Was ist eine Abmahnung und was können Sie dagegen tun?

STAND 04.11.2022 | LESEZEIT 17 MIN

Arbeitnehmer fürchten sich häufig vor einer Abmahnung. Dabei handelt es sich um eine Rüge, die seitens des Arbeitgebers ausgesprochen wird, um den Arbeitnehmer an die Erfüllung seiner Pflichten zu erinnern. Was viele nicht wissen: Auch der Arbeitgeber kann abgemahnt werden. Außerdem haben Sie viele Möglichkeiten, gegen eine Abmahnung vorzugehen.

Das Wichtigste in Kürze

• Bei einer Abmahnung handelt es sich immer um einen Hinweis auf ein Fehlverhalten, das durch diese Rüge abgestellt werden soll.
• Abmahnungen werden häufig vom Arbeitgeber ausgesprochen, aber auch Arbeitnehmer dürfen ihre Arbeitgeber bei Vertragsverletzungen abmahnen.
• Damit eine Abmahnung rechtswirksam ist, muss sie strenge formale und inhaltliche Anforderungen erfüllen.
• Eine Abmahnung dient immer der Androhung einer möglichen Kündigung, wenn keine Verbesserung des Fehlverhaltens stattfindet.
• Nicht jede Abmahnung ist wirksam. Die KLUGO Rechtsexperten und Partner-Anwälte prüfen für Sie, ob Ihre Abmahnung unwirksam ist.

Was ist eine Abmahnung?

Damit eine Abmahnung erfolgen kann, muss zunächst ein Vertragsverstoß vorgelegen haben. Eine Abmahnung kommt im Arbeitsrecht also einer Verwarnung gleich – mit der klaren Aufforderung, das Fehlverhalten abzustellen. Und vor allem: Mit der Androhung der Kündigung, falls das Fehlverhalten weiterhin besteht.

Eine Abmahnung kann nicht ausgesprochen werden, wenn Ihr Arbeitgeber grundsätzlich mit Ihrer Arbeitsleistung unzufrieden ist. Sie muss sich an ein konkretes Fehlverhalten richten, auf das der Arbeitgeber mit der Abmahnung aufmerksam machen und so für dessen Beendigung sorgen möchte. Andersherum gilt dies natürlich ebenso, denn auch Arbeitnehmer haben das Recht, den Arbeitgeber abzumahnen, wenn dieser seinen vertraglich vereinbarten Pflichten nicht nachkommt. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, Ihren Arbeitgeber abzumahnen, wenn er sich fehl verhält.

In der Regel dürfen Arbeitgeber erst dann eine verhaltensbedingte Kündigung aussprechen, wenn zuvor erfolglos abgemahnt wurde. Hat sich auch nach der Abmahnung keine Besserung eingestellt und das Fehlverhalten setzt sich fort, so sind Arbeitgeber dazu berechtigt, den Arbeitnehmer verhaltensbedingt zu kündigen (§ 1 Abs. 2 KSchG). Abmahnbar sind dabei nicht nur die vertraglich vereinbarten Hauptpflichten von Arbeitnehmer und Arbeitgeber, sondern auch die sogenannten Nebenpflichten – zum Beispiel Pünktlichkeit, ein faires Verhalten gegenüber Kollegen und Kunden, das Einhalten von Hygienevorschriften und ähnliches.

Wann ist eine Abmahnung wirksam?

Nicht nur ausreichend Gründe müssen für eine Abmahnung vorliegen – die rechtssichere Wirkung der Abmahnung, die im Anschluss als Grundlage für eine Kündigung genutzt wird, hängt auch von hohen, formalen Anforderungen ab.

Dokumentationsfunktion

Möchte ein Arbeitgeber den Arbeitnehmer abmahnen, so muss dieser detailliert in der Abmahnung den Sachverhalt festhalten, der die Situationen beschreibt, in denen der Arbeitnehmer gegen seine vertraglichen Pflichten verstoßen hat. Hier gilt: je detaillierter, desto besser. Datum, Uhrzeit und genaue Informationen zur Abmahnung müssen durch den Arbeitgeber festgehalten werden. Sofern sich der Arbeitgeber auf mehrmalige Verstöße beziehen möchte, müssen all diese Vorfälle detailliert und genau erfasst werden. Nur so kann gewährleistet werden, dass der Arbeitnehmer genau weiß, welches Fehlverhalten die Abmahnung zur Folge hat. Grobe Umschreibungen des Sachverhalts ohne genaue Angaben zum Zeitpunkt reichen hier nicht aus!

Hinweisfunktion

In der Abmahnung muss explizit darauf hingewiesen werden, dass der Arbeitgeber das Fehlverhalten des Arbeitnehmers künftig nicht mehr tolerieren wird.

Warnfunktion

Jede Abmahnung muss mit Konsequenzen drohen, sofern sich das Verhalten des Arbeitnehmers nicht bessert. Dazu zählt auch, konkrete Maßnahmen anzukündigen, wenn sich keine Besserung des Verhaltens einstellt. In der Regel gehört daher die Kündigungsandrohung zu einer Abmahnung hinzu. Wichtig: Fehlt die Warnfunktion in der Abmahnung, so handelt es sich nicht mehr um eine ebensolche, sondern wird als bloße Ermahnung betrachtet.

Zeitpunkt

Die Abmahnung sollte im besten Fall unmittelbar nach dem Fehlverhalten des Mitarbeiters aufgesetzt und zugestellt werden – andernfalls könnte das Recht auf eine Abmahnung bereits verwirkt sein. Der Gesetzgeber sieht hier keine bestimmte Ausschlussfrist vor, innerhalb derer eine Abmahnung erfolgt sein muss. Hat der Arbeitgeber das Fehlverhalten allerdings bereits über Monate hinweg hingenommen, ist eine plötzliche Abmahnung nicht mehr gerechtfertigt (ArbG Paderborn, Urteil vom 09.06.2016, Az. 2 Ca 457/15).

Übermittlung der Abmahnung

Der Arbeitgeber muss belegen können, dass der Arbeitnehmer die Abmahnung erhalten hat. Daher findet in der Regel eine persönliche Überreichung der Abmahnung – auch mit Zeugen – im Unternehmen statt. Alternativ bietet sich der Postweg mithilfe eines Einschreibens an. In der Theorie ist auch eine mündliche Abmahnung möglich, praktisch erfüllt diese jedoch nur selten die formalen Ansprüche – und wird im Alltag daher eher selten gewählt.

Besonderheiten bei Tarifverträgen, im öffentlichen Dienst etc.

Nicht jeder kann ohne Weiteres abgemahnt werden. In einigen Tarifverträgen und gesonderten Arbeitsverträgen, zum Beispiel bei der Beschäftigung von Schwerbehinderten, finden sich im Arbeitsvertrag gesonderte Klauseln zur Abmahnung. So kann es vorkommen, dass die Beschäftigten vor dem Absenden einer arbeitsrechtlichen Abmahnung zuerst angehört werden müssen, um Stellung zum Sachverhalt beziehen zu können. Das gilt auch für den öffentlichen Dienst, denn hier muss der Arbeitnehmer verpflichtend angehört werden, bevor es zu einer Abmahnung kommt – ansonsten ist die Abmahnung unwirksam.

Nur wenn alle diese Punkte erfüllt werden, handelt es sich tatsächlich um eine Abmahnung. Vergisst der Arbeitgeber einen oder mehrere Punkte in seiner Abmahnung, handelt es sich lediglich um eine Rüge, die jedoch nicht kündigungsvorbereitend wirkt und daher im Falle einer geplanten Kündigung nicht als Grundlage für ebendiese verwendet werden darf.

Wann folgt nach einer Abmahnung die Kündigung?

Arbeitsrechtlich ist das Fehlverhalten eines Arbeitnehmers nach einer wirksamen Abmahnung verbraucht, d. h. ein Arbeitgeber muss keine Wiederholung des Vertragsverstoßes hinnehmen. Kommt es dennoch erneut zu einem solchen Fehlverhalten, droht dem Arbeitnehmer die Kündigung. Bei schweren Verstößen sind keine mehrmaligen Abmahnungen notwendig, ehe die Kündigung erfolgen kann.

Wiederholt ein Arbeitnehmer nach einer Abmahnung sein Fehlverhalten, so kann unmittelbar die verhaltensbedingte Kündigung folgen. Anders sieht es aus, wenn sich der Arbeitnehmer eines anderen Vertragsverstoßes schuldig macht – denn jede Abmahnung bezieht sich konkret auf ein bestimmtes Fehlverhalten. Die Gründe für die Kündigung müssen also der Abmahnung gleichgelagert sein.

Mehrmalige Abmahnung erforderlich

Hartnäckig hält sich der Irrglaube, dass stets mehrere Abmahnungen notwendig sind, ehe die Kündigung erfolgen darf. Arbeitsrechtlich ist das nicht korrekt, denn bei schweren Verstößen gegen den Arbeitsvertrag darf im Wiederholungsfall auch nach der ersten Abmahnung bereits die Kündigung erfolgen.

Anders sieht es dagegen bei leichten Verstößen aus. Hier müssen Arbeitgeber mehrmals abmahnen, ehe die Kündigung erfolgen kann. Diese Erwägung beruht auf der Verhältnismäßigkeit der Kündigung – nicht jedes Fehlverhalten rechtfertigt auch automatisch eine Kündigung des Arbeitnehmers. Dennoch trifft auch hier die Annahme, dass mindestens drei Abmahnungen erfolgt sein müssen, ehe die Kündigung ausgesprochen werden darf, nicht zu. Im Zweifelsfall muss daher vor dem zuständigen Arbeitsgericht entschieden werden, ob für die Kündigung des Arbeitnehmers eine mehrmalige Abmahnung erforderlich war. Hier haben wir für Sie weitere Informationen dazu zusammengetragen, wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung erfolgt sein müssen.

Können viele Abmahnungen Mobbing sein?

Kommt es seitens des Arbeitgebers wiederholt zur Abmahnung eines Mitarbeiters, ohne dass im Anschluss die Kündigung erfolgt, so kann dies unter Umständen als Mobbing gewertet werden. Dazu müssen dem Vorgesetzten allerdings verwerfliche Motive für das stetige Abmahnen nachgewiesen werden. Ist dies nicht der Fall, so fallen die Abmahnungen nicht in den Bereich „Mobbing am Arbeitsplatz“.

Wann ist keine Abmahnung erforderlich?

Bei sehr schwerwiegenden Verstößen gegen den Arbeitsvertrag ist eine Kündigung auch ohne Abmahnung möglich – nämlich immer dann, wenn das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nachhaltig zerstört wurde. Gerechtfertigt sind Kündigungen ohne Abmahnung u. a. bei Straftaten wie Diebstahl, Körperverletzung oder Untreue im Arbeitsumfeld. Hier kommt es allerdings immer auf den Einzelfall an.

Im Zweifelsfall entscheidet das zuständige Arbeitsgericht darüber, ob die Kündigung ohne Abmahnung rechtswirksam ist.

• Fall „Pfandbon im Supermarkt“: Eine Kassiererin, die seit mehr als 30 Jahren für eine Supermarktkette tätig war, wurde beschuldigt, unberechtigter Weise zwei fremde Pfandbons im Gesamtwert von 1,30 € eingelöst zu haben. Sie wurde daraufhin fristlos gekündigt. Das Bundesarbeitsgericht hob diese Kündigung jedoch auf (Urteil vom 10.06.2010, Az. 2 AZR 541/09). Die Begründung: Die Supermarktkassiererin arbeitete bereits einen langen Zeitraum für das Unternehmen, während der entstandene Schaden vergleichsweise gering war. Eine Abmahnung hätte hier vollkommen ausgereicht.
• Fall „Privates Surfen auf der Arbeit“: Ein Mitarbeiter nutzte seinen Arbeitsplatz für das exzessive Surfen im Internet in privaten Angelegenheiten. Daraufhin erfolgte eine Kündigung ohne vorherige Abmahnung. Diese Kündigung wurde durch das LAG Niedersachsen bestätigt (Urteil vom 31.05.2010, Az. 12 SA 875/09).
• Fall „Löschen von Kundendaten“: Ein Mitarbeiter hat während der Arbeitszeit heimlich Kundendaten und Schriftverkehr gelöscht und wurde im Anschluss außerordentlich gekündigt. Auch hier entschied das Hessische Landesarbeitsgericht, dass die Kündigung wirksam sei – auch ohne Abmahnung (Urteil vom 05.08.2013, Az. 7 SA 1060/10).

Wie sollten Sie sich bei einer Abmahnung verhalten und was können Sie dagegen tun?

Wenn es zu einer Abmahnung kam, ist dies zunächst kein Grund zur Sorge. Jede Abmahnung beruht auf einem bestimmten Fehlverhalten – und ist lediglich die Androhung einer Kündigung im Wiederholungsfall. Akut müssen Sie also nichts befürchten, wenn Sie Ihr Verhalten bessern.

Verschiedene Möglichkeiten, mit der Abmahnung umzugehen

Gespräch mit dem Chef suchen

Im ersten Schritt sollten Sie immer das direkte Gespräch mit Ihrem Arbeitgeber suchen. Möglicherweise findet sich eine Lösung, die beiden Seiten gerecht wird. Ist im Unternehmen ein Personalrat oder Betriebsrat vorhanden, kann dieser zum Gespräch hinzu gebeten werden. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, eine Abmahnung wieder zurückzuziehen. Falls Sie also logisch darlegen können, warum sich der Vertragsverstoß nicht vermeiden ließ und glaubhaft belegen, dass dies in Zukunft nicht erneut geschehen wird, ist unter Umständen eine Rücknahme der Abmahnung möglich.

Gegendarstellung verfassen

Kommt es im direkten Gespräch nicht zu einer Einigung, so haben Sie die Möglichkeit, schriftlich eine Gegendarstellung zu formulieren. Achten Sie hier besonders darauf, den Arbeitgeber dazu aufzufordern, die Gegendarstellung ebenfalls in der Personalakte zu vermerken. Diese Gegendarstellung hilft zwar nicht akut gegen die Abmahnung, kann jedoch im Kündigungsfall vor dem Arbeitsgericht verwendet werden, um den Sachverhalt zu klären.

Klage einreichen

Sie sind überzeugt davon, dass die Abmahnung ungerechtfertigt war? Dann haben Sie die Möglichkeit, gegen die Abmahnung zu klagen. So kann die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte durchgesetzt werden. Dieser Weg ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn die Abmahnung nachweislich inhaltlich falsch ist, sich auf unrichtige Tatsachen bezieht oder formale Fehler enthält.

Abmahnung annehmen

Sie haben das Fehlverhalten begangen, das Ihnen in der Abmahnung zur Last gelegt wird? Dann sollten Sie darüber nachdenken, die Abmahnung einfach zu akzeptieren – und künftig das Verhalten bessern. Nach einer Frist von zwei bis drei Jahren haben Sie das Recht, das Entfernen der Abmahnung aus der Personalakte zu fordern, wenn Ihnen in der Zwischenzeit kein erneutes Fehlverhalten nachgewiesen werden konnte.

Kündigungsschutzklage nach Abmahnung

Sie wurden nach einer Abmahnung und wiederholtem Fehlverhalten gekündigt? Dann ist eine Kündigungsschutzklage eine Möglichkeit, das Arbeitsverhältnis aufrechtzuerhalten.

Viele Arbeitnehmer sind zunächst einmal irritiert, wenn der Arbeitgeber ihnen eine Abmahnung überreicht oder diese mündlich ausspricht. Wer auf den ersten Blick kein Fehlverhalten erkennen kann, sollte daher einen genauen Blick auf die Begründung des Arbeitgebers werfen. Unter Umständen handelt es sich um eine ungerechtfertigte Abmahnung. Der erste Schritt für Arbeitnehmer in einem solchen Fall besteht darin, die Abmahnung nicht anzunehmen. Damit macht man deutlich, dass man sich gegen die Vorwürfe des Arbeitgebers zur Wehr setzen möchte. Im nächsten Schritt kann man eine schriftliche Gegendarstellung (§ 83 Abs. 2 BetrVG) aufsetzen, die den Sachverhalt aus eigenen Augen schildert. Dabei sollte der Arbeitgeber auch direkt dazu aufgefordert werden, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen. Beharrt der Arbeitgeber auch weiterhin auf seinem Recht, muss der Sachverhalt vor dem zuständigen Arbeitsgericht geklärt werden. Dabei unterstützt Sie ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Eine Abmahnung sollte nicht sofort angenommen werden. Wer dies tut, gesteht damit auch seine Schuld ein. Prüfen Sie zunächst die Abmahnung auf formale oder inhaltliche Fehler. Zudem haben Sie die Möglichkeit, eine Abmahnung nicht anzunehmen und stattdessen eine Gegendarstellung zu verfassen.

Wie kann ein KLUGO Partner-Anwalt Sie bei der Abmahnung unterstützen?

Wer eine Abmahnung schreiben möchte, sollte sich unbedingt an den formalen Anforderungen orientieren. Fehlt nur einer der oben aufgezählten Punkte in der Abmahnung, so ist diese unwirksam. Wenn man als Arbeitnehmer den Arbeitgeber abmahnen möchte, ist es besonders sinnvoll, für das Schreiben der Abmahnung die Unterstützung eines Fachanwalts für Arbeitsrecht einzuholen. Aber auch als Arbeitgeber, der noch kein umfassendes Wissen über Abmahnungen hat, ist ein rechtlicher Beistand durchaus sinnvoll. Ein Fachanwalt für Arbeitsrecht kann die Abmahnung nicht nur schreiben, sondern auch bestehende Abmahnungen auf ihre inhaltliche und formale Richtigkeit prüfen. So sind Sie immer auf der rechtssicheren Seite – und haben die Unterstützung, die Sie benötigen, um gegen eine Abmahnung vorzugehen.

Wann ist eine Abmahnung unwirksam?

"Es gibt unterschiedliche Gründe, die eine Abmahnung unwirksam machen. Hauptsächlich natürlich dann, wenn der Arbeitnehmer gar keine Pflichtverletzung begangen hat."

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Im Rahmen der telefonischen Erstberatung verbinden wir Sie mit den KLUGO Partner-Anwälten und Rechtsexperten, die Ihnen eine erste Einschätzung zum Sachverhalt zukommen lassen. Im Anschluss können Sie unsere Rechtsexperten beauftragen, Ihre Abmahnung genau zu prüfen oder Ihnen beim Schreiben einer Abmahnung behilflich zu sein. Auch im Falle eines Klageverfahrens unterstützen die KLUGO Partner-Anwälte Sie auf ganzer Linie.