Falsche Rechnung: So gelingt der Widerspruch

Fehler bei der Rechnungsstellung kommen oft vor. Hast du eine falsche Rechnung erhalten, solltest du diese nicht einfach zahlen – sonst gibt's Ärger mit dem Unternehmen. Besser ist es, Widerspruch gegen die falsche Rechnung einzulegen.

Wenn du eine falsche Rechnung erhalten hast und dagegen Widerspruch einlegen möchtest, geh so vor:

1. Rechnung prüfen: Hast du eine Rechnung erhalten, die du für fehlerhaft hältst, prüfe sie gründlich. Wo liegt der Fehler? Wurde ein Posten falsch berechnet, stimmt die Kundennummer nicht oder hast du andere Konditionen vereinbart? Notiere alle Fehler, die du findest.

2. Kontakt zum Rechnungssteller aufnehmen: In vielen Fällen wurde eine falsche Rechnung versehentlich ausgestellt. Nimm daher Kontakt zum Unternehmen auf, um dort mit der Buchhaltung die Fehler durchzusprechen. Eventuell lässt sich schon auf kurzem Weg die Rechnung korrigieren.

3. Rechnung nicht bezahlen: Wenn du eindeutig Fehler in der Rechnung findest, zahle sie nicht. Sobald du die Rechnung bezahlst, erkennst du sie an – ein Widerspruch ist dann nicht mehr möglich.

4. Falscher Rechnung widersprechen: Konntest du den Fehler nicht direkt mit dem Unternehmen besprechen und eine Korrektur anfordern, hast du als Kunde die Möglichkeit, die falsche Rechnung zurückzuweisen. Damit widersprichst du automatisch auch dem Vertragsschluss. Reiche den Widerspruch unbedingt schriftlich ein, am besten per Einschreiben. So kannst du später nachweisen, dass du Widerspruch eingelegt hast.

5. Unternehmen prüft die Rechnung: Hast du Widerspruch gegen die Rechnung eingelegt, ist das Unternehmen verpflichtet, die Rechnung zu prüfen. Möglicherweise erkennt es den Fehler an und stellt dir eine korrigierte Rechnung aus. Wenn das Unternehmen jedoch an der Rechnung festhält, bekommst du in der Regel ein weiteres Schreiben, in dem es die Gründe dafür erklärt. Auch ein Schreiben von einem Rechtsanwalt oder Inkassobüro kann folgen – du bist jedoch nach dem Widerspruch nicht verpflichtet, darauf zu reagieren. In manchen Fällen kann eine schnelle Reaktion trotzdem sinnvoll sein.

Möchtest du gegen eine Rechnung Widerspruch einlegen, sollte dieser gut begründet sein. Es reicht nicht, dem Unternehmen einfach mitzuteilen, dass die Rechnung falsch ist – du musst genau erklären, wo die Fehler liegen. Der Widerspruch sollte außerdem klar als solcher erkennbar sein. Wähle einen aussagekräftigen Betreff, wie zum Beispiel „Widerspruch gegen falsche Rechnung“ oder „Rechnung Widerspruch“. Oder nutze unser Musterdokument, um den Widerspruch einfach zu formulieren.

Außerdem müssen folgende Inhalte in dem Widerspruch zwingend angegeben werden:

• Vorname und Name des Rechnungsempfängers

• Kundennummer, Vertragsnummer o. ä.

• Rechnungsnummer

• Rechnungsbetrag

• Rechnungsdatum

• Detaillierte Beschreibung des Fehlers in der Rechnung (ggf. mit Begründung)

• Aufforderung zu korrigierter Rechnung

• Frist für die Korrekturrechnung

Sobald du schriftlich Widerspruch gegen eine Rechnung einlegst, gilt die Forderung als bestritten. Damit drohen dir vorerst keine Inkassogebühren oder Verzugszinsen, während der Sachverhalt geklärt wird. Offiziell befindest du dich nicht im Zahlungsverzug, sodass keine Verzugsfristen laufen.

Solltest du nach dem Widerspruch gegen die Rechnung dennoch Post von einem Inkassobüro erhalten, informiere das Inkassounternehmen darüber, dass du bereits dem Gläubiger gegenüber Widerspruch gegen die Rechnung eingelegt hast. Das Inkassobüro wird sich dann zur Klärung zunächst an das Unternehmen wenden und hier eine Stellungnahme einfordern. Eventuelle Mahn- oder Inkassogebühren, die im Schreiben des Inkassobüros gefordert werden, sind hinfällig.

Auch eine Meldung an die Schufa ist im Falle eines Widerspruchs nicht zulässig. Sollte dennoch eine Meldung stattfinden, kannst du bei der Schufa mit einem Nachweis über den Widerspruch gegen die falsche Rechnung die Löschung des Eintrags fordern. In der Regel kommt die Schufa dieser Aufforderung binnen weniger Tage nach.

Im Idealfall kümmert sich nach dem Widerspruch das Unternehmen nach dem Widerspruch selbst um eine Klärung der Fehler und sendet Ihnen im Anschluss eine korrigierte Rechnung zu. So kommt der Widerspruch gegen die Rechnung automatisch zu einem Abschluss, sofern die neue Rechnung den korrekten Vertragsbedingungen entspricht.

Verweigert das Unternehmen allerdings die Korrektur, sind weitere Schritte nötig. Wenn das Unternehmen weiterhin auf die Forderung besteht, dafür aber keine Gründe erläutert, solltest du deinen Rechnungswiderspruch aufrechterhalten, damit sich keine Zahlungspflicht ergibt. Das gilt auch dann, wenn das Unternehmen zwar auf den Widerspruch eingeht, aber dennoch keine oder eine falsche Begründung für die Rechnung angibt. Zahle den Rechnungsbetrag erst, wenn alle Umstände vollständig geklärt wurden.

Gegen eine falsche Rechnung solltest du grundsätzlich so schnell wie möglich Widerspruch einlegen. Gesetzlich gibt es keine Regelung dazu, wie lange du von deinem Widerspruchsrecht Gebrauch machen kannst. Auch Widerspruchsfristen sucht man im Gesetzbuch vergeblich. Der Widerspruch sollte daher unverzüglich bzw. innerhalb weniger Tage nach Rechnungseingang erfolgen. Mögliche Fristen ergeben sich ausschließlich aus den vertraglich vereinbarten Rechnungskonditionen, sodass sich auch ein Blick in den Kaufvertrag bzw. Werkvertrag lohnt – möglicherweise wurden hier Fristen vereinbart. Mitunter gelten auch für Online-Verträge andere Fristen.

Gegen eine bereits bezahlte Rechnung kannst du keinen Widerspruch mehr einlegen. Mit der Zahlung gilt die Forderung als anerkannt, sodass ein nachträglicher Widerspruch nicht mehr möglich ist. Deshalb solltest du jede Rechnung grundsätzlich vor der Zahlung genau prüfen und den Betrag nur überweisen, wenn die Forderung korrekt ist.

Es gibt jedoch eine Ausnahme: Wenn du bei der Zahlung eine Bemerkung zum Widerspruch beifügst oder die Zahlung unter Vorbehalt durchführst, kannst du auch nach der Zahlung noch Widerspruch einlegen.

Du solltest falsche Rechnungen auf keinen Fall einfach ignorieren. Es besteht auch dann eine offene Forderung gegen dich, wenn die Rechnung fehlerhaft ist. Zahlst du diese Rechnung nicht, legst aber auch keinen Widerspruch ein, gerätst du in Zahlungsverzug. Das könnte zu Inkassogebühren oder Mahnungen führen, die du zusätzlich zahlen musst. Die einzige Möglichkeit, gegen eine fehlerhafte Rechnung vorzugehen, ist daher der Widerspruch – nur dann gilt die Rechnung offiziell als bestritten.

Sobald das Unternehmen die Rechnung an ein Inkassobüro weiterleitet, findet die weitere Kommunikation über das Inkassounternehmen statt. In der Regel erhältst du nun Mahnungen, die zusätzlich zum Rechnungsbetrag auch Inkassogebühren und/oder Verzugskosten enthalten. Diese Kosten sind allerdings unberechtigt, da du der Hauptforderung bereits widersprochen hast. Solange keine korrekte Rechnung vorliegt, befindest du dich nicht im Verzug. Halte in diesem Fall den Forderungswiderspruch aufrecht und leiste keine Zahlung. Teile jedoch dem Inkassounternehmen mit, dass du gegen die Hauptforderung Widerspruch eingelegt hast, damit es den Sachverhalt mit dem Rechnungssteller klären kann.

Wartet das Unternehmen auf den Ausgleich offener Forderungen, kann es einen Mahnbescheid beantragen, um den Zahlungsdruck zu erhöhen. Das Amtsgericht prüft dabei nicht die Richtigkeit der Rechnungen, sodass der Mahnbescheid unabhängig von einem eventuellen Widerspruch versendet wird. Sobald du einen solchen Bescheid erhältst, solltest du innerhalb der zweiwöchigen Frist auch dieser Forderung widersprechen. Dem Mahnbescheid liegt ein entsprechendes Widerspruchsformular bei, das du dafür verwenden kannst. Der Widerspruch gegen den Mahnbescheid zieht ein gerichtliches Verfahren nach sich, bei dem die Richtigkeit der Rechnung geprüft wird.

Wenn du gegen den Mahnbescheid keinen fristgerechten Widerspruch eingelegt hast, erhältst du einen Vollstreckungsbescheid, der zur Pfändung deiner Wertgegenstände berechtigt. Auch gegen den Vollstreckungsbescheid kannst du jedoch binnen einer Frist von zwei Wochen Einspruch einlegen, um die Pfändung abzuwenden.

Nach einem Rechnungswiderspruch mit Mahnverfahren hat der Gläubiger das Recht, auf Antrag einen Gerichtsprozess zur Klärung des Sachverhalts zu fordern. Auch wenn du Einspruch gegen einen Vollstreckungsbescheid eingelegt hast, erfolgt automatisch ein Prozess, um die Korrektheit der Rechnung zu klären. Hier ist das Unternehmen dazu verpflichtet, die Richtigkeit der Rechnung zu beweisen.

Ein Fachanwalt für Vertragsrecht hilft Ihnen dabei, gegen eine unberechtigte Forderung vorzugehen. Im ersten Schritt prüft der Anwalt die Rechnung, um eventuelle Fehler aufzudecken. Dafür findet häufig auch ein Abgleich mit dem Kaufvertrag bzw. Werkvertrag statt. Im Anschluss formuliert der Anwalt für dich den Widerspruch, um das Unternehmen zur Rechnungskorrektur aufzufordern. Bleibt dieser Versuch erfolglos, begleitet dich der Anwalt für Vertragsrecht auch durch das Mahnverfahren bis hin zum gerichtlichen Prozess.

Die KLUGO Partner-Anwälte und Rechtsexperten helfen Ihnen dabei, gegen eine falsche Rechnung vorzugehen. Nutze dafür die unverbindliche Erstberatung, bei der du eine erste Einschätzung zum Sachverhalt durch die KLUGO Rechtsexperten erhältst. Im Anschluss entscheidest du selbst, ob du dich anwaltlich vertreten lassen möchten.