Retention Management: Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung

STAND 01.04.2024 | LESEZEIT 7 MIN

Die langfristige Bindung von Mitarbeitern ans Unternehmen spielt in Zeiten des Fachkräftemangels eine besonders wichtige Rolle. Es gibt zahlreiche Programme für eine langfristige Mitarbeiterbindung – das Retention Management ist eines davon. Mit einer Vielzahl an Einzelmaßnahmen und Instrumenten soll über die gesamte Belegschaft hinweg, in kleineren Mitarbeitergruppen oder bei einzelnen Mitarbeitern die Unternehmensbindung gestärkt werden, um so den Verbleib im Unternehmen langfristig zu sichern. Was zum Retention Management gehört und wie Sie es in Ihrem Versicherungsbüro umsetzen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist Retention Management?

Der Begriff „Retention Management“ stammt von dem lateinischen Wort „Retinere“ ab, das so viel wie „Zurückbehalten“ oder „Zurückhalten“ bedeutet. Es umfasst verschiedene Maßnahmen und Instrumente für die langfristige Mitarbeiterbindung und sorgt so langfristig für eine geringere Fluktuation im Unternehmen. Aktuell verfolgen nur rund 4 Prozent aller deutschen Unternehmen eine strategische Ausrichtung zur Mitarbeiterbindung – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels spielen diese Maßnahmen jedoch eine zunehmende Rolle.

Auch in vielen anderen Bereichen kennt man „Retention-Maßnahmen“: In der Wirtschaft ist von der Retention Rate die Rede, wenn eine Menge an Kunden oder Mitarbeitern beschrieben wird, die über einen bestimmten Zeitraum hinweg dem Unternehmen treu bleiben. Beim Retention Marketing geht es vor allem darum, hochkarätige Mitarbeiter oder lukrative Kunden durch Werbemaßnahmen langfristig zu binden. Das Retention Management dagegen ist auf die langfristige Bindung von Kunden oder Mitarbeitern aus Unternehmenssicht ausgerichtet.

Welche Ziele verfolgt das Retention Management?

Mithilfe des Retention Managements soll ein Umfeld geschaffen werden, in dem sich Mitarbeiter derart wohlfühlen, dass sie dauerhaft im Unternehmen bleiben möchten. Sie werden langfristig an das Unternehmen gebunden und tragen so zum wirtschaftlichen Erfolg des Versicherungsbüros bei. Dabei können die Maßnahmen des Retention Management wahlweise bei der ganzen Belegschaft, bestimmten Mitarbeitergruppen oder einzelnen Personen umgesetzt werden. Die Ziele des Retention Managements sind vielfältig:

Geringere Fluktuation innerhalb der Belegschaft, sodass

• weniger Rekrutierungsaufwand für die HR-Abteilung besteht,
• Kosten reduziert werden und
• Leistungsträger dauerhaft im Unternehmen verbleiben.

Warum ist Retention Management sinnvoll?

In Zeiten des Fachkräftemangels haben viele Versicherungsbüros Schwierigkeiten damit, offene Positionen mit geeigneten Leistungsträgern zu besetzen. Wirklich gute Mitarbeiter im Unternehmen zu halten, sollte daher zu den Top-Prioritäten gehören, um langfristig den Erfolg des Unternehmens sicherzustellen. Das Retention Management erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter und trägt so zu diesem langfristigen Erfolg bei, indem es Talente und Top-Kräfte dazu bringt, aufgrund der eigenen Zufriedenheit im Unternehmen zu bleiben.

So gehen Sie beim Retention Management vor

Möchten Sie das Retention Management im Unternehmen etablieren, gehen Sie in mehreren Schritten vor. Zunächst sollte eine Analyse des Ist-Zustandes erfolgen, um bisherige Maßnahmen auszuwerten oder Defizite aufzuzeigen. Im Anschluss beginnt die Umsetzungsphase, in der neue Maßnahmen durchgeführt werden. In der Bewertungsphase werden die Erfolge der Maßnahmen betrachtet.

Schritt 1: Analysephase im Retention Management

Im ersten Schritt werfen Sie gemeinsam mit allen Führungskräften und der HR-Abteilung einen Blick auf das eigene Unternehmen, um die derzeitige Situation und das Unternehmensumfeld zu analysieren. Prüfen Sie dabei folgende Punkte:

• Überwiegt derzeit das Austrittsrisiko bei Mitarbeitern?
• Besteht die Gefahr, dass es zu einem Mitarbeiterengpass kommt?
• Können frei gewordene Stellen schnell besetzt werden?
• Finden Sie ausreichend Mitarbeiter, die den qualitativen und fachlichen Ansprüchen an die Arbeit gerecht werden?

Je mehr Informationen und Kennzahlen für die Analyse zusammengetragen werden, desto deutlicher ist auch das Ergebnis. Nutzen Sie, wenn verfügbar, Personalsoftware zur Ermittlung strukturierter Daten und werten Sie diese im Führungskräfte-Team aus. Beachten Sie bei der Analyse auch, dass für das Retention Management nicht nur harte Fakten zählen, sondern auch die individuelle Zufriedenheit der Mitarbeiter eine Rolle spielt. Im Rahmen der Ist-Analyse kann daher auch eine Mitarbeiterbefragung sinnvoll sein, in der Faktoren wie Zufriedenheit und Verbesserungswünsche ermittelt werden – wahlweise auch als anonyme Befragung, um ehrliche Ergebnisse zu erhalten. Zusätzlichen Input können Sie über Online-Bewertungsplattformen generieren, beispielsweise indem Sie Umfragen einsetzen, um frühere Bewerber und ehemalige Mitarbeiter zu Verbesserungsvorschlägen oder Erfahrungsberichten zu befragen.

Für einen generellen Blick auf den Markt, das aktuelle Marktgeschehen und die Situation bei Konkurrenzunternehmen lohnt sich möglicherweise eine Wettbewerbsanalyse: Was machen vergleichbare Unternehmen derzeit besser? Wodurch kann ich mein eigenes Unternehmen von der Masse abheben, um Mitarbeiter zu generieren und zu halten? Wie überzeuge ich talentierte Fachkräfte von meinem Versicherungsbüro? Allgemeine Marktstudien geben hier bereits einen guten Überblick.

Schritt 2: Die Umsetzungsphase im Retention Management

Nach der Analyse folgt nun die Umsetzung konkreter Maßnahmen. Welche Maßnahmen in Ihrem Versicherungsbüro sinnvoll sind, hängt vor allem von den von Ihnen gesteckten Zielen ab. Dazu werden im Rahmen der Analyse die Schwachstellen aufgedeckt, die durch das Retention Management im Anschluss verbessert werden sollen – diese Verbesserung ist somit das Ziel der Maßnahmen.

Folgende Ziele könnten beim Retention Management angegangen werden:

• Fluktuationsrate soll auf unter 5 Prozent reduziert werden.
• Die öffentlichen Bewertungen auf Arbeitgeberportalen sollen um mindestens einen Stern im Durchschnitt steigen.
• Die Mitarbeiterzufriedenheit soll in späteren Mitarbeiterbefragungen höher ausfallen.
• Fachkräfte entscheiden sich dafür, dauerhaft im Unternehmen zu bleiben.

Achten Sie bei den umzusetzenden Maßnahmen darauf, diese möglichst individuell und passgenau zu gestalten. Das „Gießkannenprinzip“ funktioniert bei der Mitarbeiterbindung nicht, da jedem Mitarbeiter etwas anderes wichtig sein kann. Personen sollten nicht über einen Kamm geschoren werden, wenn Sie wirklich die Mitarbeiterzufriedenheit anstreben. Beachten Sie daher bei allen Maßnahmen auch die individuellen Bedürfnisse – manch einer weiß Home-Office möglicherweise zu schätzen, ein anderer kann dort nicht konzentriert arbeiten und würde viel mehr Wert auf besseres Equipment legen. Manche Mitarbeiter bevorzugen ein höheres Gehalt, andere hätten gerne mehr Freizeit.

Schritt 3: Die Bewertungsphase im Retention Management

Setzen Sie sich bestimmte Fristen, zu denen die aktuellen Erfolge des Retention Managements überprüft werden. Hat sich die Mitarbeiterbindung gebessert? Fallen die durchschnittlichen Bewertungen auf Arbeitnehmerportalen besser aus? Leisten Ihre Mitarbeiter bessere Arbeit oder kommunizieren sie gar, dass sie zufriedener sind?

Wenn bereits erste Erfolge sichtbar sind, ruhen Sie sich darauf nicht aus. Streben Sie weiterhin an, die Mitarbeiterbindung zu verbessern und so die Erfolge auch langfristig zu festigen. Sollten sich dagegen noch keine Erfolge eingestellt haben, überprüfen Sie die von Ihnen ergriffenen Maßnahmen und korrigieren Sie sie gegebenenfalls. Schlussendlich ist das Retention Management ein dauerhafter Kreislauf, der immer wieder neue Analysen des aktuellen Stands erfordert, um langfristig erfolgreich zu sein.

Sie sind unsicher, wie das Retention Management rechtlich umgesetzt werden kann? Unser Partner KLUGO berät Sie gern.