So gehst du vor Lohnabrechnung prüfen

Du kannst sowohl selbst die Lohnabrechnung prüfen als auch einen erfahrenen Experten beauftragen.

Die Lohnabrechnung ist das zentrale Dokument, das in regelmäßigen Abständen Arbeitnehmern ausgehändigt wird und Auskunft darüber gibt, wie sich dein Lohn bzw. dein Gehalt zusammensetzt. Der Gesetzgeber verpflichtet deinen Arbeitgeber in § 108 der Gewerbeordnung (kurz: GewO) dazu, bestimmte Angaben in der Lohnabrechnung aufzuführen.

Damit gehören folgende Informationen unbedingt in die Lohnabrechnung:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers

• Name und Anschrift des Arbeitnehmers

• Geburtsdatum des Arbeitnehmers

• Versicherungsnummer

• Steuerklasse

• Steuer-ID

• Beginn der Beschäftigung

• Ende der Beschäftigung

• Zeitraum der Abrechnung

Daneben gibt es weitere Informationen rund um das Entgelt, die in der Lohnabrechnung enthalten sein müssen:

• Bruttolohn

• Angaben zu geldwerten Vorteilen bzw. Sachbezügen

• Angaben zu vermögenswirksamen Leistungen

• Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge

• Steuerfreibeträge

• Kirchensteuerabzug

• Sozialversicherungsbeiträge

• Aufwandsentschädigungen

• Auszahlungsbetrag als sogenannter Nettolohn

• Zuschüsse für Schicht-, Nacht- oder Wochenenddienst

• Zuschüsse für Fortbildungen

• Boni oder Prämien

Bei der Prüfung der Lohnabrechnung gibt es mehrere Kriterien zu beachten. Dazu zählen zum Beispiel Lohnsteuerklasse, Arbeitsstunden, Urlaubstage, Kinderfreibeträge und Sozialversicherungsbeträge. Häufig treten Fehler bei der Entgeltabrechnung übrigens rund um den Jahreswechsel auf – hier ist es ganz besonders angebracht, alle Einzelposten einmal in Ruhe durchzurechnen und die Lohnabrechnung nicht ungelesen abzuheften. Mithilfe unserer Liste kannst du die Überprüfung Schritt für Schritt selbst vornehmen.

Auch bei der Lohnabrechnung gilt der Volksmund: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Es ist daher kein Ausdruck von Misstrauen, wenn du deine Lohnabrechnung einer kritischen Prüfung unterziehst. Immerhin sitzen auch im Lohnbüro nur Menschen – und Fehler passieren oft, ohne dass diese den Mitarbeitern gleich auffallen.

Besonders häufig schleichen sich Fehler bei den folgenden Angaben ein:

• Urlaubstage

• Arbeitsstunden

• Lohnsteuerklasse

• Kinderfreibeträge

• Sozialversicherungsbeiträge

• Kirchensteuer

• Solidaritätszuschlag

• Zuschüsse, Prämien & Boni

Urlaubstage

Wenn die Anzahl deiner Urlaubstage falsch berechnet wird, ist dies immer zum Nachteil für dich. Bei Differenzen solltest du daher direkt nachhaken, wie diese zustande kommen – und sie ggf. auflösen. Hier solltest du übrigens auch darauf achten, dass mögliche freie Tage, die aufgrund von einem übervollen Zeitkonto zustande kommen, ebenfalls korrekt berücksichtigt wurden. Auch dabei können sich Fehler zu deiner Lasten einschleichen.

Arbeitsstunden

Auch die geleisteten Arbeitsstunden finden sich manchmal auf der Lohnabrechnung wieder. Sie sind dann die Grundlage der Entgeltberechnung und damit entscheidende Größe. Du solltest auch hier nachprüfen, ob die Stunden richtig veranschlagt wurden – allerdings sind die Arbeitsstunden kein Pflichtbestandteil der Abrechnung. Du hast somit keinen Anspruch darauf, dass diese auch tatsächlich aufgeführt werden.

Lohnsteuerklasse

Die Lohnsteuerklasse kann sich im Lauf der Unternehmenszugehörigkeit immer mal wieder ändern. Eine Hochzeit bzw. eine Scheidung – oder aber die Geburt eines Kindes wirken sich unmittelbar auf die Lohnsteuerklasse aus und somit auch auf die Steuerlast, die für dich als steuerpflichtiges Rechtssubjekt entsteht. Änderungen sollten daher unverzüglich an die Lohnbuchhaltung weitergegeben werden: Hier bist du in der Pflicht, die entsprechenden Angaben und Nachweise zu erbringen.

Die Lohnsteuerklasse bestimmt direkt das Nettogehalt, das am Ende des Monats auf deinem Konto landet. Auch dieses sollte geprüft werden – insbesondere in Anbetracht der korrekt ermittelten Steuerlast.

Kinderfreibeträge

Dein Kinderfreibetrag wird durch die Anzahl deiner Kinder bestimmt – aber auch durch dein Alter und deine potenzielle Berufstätigkeit. Anspruch auf den Kinderfreibetrag hast du als Erziehungsberechtigter grundsätzlich von der Geburt bis zum 18. Lebensjahr. Er kann bis zum 25. Lebensjahr gewährt werden, wenn dein Kind einer Ausbildung nachgeht oder sich im Studium befindet bzw. einen Freiwilligendienst leistet.

Wenn du deine Lohnabrechnung auf Richtigkeit prüfst, lohnt sich daher auch ein Blick auf den Kinderfreibetrag und eine Prüfung, ob dieser korrekt berücksichtigt wurde.

Sozialversicherungsbeiträge

Die Abgaben zur Sozialversicherung nehmen einen großen Teil auf der Lohnabrechnung ein. Entscheidend ist dabei der Sozialversicherungsschlüssel. Er ist vierstellig und legt fest, wie deine Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung berechnet werden. Bist du ein konventioneller Arbeitnehmer im Beschäftigungsverhältnis, ist der Sozialversicherungsschlüssel viermal die Ziffer Eins. Wenn du Minijobber, privat versicherter Arbeitnehmer oder Rentner bist, hast du einen anderen Schlüssel.

Kirchensteuer

Wenn du aus der Kirche ausgetreten bist, bist du auch nicht mehr kirchensteuerpflichtig. Ein Blick auf die Lohnabrechnung sollte daher auch den Punkt Kirchensteuer erfassen – denn auch diese wirkt sich unmittelbar auf deinen Nettolohn aus.

Solidaritätszuschlag

Nur noch 10 % der Bevölkerung zahlt den Solidaritätszuschlag seit 2021 noch. Dazu gehören Besserverdienende, GmbHs und andere Körperschaften, aber auch Kapitalanleger, die ihren Sparerfreibetrag ausgeschöpft haben. Der Solidaritätszuschlag ist eine Ergänzungsabgabe, die seit Anfang der 90er Jahre zur Finanzierung der Deutschen Einheit genutzt wurde und bei nur noch 3,5 % der Bevölkerung in voller Höhe erscheint (5,5 %).

Zuschüsse, Prämien & Boni

Arbeitest du an Wochenenden oder in der Nachtschicht, so bekommst du dafür Zuschläge in unterschiedlicher Höhe. Diese können je nach Ausgestaltung deines Arbeitsplans bei der Entgeltabrechnung einen großen Posten einnehmen – allerdings nur, wenn diese korrekt berechnet wurden. Hier solltest du also ebenfalls die Lohnabrechnung prüfen, um einen finanziellen Nachteil zu vermeiden. Das gilt auch für eventuelle Prämien und Boni sowie für Zuschüsse zu Fortbildungen.

Zwar ist die Lohnbuchhaltung kein "Buch mit sieben Siegeln" – dennoch ist es gerade für Laien oft eine scheinbar unüberwindbare Hürde, die einzelnen Punkte zu überprüfen oder gegenzurechnen. Hier kann die Unterstützung durch einen Experten für dich eine wertvolle Hilfe darstellen. Sowohl bei einem Steuerberater als auch bei einem Fachanwalt für Arbeitsrecht kannst du deine Lohnabrechnung überprüfen lassen und hast dabei gleichzeitig den Fachmann zur Seite, der dir eine rechtssichere Auskunft zum weiteren Vorgehen geben kann. Ein Rechtsanwalt kann insbesondere auch bei anschließenden rechtlichen Konflikten mit deinem Arbeitgeber zur Seite stehen.

Nicht selten stellt sich bei Fehlern in der Lohnabrechnung nämlich auch die Frage, ob nicht womöglich dein Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung betrügt – dies kann gerade bei kontinuierlichen Falschabrechnungen schnell zum juristischen Konflikt erwachsen.

Wenn du selbst deine Lohnabrechnung prüfen möchtest, bietet dir KLUGO mit dem kostenlosen Brutto-Netto-Rechner ein gutes Werkzeug, um einen ersten Überblick zu erhalten. Er funktioniert ganz einfach: Gib lediglich die wichtigsten Parameter in das Formular ein und erhalte mit nur einem Klick eine Analyse über alle relevanten Abzüge.

Besonders vorteilhaft: Hier kannst du auch einen angedachten Wechsel der Steuerklasse durchrechnen, der dir bei der Entscheidungsfindung hilft.

Nicht nur du als Empfänger der Lohnabrechnung selbst kannst du eine Prüfung vornehmen – auch andere befähigte Personen oder Institutionen mit der entsprechenden fachlichen Eignung können bei der Prüfung helfen.

Dazu zählen beispielsweise:

• Steuerberater

• Verbraucherzentrale

• Lohnbüro

• Rechtsanwalt

Die Beratung durch einen Rechtsanwalt hat den Vorteil, dass dir bei späteren juristischen Fragestellungen gleich der richtige Ansprechpartner zur Verfügung steht. Das gilt gerade dann, wenn du eine Klage vor dem Arbeitsgericht in Erwägung ziehst.

Bei rechtlichen Fragen zum Thema Arbeitsrecht helfen dir unsere Partner-Anwälte und Rechtsexperten im Rahmen einer telefonischen Erstberatung. Dort erhältst du eine erste Orientierung und Handlungsempfehlung. Bei Bedarf kannst du den Fachanwalt für Arbeitsrecht im Anschluss direkt beauftragen.

Ob per Online-Tool oder im Rahmen einer Beratung durch einen Experten: Bei Fehlern in der Abrechnung solltest du diese unverzüglich zum Thema machen und diese bestenfalls schriftlich deinem Arbeitgeber zukommen lassen.

Um Fehler in der Lohnabrechnung schriftlich bei deinem Arbeitgeber anzumerken, kannst du unser kostenloses und juristisch geprüftes Muster "Widerspruch Lohnabrechnung" nutzen. Hier kannst du aus verschiedenen Formulierungen wählen.

Wie bereits erwähnt, ist dein Arbeitgeber verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer eine Lohnabrechnung zu erstellen. Diese ist nicht nur ein Beleg für dich selbst, sondern auch ein Nachweisdokument – so zum Beispiel für das Finanzamt. Fehler in der Lohnabrechnung können daher nicht nur bei dir, der du die Lohnabrechnung erhält, weitreichende Folgen haben, sondern auch deinen Arbeitgeber in juristische Schwierigkeiten bringen.

Dies gilt ganz besonders für das korrekte Abführen der Lohnsteuer: Nach § 42d des Einkommensteuergesetzes (kurz: EStG) haftet dein Arbeitgeber für die korrekte Berechnung und Abfuhr der Lohnsteuer.

Grundsätzlich solltest du bei Fehlern in der Lohnabrechnung deinen Arbeitgeber schriftlich darauf hinweisen und somit deinen Widerspruch formulieren. Auch hier gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Dies gilt aber nur solange, wie beispielsweise im Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung keine Ausschlussklauseln einschlägig sind: Diese können unter Umständen dafür sorgen, dass du deine Ansprüche innerhalb einer bestimmten Zeit geltend machen musst.

Wird dein Widerspruch zurückgewiesen oder kommt es zu keiner Einigung mit deinem Arbeitgeber, dann steht dir der Rechtsweg vor das Arbeitsgericht offen. Wichtig zu wissen: Auch hier gelten möglicherweise Ausschlussklauseln – unternimmst du keine weiteren Schritte, kann es dann im schlechtesten Fall dazu kommen, dass deine Ansprüche verfallen.