Gastbeitrag von Matera Hausverwaltung: Alles, was Eigentümer wissen müssen
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Eine Hausverwaltung kümmert sich um die wichtigen Aufgaben rund um deine Immobilie – sei es für eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG), vermietete Objekte oder einzelne Eigentumswohnungen. Doch die Suche nach einer guten Verwaltung kann heutzutage eine echte Herausforderung sein.
Worauf du achten solltest, welche Aufgaben eine Hausverwaltung übernimmt und wie du einen passenden Verwalter findest, erfährst du bei uns.
Hausverwaltung Das Wichtigste in Kürze
Eine Hausverwaltung übernimmt die Verwaltung von Immobilien, je nach Modell z. B. für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG), vermietete Objekte oder einzelne Eigentumswohnungen.
Zu ihren Aufgaben zählen u. a. die Organisation von Eigentümerversammlungen, die Instandhaltung des Gebäudes sowie die Verwaltung der gemeinschaftlichen Finanzen.
Durch Fachkräftemangel und demografischen Wandel wird die Suche nach einer guten Hausverwaltung zunehmend schwierig. Eigentümer sollten auf Erreichbarkeit, transparente Prozesse, digitale Arbeitsweisen und rechtssichere Abläufe achten.
Was ist eine Hausverwaltung – und welche Arten gibt es?
Eine Hausverwaltung übernimmt alle organisatorischen, kaufmännischen und technischen Aufgaben, die rund um eine Immobilie anfallen. Es kann sich hierbei sowohl um Wohngebäude als auch Gewerbeobjekte handeln. Je nach Nutzung und Eigentumslage unterscheiden sich die Schwerpunkte der Verwaltungsarbeit deutlich.
Die WEG-Verwaltung ist für das sogenannte Gemeinschaftseigentum in einer Wohnungseigentümergemeinschaft zuständig – also etwa für Treppenhaus, Aufzug oder Dach. Sie kümmert sich um Instandhaltung, Abrechnungen und die Organisation der Eigentümerversammlungen.
Im Gegensatz dazu betreut die Mietverwaltung Immobilien, die einem einzelnen Eigentümer gehören und vermietet werden. Hier stehen Themen wie Mietverträge, Zahlungsüberwachung und Mieterkommunikation im Vordergrund.
Die Sondereigentumsverwaltung richtet sich an Eigentümer, die eine einzelne Wohnung innerhalb einer WEG vermieten, aber die Verwaltungsaufgaben abgeben möchten.
Darüber hinaus gibt es die Gewerbeverwaltung, die sich auf Büro-, Laden- oder Industrieflächen konzentriert.
WEG-Verwaltung:
Zuständig für das Gemeinschaftseigentum in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (z. B. Treppenhaus, Aufzug, Dach)
Aufgaben: Instandhaltung, Abrechnungen, Organisation der Eigentümerversammlungen
Mietverwaltung:
Betreut Immobilien, die einem einzelnen Eigentümer gehören und vermietet werden
Aufgaben: Mietverträge, Zahlungsüberwachung, Mieterkommunikation
Sondereigentumsverwaltung:
Richtet sich an Eigentümer, die eine einzelne Wohnung innerhalb einer WEG vermieten, aber Verwaltungsaufgaben abgeben möchten
Gewerbeverwaltung:
Fokussiert sich auf Büro-, Laden- oder Industrieflächen
⚠️ Wichtig: Eigentümer sollten den Unterschied zwischen Gemeinschafts- und Sondereigentum kennen – denn dieser bestimmt, wer für welchen Teil des Gebäudes verantwortlich ist und welche Art der Verwaltung infrage kommt.
Diese Aufgaben übernimmt eine Hausverwaltung Wofür ist die Verwaltung zuständig?
Die Aufgaben einer Hausverwaltung reichen weit über das Versenden von Abrechnungen hinaus. Sie ist ein Bindeglied zwischen Eigentümern, Dienstleistern und je nach Art der Verwaltung auch Mietern.
Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:
Finanzen im Blick behalten: Hausgeld einziehen, Abrechnungen erstellen, Rücklagen verwalten
Guten Gebäudezustand sicherstellen: Reparaturen koordinieren, Wartungen organisieren, Handwerker beauftragen
Rechtssicherheit garantieren: Vorschriften einhalten, Verträge prüfen, Beschlüsse umsetzen
Organisation & Kommunikation: Eigentümerversammlungen vorbereiten, Dokumente bereitstellen, Anliegen klären
Je nach Verwaltungsform unterscheiden sich die Zuständigkeiten. Klar ist: Eine gute Hausverwaltung schafft Ordnung, entlastet Eigentümer und sorgt für den langfristigen Werterhalt der Immobilie.
⚠️ Wichtig: Wofür braucht eine WEG ein eigenes Konto?
Zu den zentralen Aufgaben einer Hausverwaltung gehört die transparente und sichere Verwaltung der gemeinschaftlichen Finanzen, hier kommt das WEG-Eigenkonto ins Spiel.
Dieses Konto, auch offenes Fremdgeldkonto genannt, wird auf den Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft geführt und dient als zentrale Abrechnungsstelle für alle gemeinschaftlichen Geldflüsse – von Hausgeldzahlungen über Rücklagen bis hin zu Dienstleisterrechnungen.
Ein entscheidender Vorteil: Das Guthaben bleibt auch bei einer Insolvenz oder Pfändung der Hausverwaltung geschützt. Für Eigentümer bedeutet das maximale Sicherheit und für die Verwaltung eine saubere Trennung zwischen Gemeinschafts- und Privatvermögen. So kann eine ordnungsgemäße Buchführung sichergestellt werden.
So sollte eine Eigentümerversammlung ablaufen
Ein weiterer Bestandteil der Aufgaben einer Hausverwaltung ist die Organisation und Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung. Hier werden wichtige Beschlüsse gefasst, Finanzen besprochen und Sanierungsmaßnahmen geplant.
Eine gute Vorbereitung ist entscheidend: Die Hausverwaltung muss fristgerecht zur Versammlung einladen, die Tagesordnung zusammenstellen und für alle nötigen Unterlagen sorgen
Am Tag der Versammlung übernimmt sie meist die Leitung – inklusive Anwesenheitsprüfung, Diskussionsmoderation und Abstimmungen. Alles wird im Protokoll dokumentiert.
Nach der Versammlung folgt die Nachbereitung: Das Protokoll wird finalisiert, die Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung übertragen und alle Unterlagen an die Eigentümer verschickt.
💡 Gut zu wissen: Seit Oktober 2024 können Eigentümerversammlungen auch virtuell oder hybrid stattfinden, vorausgesetzt es besteht eine Dreiviertelmehrheit diesbezüglich in der Eigentümergemeinschaft. Diese Form der Versammlung bietet mehr Flexibilität und spart vielen Eigentümern Kosten sowie Zeit.
Allerdings muss darauf geachtet werden, dass im Vorfeld der nötige Beschluss gefasst wird, Datenschutz und Netiquette sichergestellt werden und es eine klare Rollenverteilung gibt.
Worauf Eigentümer achten sollten Tipps für die Hausverwaltersuche 2025
Die Suche nach einer zuverlässigen Hausverwaltung ist durch den Fachkräftemangel für viele WEGs zur Herausforderung geworden. Laut einer Studie von Yougov und Matera Deutschland GmbH hat jeder dritte Eigentümer Probleme bei der Verwaltersuche. Besonders betroffen sind kleine WEGs von drei bis zwölf Einheiten, die rund 62 % der 1,8 Millionen Wohngebäude in Deutschland ausmachen.
Viele Verwalter stehen außerdem kurz vor der Rente, während es an Nachfolgern mangelt. Es ist damit zu rechnen, dass in den nächsten fünf Jahren rund 25 % der Hausverwalter in den Ruhestand gehen.
Hinzu kommt, dass aktuelle Skandale von Hausverwaltungen rund um Veruntreuungen von WEG-Geldern das Vertrauen vieler Eigentümer schwächen.
So können WEGs sicherstellen, dass ihre aktuelle oder zukünftige Verwaltung passend und zuverlässig ist:
Verlässlichkeit prüfen: Achte auf pünktliche Abrechnungen, klare Kommunikation und transparente Prozesse – Veruntreuung von WEG-Geldern ist leider kein Einzelfall.
Leistung & Kosten: Klare Aufgabenverteilung und transparente Gebühren helfen, spätere Konflikte zu vermeiden.
Kundenzufriedenheit: Bewertungen und Empfehlungen geben Einblick in Qualität und Service.
Servicequalität: Eine gute Erreichbarkeit bei Fragen oder Problemen ist unerlässlich.
Digitale Arbeitsweise: Moderne Hausverwaltungen setzen auf transparente Online-Portale, automatisierte Prozesse und digitale Eigentümerversammlungen – das spart Zeit, schafft Übersicht und macht ihre WEG zukunftsfähig.
Selbstverwaltung Mehr Kontrolle für engagierte Eigentümer
Statt eine externe Hausverwaltung zu beauftragen, kann eine Wohnungseigentümergemeinschaft auch selbst die Verwaltung übernehmen. Seit der WEG-Reform 2020 ist dies gesetzlich erlaubt. In der Selbstverwaltung übernimmt ein Eigentümer als interner Verwalter die Aufgaben rund um Finanzen, Instandhaltung und Organisation. Das spart Kosten und stärkt den Zusammenhalt, erfordert aber auch Zeit, Wissen und Abstimmung.
Für kleinere WEGs mit engagierten Mitgliedern ist dieses Modell besonders interessant. Anbieter wie Matera unterstützen zusätzlich mit rechtlicher und kaufmännischer Expertise für mehr Sicherheit und Transparenz bei gleichzeitig voller Kontrolle innerhalb der Gemeinschaft.
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