Tipps für ein besseres Zeitmanagement: So planen Sie Ihren Arbeitstag effektiv und stressfrei!

Zeitstress gehört fast automatisch zum Arbeitsalltag dazu. Das muss aber nicht sein, denn: Je effektiver das Zeitmanagement, desto geringer der Stress. Optimierte Zeitplanung ist daher gefragt – und zwar im gesamten Unternehmen. Dabei können kleine Tricks und Tipps helfen, um das Maximum aus der eigenen Arbeitszeit herauszuholen.

Strategien für einen effektiven und stressfreien Arbeitstag

Struktur ist in jedem Unternehmen von großer Relevanz. Struktur ist vor allem dann wichtig, wenn es darum geht, aus Projekten den maximalen Erfolg herauszuholen. Das setzt aber voraus, dass Sie als Entscheidungsträger die entsprechenden Voraussetzungen schaffen, damit allen Beteiligten ein strukturiertes Arbeiten möglich ist. Ein wesentlicher Parameter dabei ist ein funktionierendes Zeitmanagement. Es bildet die Grundlage für den persönlichen, aber auch für den Unternehmenserfolg. Dabei bieten sich ganz verschiedene Strategien an. Wir stellen die besten davon vor:

Organisation

Ein Überblick über die anstehenden Aufgaben und Termine hilft dabei, alles nach Priorität zu sortieren und entsprechend zu planen. Dazu gehört auch, grobe Zeitfenster angemessen zuzuordnen und aufschiebbare Aufgaben nicht in den Fokus zu stellen. Ebenfalls in den Bereich der Organisation gehört die Verteilung der Zuständigkeiten. Beziehen Sie dabei die beteiligten Mitarbeiter mit ein und organisieren Sie alles transparent und nachvollziehbar.

Zeitplanung

Deadlines müssen gehalten werden – dies setzt aber voraus, dass diese realistisch und machbar gesetzt werden. Daher gehört in den Bereich eines effektiven Zeitmanagements auch die exakte Planung von Fristen und Deadlines. Hier sollten alle Beteiligten miteinbezogen werden. Übrigens gehört in die Zeitplanung auch die Planung von externen Ressourcen wie Freelancern oder anderen Dienstleistern. Auch diese tragen zum Erfolg oder Misserfolg bei und müssen daher berücksichtigt werden. Achtung: Planen Sie auch Pausen ein oder Phasen von reduzierter Produktivität – kein Team kann nonstop Vollgas geben!

Monitoring

Planungen sind gut und schön – aber sie machen nur dann Sinn, wenn sie eingehalten werden. Ein kontinuierliches Monitoring von Zeitplan und Planung ist daher unerlässlich, wenn das Ziel ein besseres Zeitmanagement ist. Optimal ist dabei, sich regelmäßig mit dem Team zusammenzusetzen und Feedback entgegenzunehmen. Wo hakt die Planung? Wo sind Zeitressourcen – und wo ist das Zeitfenster zu eng? Nehmen Sie Kritik zum Anlass, um das Zeitmanagement zu verbessern und gegebenenfalls an der ein oder anderen Stelle die Planung zu modifizieren.

Tools

Durch die Digitalisierung bieten Tools die Möglichkeit, das Zeitmanagement effektiv und unkompliziert zu überwachen und Schwachstellen offenzulegen. Diese können – je nach Tool – sogar auf mobilen Endgeräten genutzt werden und sind damit eine gute Ergänzung für den Arbeitsalltag – und das auch für diejenigen Teammitglieder, die nicht ausschließlich im Unternehmen vor Ort arbeiten. Denken Sie hierbei auch an Mitarbeiter, die im Außendienst tätig sind – oder im Homeoffice.

Zeittracking

Als besonders effektiv hat sich im Rahmen der Projektarbeit das Zeittracking erwiesen. Es zeigt recht zuverlässig, wo Zeit verloren geht – und welche Zeitfresser sich eliminieren lassen. Hierzu gibt es webbasierte Programme, aber auch Apps, die sich auf dem mobilen Endgerät installieren lassen. Hilfreich kann ein Zeittracking sein, das nebenbei störende Einflüsse wie eingehende Emails oder Benachrichtigungen per Handy deaktiviert: So wird die Phase der Konzentration nicht durch externen Input unterbrochen.

Projektsoftware

Um Verantwortlichkeiten und Aufgaben im Blick zu behalten, lohnt sich der Umstieg auf eine Projektsoftware, die von allen Beteiligten genutzt wird. Geeignete Programme stehen für KMU auch als kostenlose Versionen zur Verfügung. Maßgeschneiderte Varianten sind dagegen in der Regel mit zusätzlichen Kosten verbunden. Über eine Projektsoftware lassen sich auch To-do-Listen anlegen und Zeitachsen zuweisen, sodass alle Mitarbeiter transparent über den Fortgang des Projektes informiert werden. Im Rahmen eines effektiven Zeitmanagements sind moderne Softwarelösungen unverzichtbar geworden und steuern direkt zum Erfolg des Unternehmens bei.

Buchhaltung

Der lästige Papierkram kann ein effektives Zeitmanagement über kurz oder lang durcheinander werfen. Sorgen Sie daher dafür, dass auch für den eine passende Lösung bereitsteht. Buchhaltungsprogramme lassen sich auch projektbezogen einsetzen und können sogar mit dem Rest des Unternehmens verbunden werden. So lassen sich Rechnungen, Belege und auch Reisekosten u. ä. ohne großen Zeitverlust verbuchen und ablegen.

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