Payroll im Unternehmen: Das sollten Führungskräfte rund um die Lohnbuchhaltung wissen!

Was früher Lohnbuchhaltung war, wird heute mit dem Schlagwort Payroll beschrieben. Dabei ist Payroll nicht nur als einzelne Gehaltsabrechnung zu verstehen, sondern vielmehr als die Zusammenfassung aller Prozesse, die damit zusammenhängen – so zum Beispiel die Abführung von Steuern und Sozialabgaben sowie die Zeiterfassung und die Erfassung von Fehlzeiten

Was ist Payrolling?

Beim Payrolling wird erfasst, welche Mitarbeiter in einem Unternehmen angestellt sind und wie diese bezahlt werden. Dabei ist der Begriff Bezahlung weit auszulegen: Der Begriff Bezahlung schließt finanz- und steuerrechtlich auch sogenannte geldwerte Vorteile ein sowie die Lohnnebenkosten und die Abgaben zur Sozialversicherung.

Die Payroll im Unternehmen kann über eine interne Abteilung laufen, wird aber in den letzten Jahren vermehrt an externe Dienstleister outgesourced. Ein Payroll Service bietet den Vorteil einer verbesserten Transparenz und Compliance, spart aber gleichzeitig auch Kosten und erhöht nachweislich die Effizienz des Unternehmens.

Was macht der Payroll Manager / Payroll Specialist?

Diejenigen Mitarbeiter, die sich mit der Lohnbuchhaltung beschäftigen und dabei insbesondere auch Fristen im Auge behalten sowie Sonderzahlungen und Boni verwalten oder auch die Zeiterfassung der einzelnen Mitarbeiter, werden als Payroll Manager oder als Payroll Spezialisten bezeichnet.

Wichtig zu wissen: Nicht zu verwechseln ist der Payroll Manager mit dem HR (Abkürzung für Human Ressources) Specialist bzw. dem Personalsachbearbeiter. Dieser kümmert sich primär um die Personalentwicklung, -beschaffung und -organisation.

Dagegen lassen sich die Aufgaben des Payroll Managers wie folgt beschreiben:

• Erstellung und Verwaltung von Gehaltsabrechnungen
• Korrespondenz mit Sozialversicherungsträgern und Ämtern
• Begleitung von Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen
• Erstellung von Reportings und Berichten für die HR-Abteilung
• Überprüfung tarifrechtlicher Bestimmungen
• Unterstützung des Rechnungswesens

Die Vielzahl an gesetzlichen Vorschriften und auch die Tatsache, dass Unternehmen durch die zunehmende Globalisierung immer internationaler aufgestellt sind, hat dazu geführt, dass dem Payrolling im Unternehmen eine wichtige Aufgabe zukommt. Das Thema Payroll kann jedoch so komplex werden, dass sich die Unternehmensführung dazu entscheidet, die Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister auszulagern.

Studien zeigen: Immerhin 65 Prozent der Unternehmen weltweit haben in Ihrer Administration unterschiedliche Payroll-Systeme in der Anwendung – und sogar 5 Prozent setzen immer noch ausschließlich auf manuelle Abrechnungssysteme. Hier fehlt es in beiden Fällen nicht nur an Effizienz, sondern gerade auch an Transparenz und führt somit zwangsläufig zu Ungenauigkeiten.

Warum sollten sich Führungskräfte für ein Outsourcing des Payrolling entscheiden?

Die Übernahme der Payroll durch einen externen Dienstleister bringt für das Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich.

Risikominimierung

Fehler in der Lohnbuchhaltung sind nicht nur ärgerlich – sie kosten das Unternehmen im Regelfall auch eine Menge Geld und sind damit von wirtschaftlicher Tragweite. Hier sind auch Compliance-Verstöße von Relevanz, die sich nur dann vermeiden lassen, wenn die Beteiligten über die ausreichende Expertise verfügen, um das Thema Payroll im unternehmerischen Alltag gesetzes- und richtlinienkonform zu handeln.

Externe Payroll Spezialisten bieten hier oft die Kombination aus fundiertem und aktuellem Knowhow – und können so die Bedürfnisse des Unternehmens optimal bedienen.

Kosteneinsparung

Nicht nur die Risikominimierung ist bei der Entscheidung für das Payroll-Outsourcing von Bedeutung, sondern auch die direkte Einsparung von Kosten, die damit einhergeht. Diese ist durch die Entlastung der eigenen Mitarbeiter begründet, aber auch durch die nachweislich geringere Fehlerquote, die vorliegt, wenn die genannten Aufgaben an externe Dienstleister übergeben werden.

In der unternehmerischen Praxis haben sich die Prozesse rund um die Lohnbuchhaltung als enorme Zeit- und Ressourcenfresser erwiesen, wenn diese inhouse, also über eine extra Abteilung im Unternehmen selbst, vorangebracht und durchgeführt werden.

Vereinfachung

Automatisierte Prozesse sind gefragt, um das Payrolling so einfach wie möglich zu gestalten – und zwar völlig unabhängig von der Größe des Unternehmens. Auch hierbei können externe Payroll Manager wertvollen Input liefern, da diese Gehaltsabrechnungsprozesse weitgehend automatisiert ablaufen lassen und so selbst eine Vielzahl an Zahlungsberechnungen innerhalb kürzester Zeit möglich sind.

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