufforderung zu korrigierter Rechnung
• Frist für die Korrekturrechnung

Widersprechen Sie der Rechnung immer schriftlich. Sinnvoll ist es, den Widerspruch per Einschreiben mit Rückschein zu versenden, damit Sie einen Nachweis über die Zustellung erhalten. Alternativ können Sie den Widerspruch auch persönlich abgeben oder als Fax mit Sendeberichtsbestätigung versenden. Mündlich oder telefonisch sollten Sie das Unternehmen nicht über den Widerspruch informieren, da hier kein Nachweis über den Erhalt möglich ist.

Welche Folgen hat ein Widerspruch gegen die Rechnung?

Sobald Sie schriftlich Widerspruch gegen eine Rechnung einlegen, gilt die Forderung als bestritten. Damit drohen Ihnen erst einmal keine Inkassogebühren oder Verzugszinsen, während der Sachverhalt geklärt wird. Offiziell befinden Sie sich nicht im Zahlungsverzug, sodass keine Verzugsfristen laufen.

Sollten Sie nach dem Widerspruch gegen die Rechnung dennoch Post von einem Inkassobüro erhalten, informieren Sie das Inkassounternehmen darüber, dass von Ihnen bereits dem Gläubiger gegenüber Widerspruch gegen die Rechnung eingelegt wurde. Das Inkassobüro wird sich dann zur Klärung zunächst an das Unternehmen wenden und hier eine Stellungnahme einfordern. Eventuelle Mahn- oder Inkassogebühren, die im Schreiben des Inkassobüros gefordert werden, sind hinfällig.

Auch eine Meldung an die Schufa ist im Falle eines Widerspruchs nicht zulässig. Sollte dennoch eine Meldung stattfinden, können Sie bei der Schufa mit einem Nachweis über den Widerspruch gegen die falsche Rechnung die Löschung des Eintrags fordern. In der Regel kommt die Schufa dieser Aufforderung binnen weniger Tage nach.

Fertigen Sie noch vor dem Absenden des Widerspruchs eine Kopie des Schreibens an, damit Sie im Falle von Inkasso-Forderungen oder Schufa-Einträgen einen Nachweis darüber haben, dass die Forderung der Rechnung offiziell bestritten wurde.

Im Idealfall kümmert sich nach dem Widerspruch das Unternehmen nach dem Widerspruch selbst um eine Klärung der Fehler und sendet Ihnen im Anschluss eine korrigierte Rechnung zu. So kommt der Widerspruch gegen die Rechnung automatisch zu einem Abschluss, sofern die neue Rechnung den korrekten Vertragsbedingungen entspricht.

Verweigert das Unternehmen allerdings die Korrektur, sind weitere Schritte nötig. Wenn das Unternehmen weiterhin auf die Forderung besteht, dafür aber keine Gründe erläutert, sollten Sie Ihren Rechnungswiderspruch aufrechterhalten, damit sich keine Zahlungspflicht ergibt. Das gilt auch dann, wenn das Unternehmen zwar auf den Widerspruch eingeht, aber dennoch keine oder eine falsche Begründung für die Rechnung angibt. Zahlen Sie den Rechnungsbetrag erst, wenn alle Umstände vollständig geklärt wurden.

Wie lange kann man Widerspruch einlegen?

Gegen eine falsche Rechnung sollten Sie grundsätzlich so schnell wie möglich Widerspruch einlegen. Gesetzlich gibt es keine Regelung dazu, wie lange Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen können. Auch Widerspruchsfristen sucht man im Gesetzbuch vergeblich. Der Widerspruch sollte daher unverzüglich bzw. innerhalb weniger Tage nach Rechnungseingang erfolgen. Mögliche Fristen ergeben sich ausschließlich aus den vertraglich vereinbarten Rechnungskonditionen, sodass sich auch ein Blick in den Kaufvertrag bzw. Werkvertrag lohnt – möglicherweise wurden hier Fristen vereinbart. Mitunter gelten auch für Online-Verträge andere Fristen.

Kann man Widerspruch gegen eine bereits beglichene Rechnung einlegen?

Gegen eine bereits bezahlte Rechnung können Sie keinen Widerspruch einlegen. Mit der Zahlung gilt die Forderung als anerkannt, sodass hier kein nachträglicher Widerspruch möglich ist. Aus diesem Grund sollten Sie jede Rechnung grundsätzlich vor der Zahlung genau prüfen und den Betrag nur überweisen, wenn die Forderung korrekt ist.

Eine Ausnahme gibt es allerdings: Wenn Sie bei der Zahlung eine Bemerkung zum Widerspruch beifügen oder Sie die Zahlung unter Vorbehalt durchführen, so kann auch nach der Zahlung noch Widerspruch eingelegt werden.

Kann man eine falsche Rechnung einfach ignorieren?

Sie sollten falsche Rechnungen auf keinen Fall einfach ignorieren. Es besteht auch dann eine offene Forderung gegen Sie, wenn die Rechnung fehlerhaft ist. Zahlen Sie diese Rechnung nicht, legen aber auch keinen Widerspruch ein, so geraten Sie in Zahlungsverzug. Dies könnte im Anschluss zu Inkassogebühren oder Mahnungen führen, die Sie zusätzlich zu zahlen haben. Die einzige Möglichkeit, gegen eine fehlerhafte Rechnung vorzugehen, ist daher der Widerspruch – nur dann gilt die Rechnung offiziell als bestritten.

Sie sollten eine Rechnung niemals einfach ignorieren, damit keine Mahngebühren oder Inkassokosten für Sie entstehen. Eine falsche Rechnung gilt nur dann als bestritten, wenn Sie Widerspruch dagegen einlegen.

Was ist zu tun, wenn die Rechnung an ein Inkassobüro ging?

Sobald das Unternehmen die Rechnung an ein Inkassobüro weiterleitet, findet die weitere Kommunikation über das Inkassounternehmen statt. In der Regel erhalten Sie nun Mahnungen, die zusätzlich zum Rechnungsbetrag auch Inkassogebühren und/oder Verzugskosten enthalten. Diese Kosten sind allerdings unberechtigt, da Sie der Hauptforderung bereits widersprochen haben. Solang keine korrekte Rechnung vorliegt, befinden Sie sich nicht im Verzug. Halten Sie in diesem Fall den Forderungswiderspruch aufrecht und leisten Sie keine Zahlung. Teilen Sie jedoch dem Inkassounternehmen mit, dass Sie gegen die Hauptforderung Widerspruch eingelegt haben, damit diese den Sachverhalt mit dem Rechnungssteller klären können.

Was passiert, wenn ich einen Mahnbescheid erhalte?

Wartet das Unternehmen auf den Ausgleich offener Forderungen, kann es einen Mahnbescheid beantragen, um so den Zahlungsdruck zu erhöhen. Das Amtsgericht prüft dabei nicht die Richtigkeit der Rechnungen, sodass der Mahnbescheid unabhängig von einem eventuellen Widerspruch versendet wird. Sobald Sie einen solchen Bescheid erhalten, sollten Sie innerhalb der zweiwöchigen Frist auch dieser Forderung widersprechen. Dem Mahnbescheid liegt ein entsprechendes Widerspruchsformular bei, welches Sie dazu verwenden können. Der Widerspruch gegen den Mahnbescheid zieht ein gerichtliches Verfahren nach sich, bei dem die Richtigkeit der Rechnung geprüft wird.

Möglichkeit 1: Vollstreckungsbescheid trifft ein

Wenn Sie gegen den Mahnbescheid keinen fristgerechten Widerspruch eingelegt haben, erhalten Sie einen Vollstreckungsbescheid, der zur Pfändung Ihrer Wertgegenstände berechtigt. Auch gegen den Vollstreckungsbescheid können Sie jedoch binnen einer Frist von zwei Wochen Einspruch einlegen, um die Pfändung abzuwenden.

Möglichkeit 2: Gerichtliches Verfahren nach einem Rechnungswiderspruch

Nach einem Rechnungswiderspruch mit Mahnverfahren hat der Gläubiger das Recht, auf Antrag einen Gerichtsprozess zur Klärung des Sachverhalts zu fordern. Auch wenn Sie Einspruch gegen einen Vollstreckungsbescheid eingelegt haben, erfolgt automatisch ein Prozess, um die Korrektheit der Rechnung zu klären. Hier ist das Unternehmen dazu verpflichtet, die Richtigkeit der Rechnung zu beweisen.

Während es beim Widerspruch gegen eine Rechnung keine vorgeschriebenen Fristen gibt, müssen Sie sich sowohl beim Mahnbescheid als auch beim Vollstreckungsbescheid an die zweiwöchige Widerspruchs- bzw. Einspruchsfrist halten. Ansonsten droht Ihnen die Pfändung.

Wie kann ein Anwalt bei einer falschen Rechnung helfen?

Ein Fachanwalt für Vertragsrecht hilft Ihnen dabei, gegen eine unberechtigte Forderung vorzugehen. Im ersten Schritt prüft der Anwalt die Rechnung, um eventuelle Fehler aufzudecken. Dafür findet häufig auch ein Abgleich mit dem Kaufvertrag bzw. Werkvertrag statt. Im Anschluss formuliert der Anwalt für Sie den Widerspruch, um das Unternehmen zur Rechnungskorrektur aufzufordern. Bleibt dieser Versuch erfolglos, begleitet Sie der Anwalt für Vertragsrecht auch durch das Mahnverfahren bis hin zum gerichtlichen Prozess.

Die KLUGO Partner-Anwälte und Rechtsexperten helfen Ihnen dabei, gegen eine falsche Rechnung vorzugehen. Nutzen Sie dafür die unverbindliche Erstberatung, bei der Sie eine erste Einschätzung zum Sachverhalt durch die KLUGO Rechtsexperten erhalten. Im Anschluss entscheiden Sie selbst, ob Sie sich anwaltlich vertreten lassen möchten.