Lohnabrechnung prüfen: So gehen Sie vor

Die Prüfung der Lohnabrechnung können Sie selbst übernehmen, aber auch von erfahrenen Experten durchführen lassen.

Was muss die Lohnabrechnung beinhalten?

Die Lohnabrechnung ist das zentrale Dokument, das in regelmäßigen Abständen dem Arbeitnehmer ausgehändigt wird und Auskunft darüber gibt, wie sich der Lohn bzw. das Gehalt des Mitarbeiters zusammensetzt. Der Gesetzgeber verpflichtet den Arbeitgeber in § 108 der Gewerbeordnung (kurz: GewO) dazu, bestimmte Angaben in der Lohnabrechnung aufzuführen.

Damit gehören folgende Informationen unbedingt in die Lohnabrechnung:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Name und Anschrift des Arbeitnehmers
• Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Versicherungsnummer
• Steuerklasse
• Steuer-ID
• Beginn der Beschäftigung
• Ende der Beschäftigung
• Zeitraum der Abrechnung

Daneben gibt es weitere Informationen rund um das Entgelt, die in der Lohnabrechnung enthalten sein müssen:

• Bruttolohn
• Angaben zu geldwerten Vorteilen bzw. Sachbezügen
• Angaben zu vermögenswirksamen Leistungen
• Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
• Steuerfreibeträge
• Kirchensteuerabzug
• Sozialversicherungsbeiträge
• Aufwandsentschädigungen
• Auszahlungsbetrag als sogenannter Nettolohn
• Zuschüsse für Schicht-, Nacht- oder Wochenenddienst
• Zuschüsse für Fortbildungen
• Boni oder Prämien

Wie kann ich meine Lohnabrechnung prüfen?

Bei der Prüfung der Lohnabrechung gibt es mehrere Kriterien zu beachten. Dazu zählen zum Beispiel Lohnsteuerklasse, Arbeitsstunden, Urlaubstage, Kinderfreibeträge und Sozialversicherungsbeträge. Häufig treten Fehler bei der Entgeltabrechnung übrigens rund um den Jahreswechsel auf – hier ist es ganz besonders angebracht, alle Einzelposten einmal in Ruhe durchzurechnen und die Lohnabrechnung nicht ungelesen abzuheften. Mithilfe unserer Liste können Sie die Überprüfung Schritt für Schritt selbst vornehmen.

Eine zeitnahe Prüfung der Lohnabrechnung ist angebracht, um Fehler ohne großen Aufwand aufzulösen. Lassen Sie zu viel Zeit verstreichen, wird es immer schwieriger, die Details – unter Umständen auch im Gespräch mit Vorgesetzten – nachzuvollziehen.

Worauf muss ich bei der Prüfung der Lohnabrechnung achten?

Auch bei der Lohnabrechnung gilt der Volksmund: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Es ist daher kein Ausdruck von Misstrauen, wenn Sie Ihre Lohnabrechnung einer kritischen Prüfung unterziehen. Immerhin sitzen auch im Lohnbüro nur Menschen – und Fehler passieren oft, ohne dass diese den Mitarbeitern gleich auffallen.

Besonders häufig schleichen sich Fehler bei den folgenden Angaben ein:

• Urlaubstage
• Arbeitsstunden
• Lohnsteuerklasse
• Kinderfreibeträge
• Sozialversicherungsbeiträge
• Kirchensteuer
• Solidaritätszuschlag
• Zuschüsse, Prämien & Boni

Urlaubstage

Wenn die Anzahl der Urlaubstage falsch berechnet wird, ist dies immer ein Nachteil für den Arbeitnehmer. Bei Differenzen sollten Sie daher direkt nachhaken, wie diese zustande kommen – und sie ggf. auflösen. Hier sollten Sie übrigens auch darauf achten, dass mögliche freie Tage, die aufgrund von einem übervollen Zeitkonto zustande kommen, ebenfalls korrekt berücksichtigt wurden. Auch dabei können sich Fehler zu Lasten des Arbeitnehmers einschleichen.

Arbeitsstunden

Auch die geleisteten Arbeitsstunden finden sich manchmal auf der Lohnabrechnung wieder. Sie sind dann die Grundlage der Entgeltberechnung und damit entscheidende Größe. Arbeitnehmer sollten auch hier nachprüfen, ob die Stunden richtig veranschlagt wurden – allerdings sind die Arbeitsstunden kein Pflichtbestandteil der Abrechnung. Arbeitnehmer haben somit keinen Anspruch darauf, dass diese auch tatsächlich aufgeführt werden.

Lohnsteuerklasse

Die Lohnsteuerklasse kann sich im Lauf der Unternehmenszugehörigkeit immer mal wieder ändern. Eine Hochzeit bzw. eine Scheidung – oder aber die Geburt eines Kindes wirken sich unmittelbar auf die Lohnsteuerklasse aus und somit auch auf die Steuerlast, die für den Arbeitnehmer als steuerpflichtiges Rechtssubjekt entsteht. Änderungen sollten daher unverzüglich an die Lohnbuchhaltung weitergegeben werden: Hier ist der Arbeitnehmer in der Pflicht, die entsprechenden Angaben und Nachweise zu erbringen.

Die Lohnsteuerklasse bestimmt direkt das Nettogehalt, das am Ende des Monats auf dem Konto des Arbeitnehmers landet. Auch dieses sollte geprüft werden – insbesondere in Anbetracht der korrekt ermittelten Steuerlast.

Kinderfreibeträge

Der Kinderfreibetrag des Arbeitnehmers wird durch die Anzahl der Kinder bestimmt – aber auch durch dessen Alter und dessen potenzieller Berufstätigkeit. Anspruch auf den Kinderfreibetrag hat der Erziehungsberechtigte grundsätzlich von der Geburt bis zum 18. Lebensjahr. Er kann bis zum 25. Lebensjahr gewährt werden, wenn das Kind einer Ausbildung nachgeht oder sich im Studium befindet bzw. einen Freiwilligendienst leistet.

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung auf Richtigkeit prüfen, lohnt sich daher auch ein Blick auf den Kinderfreibetrag und eine Prüfung, ob dieser korrekt berücksichtigt wurde.

Sozialversicherungsbeiträge

Die Abgaben zur Sozialversicherung nehmen einen großen Teil auf der Lohnabrechnung ein. Entscheidend ist dabei der Sozialversicherungsschlüssel. Er ist vierstellig und legt fest, wie die Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung berechnet werden. Für konventionelle Arbeitnehmer im Beschäftigtenverhältnis ist der Sozialversicherungsschlüssel viermal die Ziffer Eins. Minijobber, privat versicherte Arbeitnehmer oder Rentner haben einen anderen Schlüssel.

Kirchensteuer

Wenn Sie aus der Kirche ausgetreten sind, sind Sie auch nicht mehr kirchensteuerpflichtig. Ein Blick auf die Lohnabrechnung sollte daher auch den Punkt Kirchensteuer erfassen – denn auch diese wirkt sich unmittelbar auf den Nettolohn aus.

Solidaritätszuschlag

Er gehört bald der Vergangenheit an, ist aber aktuell noch einschlägig. Der Solidaritätszuschlag ist eine Ergänzungsabgabe, die seit Anfang der 90er Jahre zur Finanzierung der Deutschen Einheit auf der Lohnabrechnung erscheint und alle Arbeitnehmer mit einer zusätzlichen Abgabe von 5,5 Prozent der Lohnsteuer belastet.

Zuschüsse, Prämien & Boni

Arbeitnehmer, die zum Beispiel am Wochenende arbeiten oder eine Nachtschicht einlegen, bekommen dafür Zuschläge in unterschiedlicher Höhe. Diese können je nach Ausgestaltung des Arbeitsplans bei der Entgeltabrechnung einen großen Posten einnehmen – allerdings nur, wenn diese korrekt berechnet wurden. Hier sollten Sie also ebenfalls die Lohnabrechnung prüfen, um einen finanziellen Nachteil zu vermeiden. Das gilt auch für eventuelle Prämien und Boni sowie für Zuschüsse zu Fortbildungen.

Wo kann ich meine Lohnabrechnung prüfen lassen?

Zwar ist die Lohnbuchhaltung kein "Buch mit sieben Siegeln" – dennoch ist es gerade für den Laien oft eine scheinbar unüberwindbare Hürde, die einzelnen Punkte zu überprüfen oder gegenzurechnen. Hier kann die Unterstützung durch einen Experten eine wertvolle Hilfe darstellen. Sowohl bei einem Steuerberater als auch bei einem Fachanwalt für Arbeitsrecht können Sie Ihre Lohnabrechnung überprüfen lassen und haben dabei gleichzeitig den Fachmann zur Seite, der Ihnen eine rechtssichere Auskunft zum weiteren Vorgehen geben kann. Ein Anwalt kann insbesondere auch bei anschliessenden rechtlichen Konflikten mit Ihrem Arbeitgeber zur Seite stehen.

Nicht selten stellt sich bei Fehlern in der Lohnabrechnung nämlich auch die Frage, ob nicht womöglich der Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung betrügt – dies kann gerade bei kontinuierlichen Falschabrechnungen schnell zum juristischen Konflikt erwachsen.

Wenn Sie selbst Ihre Lohnabrechnung prüfen möchten, bietet Ihnen KLUGO mit dem kostenlosen Brutto-Netto-Rechner ein gutes Werkzeug, um einen ersten Überblick zu erhalten. Er funktioniert ganz einfach: Geben Sie lediglich die wichtigsten Parameter in das Formular ein und erhalten Sie mit nur einem Klick eine Analyse über alle relevanten Abzüge.

Besonders vorteilhaft: Hier können Sie auch einen angedachten Wechsel der Steuerklasse durchrechnen, der Ihnen bei der Entscheidungsfindung hilft.

Mit unserem Brutto-Netto-Rechner können Sie schnell und unkompliziert Ihre Lohnabrechnung prüfen und sich einen ersten Überblick über mögliche Fehler verschaffen.

Wer kann meine Lohnabrechnung prüfen?

Nicht nur der Empfänger der Lohnabrechnung selbst kann eine Prüfung vornehmen – auch andere befähigte Personen oder Institutionen mit der entsprechenden fachlichen Eignung können bei der Prüfung helfen.

Dazu zählen beispielsweise:

• Steuerberater
• Verbraucherzentrale
• Lohnbüro
• Rechtsanwalt

Die Beratung durch einen Rechtsanwalt hat den Vorteil, dass Ihnen bei späteren juristischen Fragestellungen gleich der richtige Ansprechpartner zur Verfügung steht. Das gilt gerade dann, wenn Sie eine Klage vor dem Arbeitsgericht in Erwägung ziehen.

Bei rechtlichen Fragen zum Thema Arbeitsrecht helfen unsere Partner-Anwälte Ihnen im Rahmen einer telefonischen Erstberatung. Dort erhalten Sie eine erste Orientierung und Handlungsempfehlungen. Bei Bedarf können Sie den Anwalt im Anschluss direkt beauftragen.

Was mache ich, wenn ich Fehler in der Lohnabrechnung entdecke?

Ob per Online-Tool oder im Rahmen einer Beratung durch einen Experten: Bei Fehlern in der Abrechnung sollten Sie diese unverzüglich zum Thema machen und diese bestenfalls schriftlich Ihrem Arbeitgeber zukommen lassen.

Wichtig zu wissen: Grundsätzlich besteht keine Pflicht des Arbeitnehmers zur Überprüfung der Lohnabrechnung. In Ihrem eigenen Interesse ist eine Prüfung aber angebracht, denn: Zuviel ausgezahlte Entgelte können innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfrist zurückgefordert werden. Diese beträgt nach § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuches (kurz: BGB) drei Jahre.

Um Fehler in der Lohnabrechnung schriftlich bei Ihrem Arbeitgeber anzumerken, können Sie unser kostenloses und juristisch geprüftes Muster "Widerspruch Lohnabrechnung" nutzen. Hier können Sie aus verschiedenen Formulierungen wählen.

Welche Ansprüche habe ich als Arbeitnehmer in Bezug auf die Lohnabrechnung?

Wie bereits erwähnt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer eine Lohnabrechnung zu erstellen. Diese ist nicht nur ein Beleg für den Arbeitnehmer selbst, sondern auch ein Nachweisdokument – so zum Beispiel für das Finanzamt. Fehler in der Lohnabrechnung können daher nicht nur beim Empfänger der Lohnabrechnung selbst weitreichende Folgen haben, sondern auch den Arbeitgeber in juristische Schwierigkeiten bringen.

Dies gilt ganz besonders für das korrekte Abführen der Lohnsteuer: Nach § 42d des Einkommensteuergesetzes (kurz: EStG) haftet der Arbeitgeber für die korrekte Berechnung und Abfuhr der Lohnsteuer.

Grundsätzlich sollte der Arbeitnehmer bei Fehlern in der Lohnabrechnung den Arbeitgeber schriftlich darauf hinweisen und somit seinen Widerspruch formulieren. Auch hier gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Dies gilt aber nur solange, wie beispielsweise im Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung keine Ausschlussklauseln einschlägig sind: Diese können unter Umständen dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer Ansprüche innerhalb einer bestimmten Zeit geltend machen muss.

Wird der Widerspruch zurückgewiesen oder kommt es zu keiner Einigung mit dem Arbeitgeber, dann steht dem Arbeitnehmer der Rechtsweg vor das Arbeitsgericht offen. Wichtig zu wissen: Auch hier gelten möglicherweise Ausschlussklauseln – unternimmt der Arbeitnehmer keine weiteren Schritte, kann es dann im schlechtesten Fall dazu kommen, dass seine Ansprüche verfallen.