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Nebenkostenabrechung: Nebenkosten zur Miete

Nebenkosten werden in der Regel auf den Mieter umgelegt – sofern dies im Mietvertrag vereinbart wurde. Es lohnt sich jedoch eine Überprüfung der Nebenkosten, da diese oft zu hoch angesetzt sind.

Welche Kosten gehören zu den Nebenkosten?

Der Begriff Nebenkosten umfasst alle Kosten, die zusätzlich zu zur Miete entstehen und vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden können, sofern eine entsprechende Klausel im Mietvertrag vereinbart wurde. Das Wort Nebenkosten hat sich umgangssprachlich zwar etablieren können, ist rechtlich betrachtet jedoch nur für gewerbliche Immobilien korrekt. Die Nebenkosten für Wohneinheiten werden offiziell als Betriebskosten bezeichnet und müssen im Rahmen der Nebenkostenabrechnung/ Betriebskostenabrechnung zusätzlich zu den eigentlichen Mietkosten an den Vermieter gezahlt werden.

Zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören:

  • Grundsteuer: Die Kosten der Grundsteuer werden von den Kommunen erhoben und können vom Vermieter an den Mieter weitergereicht werden.
  • Versicherungen: Zu den gängigsten Versicherungen, die in einem Mietverhältnis anfallen, zählen Gebäudeversicherungen und Haftpflichtversicherungen.
  • Warmwasser: Wasserkosten in der Nebenkostenabrechnung zur Miete sind vielfältig. Sie können u. a. die Grundgebühren umfassen, aber auch die Miet- oder Kaufkosten von Wasseruhren und Wasseraufbereitungsanlagen, sofern diese vorhanden sind.
  • Abwasser-Kosten: Neben gängigem Trinkwasser fallen in Mietverhältnissen auch Kosten für das Abwasser an. Hier sind u. a. Kosten für öffentliche Entwässerungsanlagen und Regenwasser enthalten.
  • Heizkosten: Zu den Heizkosten zählen alle Kosten für Schornsteinfeger, die Heizanlage, Reinigung und Wartung der Heizanlagen und die Kosten für den benötigten Brennstoff
  • Strom: Die umgelegten Nebenkosten für den Strom gelten u. a. für den benötigten Strom für die Beleuchtung von Hausfluren, Außenanlagen und ggf. Gartenbeleuchtung.
  • Aufzug: Alle anfallenden Kosten für den Betrieb und die Wartung eines Fahrstuhls können auf die Mieter des Hauses umgelegt werden.
  • Hausreinigung: Regelmäßige Reinigungen des Hausflurs, Arbeiten in Gartenanlagen, Ungezieferbeseitigung und allgemeine Hausmeisterdienste können ebenfalls in der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden.
  • Gemeinschaftsräume: Sofern Waschräume mit Waschmaschine oder Trockner, Sauna, Schwimmbad oder ähnliche Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, können die dafür anfallenden Kosten an den Mieter weitergegeben werden.
  • Straßenreinigung: Alle anfallenden Kosten für die Straßenreinigung, Müllabfuhr oder den Winterdienst können vom Vermieter in der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden.
  • Gemeinschaftsantenne/Kabelanschluss: Sofern vorhanden können die Kosten für Strom und Wartung von Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss vom Mieter zu tragen sein.

Eine genaue Regelung zu den umlagefähigen Nebenkosten muss im Mietvertrag enthalten sein.

Man unterscheidet bei den Betriebskosten zwischen „warmen Betriebskosten“ und „kalten Betriebskosten“. Warme Betriebskosten umfassen alle anfallenden Nebenkosten, inklusive Heizung und Warmwasser, während in den kalten Betriebskosten alle anderen Nebenkosten für den Mieter enthalten sind.

Ein Mieter von Wohnraum muss nur die sogenannten Betriebskosten zahlen. Betriebskosten sind Kosten, die dem Vermieter laufend am Mietobjekt entstehen und nicht zu den Verwaltungs- oder Instandsetzungsarbeiten gehören. In der Betriebskostenverordnung wird zwischen 17 verschiedenen Arten unterschieden.
Juliane Wolf
Volljuristin

Nebenkostenabrechnung: Umlage auf den Mieter

Die Nebenkosten auf den Mieter umzulegen gilt als üblich. Damit der Mieter einen vollen Überblick über die anfallenden Nebenkosten hat, sind diese gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung im Mietvertrag anzuführen. Viele Vermieter setzen bei der Abrechnung eine monatlich fällige Nebenkostenpauschale an. Dies ist jedoch keine Verpflichtung, denn der Vermieter kann selbst entscheiden, ob er die anfallenden Nebenkosten der Miete als Vorauszahlung verlangt oder in Form einer Pauschale einfordert.

Grundsätzlich gilt jedoch: Wenn der Mieter eine monatliche Nebenkosten-Pauschale vereinbart, ist eine zusätzliche Nebenkostenabrechnung mit eventuellen Nachzahlungen unzulässig.

Falls die Pauschale die anfallenden Kosten nicht deckt, ist der restliche Betrag vom Vermieter zu zahlen. Sollten die Nebenkosten geringer ausfallen als in der Pauschale veranschlagt, muss eine Anpassung der Nebenkostenpauschale stattfinden. Wenn die für den Vermieter anfallenden Kosten für die Nebenkosten steigen, kann eine Nebenkostenpauschale aber auch erhöht werden. Das ist jedoch nur möglich, wenn die Pauschale im Mietvertrag schriftlich vereinbart wurde, die Gründe für die Erhöhung klar dargelegt werden können und der Vermieter sich eine Pauschalerhöhung vorbehalten hat.

Von den Pauschalbeträgen ausgenommen sind generell Heiz- und Warmwasserkosten, da es sich um individuelle Werte handelt, die je nach eigenem Verbrauch stark schwanken können. Hier muss eine detaillierte, separate Abrechnung mit einer genauen Auflistung des Verbrauchs erfolgen. Weitere Informationen zu den Nebenkosten für Heizung und Warmwasser erhalten Sie in unserem Beitrag Heizkosten und deren Berechnung.

Anfallende Nebenkosten für den Vermieter

Es gibt natürlich auch anfallende Nebenkosten im Rahmen eines Mietverhältnisses, die nicht vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Dazu zählen einmalige Kosten, die laut Betriebskostenverordnung nicht umlagefähig sind. Da der Vermieter selbst für die bestimmungsgemäße Instandhaltung für den Gebrauch der Immobilie verantwortlich ist, müssen auch Reparaturen und Wartungen am Objekt vom Vermieter selbst getragen werden. Eventuelle Kosten für eine Hausverwaltung, die für die Verwaltung des Objekts zuständig ist, können von Vermieter ebenfalls nicht an den Mieter weitergegeben werden. Unter bestimmten Voraussetzungen ist es jedoch möglich, einen gleichbleibenden Betrag für die Verwaltungskosten zu vereinbaren, der in der Nebenkostenabrechnung aufgelistet wird. Zusätzlich anfallende Kosten wie Briefe, Porto, Telefonkosten oder Büromaterial fallen zwar regelmäßig an, können jedoch nicht auf den Mieter umgelegt werden.

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Eine weitere Ausnahme stellen die Kosten für Kaltwasser dar. Während Warmwasser je nach Verbrauch errechnet und in Rechnung gestellt werden muss, kann Kaltwasser auch pauschal im Rahmen der Nebenkostenabrechnung abgerechnet werden. Hier spielt der individuelle Verbrauch nur dann eine Rolle, wenn die einzelnen Wohneinheiten mit Wasseruhren versehen wurden. Andernfalls wird der Gesamtverbrauch des Kaltwassers einfach am Hauptwasserzähler abgelesen und mithilfe eines Verteilerschlüssels auf alle Mieter umgelegt.

Frist für die Nebenkostenabrechnung

Von allen im Mietverhältnis vereinbarten Pauschalen müssen Vermieter wichtige Fristen zur eigentlichen Betriebskostenabrechnung einhalten. Gemäß § 556 Abs. 3 S. 2 BGB ist dem Mieter die Abrechnung „spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraum“ vorzulegen. Hierbei gilt der 31.12. eines Jahres als Frist. Für Vermieter ist es wichtig, diese Frist einzuhalten, denn danach lassen sich Forderungen in Bezug auf mögliche Nachzahlungen gegen den Mieter nur noch schwer durchsetzen. Aber auch hier gibt es eine Ausnahmeregelung: War es dem Vermieter nicht möglich, diese Frist einzuhalten, kann die Nebenkostenabrechnung auch zu einem späteren Zeitpunkt übermittelt werden. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Mieter verzogen ist, ohne seine neue Anschrift zu hinterlassen.

Verjährungsfrist der Nebenkostenabrechnung

Auch bei der Nebenkostenabrechnung gibt es eine Verjährungsfrist. Wenn ein Vermieter die Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung nicht binnen einer Frist von drei Jahren geltend macht, verjähren diese. Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt jedoch erst nach Ablauf des Jahres, aus dem die Ansprüche stammen. Konkret bedeutet dies: Erhalten Sie als Mieter die Betriebskostenabrechnung zum 05.05.2019, beginnt mit dem 01.01.2020 die Verjährungsfrist. Die endgültige Verjährung wäre in diesem Fall zum Stichtag am 31.12.2022. Beachten Sie jedoch den Unterschied zwischen Abrechnungsfrist und Verjährungsfrist: Liegt noch keine Abrechnung vor, beginnt auch noch keine Verjährungsfrist.

Übrigens: Stellt der Vermieter die Nebenkostenabrechnung nach Ablauf der zwölfmonatigen Zustellungsfrist zu, besteht seitens des Vermieters kein Anspruch mehr auf eventuelle Nachzahlungen. Anders sieht es jedoch im Falle eines Guthabens auf der Seite des Mieters aus. In diesem Fall kann auch unabhängig von der abgelaufenen Frist der Anspruch auf Auszahlung des Guthabens geltend gemacht werden.

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Bei der Nebenkostenabrechnung gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Wenn der Vermieter nicht innerhalb dieser Frist die Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung geltend macht, verjähren diese.

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MINEKO – Nebenkostenabrechnung

Für die korrekte Nebenkostenabrechnung ist nicht nur die Einhaltung der Fristen wichtig, sondern auch die Vollständigkeit und Richtigkeit der Abrechnung. Sollte die Nebenkostenabrechnung zu spät zugestellt, unvollständig oder gar fehlerhaft sein, hat der Mieter nach § 556 Abs. 3 S. 5 BGB das Recht, innerhalb von zwölf Monaten nach Zustellung der Nebenkostenabrechnung Einwände gegen diese geltend zu machen. Sofern der Mieter keine Einwände hat, muss der Rechnungsbetrag binnen einer Frist von 30 Tagen beglichen werden.

Fristen für nebenkostenabrechnung (NKA) für Mieter und Vermieter – Infografik
Fristen für Nebenkostenabrechnung (NKA) für Mieter und Vermieter – Infografik

Nebenkostennachzahlung oft zu hoch

Aktuelle Statistiken zeigen, dass viele Mieter zum Jahresende eine zu hohe Nebenkostennachzahlung erhalten. Für den Vermieter besteht die Pflicht, die Berechnung der Kosten anhand der Daten aus dem Vorjahr vorzunehmen, um am Ende eine realistische Zahl ermitteln zu können. Kostensteigerungen lassen sich jedoch auf den Mieter umlegen, sodass auch eine höhere Nebenkostennachzahlung zunächst einmal Gültigkeit besitzt. Damit eine eingehende Prüfung stattfinden kann, steht der Vermieter in der Pflicht, dem Mieter Einsicht in alle relevanten Unterlagen zu gewähren.

Nebenkostencheck über MINEKO – Infografik
Nebenkostencheck über MINEKO – Infografik

Ein berechtigter Einwand besteht auch dann, wenn die Nebenkosten bewusst zu niedrig angesetzt wurden, um Mieter in das Wohnobjekt zu locken. Wurde der Mieter bezüglich der zu erwartenden Nebenkosten tatsächlich getäuscht, kann unter Umständen Schadenersatz geltend gemacht werden.

Grundsätzlich schwankt die Höhe der Betriebskosten auch abhängig von der Region. Das liegt insbesondere an den Betriebskostenpositionen Grundsteuer, Wasser, Abwasser und Müllbeseitigung, deren Höhe von der jeweiligen Stadt oder dem Landkreis veranschlagt werden.

Um auf Nummer sicher zu gehen, lohnt sich für Vermieter und Mieter ein Blick auf den Betriebskostenspiegel für Deutschland. So ist direkt ersichtlich, in welcher Höhe die Betriebskosten zu erwarten bzw. angemessen sind. Natürlich fließt der aktuelle Betriebskostenspiegel auch in unsere kostenlose Überprüfung der Nebenkostenabrechnung mit ein.

§ 2 Betriebskostenverordnung


Betriebskosten im Sinne des § 2 Betriebskostenverordnung sind öffentliche Lasten des Grundstücks, Kosten für die Wasserversorgung und Entwässerung, der Heizungs- und Warmwasseranlage, der Müllabholung, der Aufzugswartung, Gartenpflege, Beleuchtung, Gebäudereinigung und Versicherungen.

Alle wichtigen Punkte zum Thema Nebenkostenabrechnung für Sie zusammengefasst:

  • Nebenkosten werden auf den Mieter umgelegt.
  • Die Betriebskostenverordnung regelt, welche Nebenkosten umgelegt werden dürfen.
  • Für die Nebenkostenabrechnung gilt der 31.12. eines Jahres als gängiger Fristtermin.
  • Nebenkostennachzahlungen sind oft zu hoch angesetzt. Hier kann sich der Mieter alle relevanten Unterlagen des Vermieters vorlegen lassen, um die Kosten zu prüfen.

Sollten Sie Fragen zum Thema Nebenkostenabrechnung haben, helfen wir Ihnen gern im Rahmen einer Erstberatung weiter. Unsere kompetenten Fachanwälte stehen Ihnen dabei mit juristischem Rat zur Seite und unterstützen Sie bei allen Anliegen. KLUGO ist Ihr Ansprechpartner bei der Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung!