Voraussetzungen, Rechte und richtiges Vorgehen Sonderurlaub: Wann habe ich einen Anspruch darauf?

Sonderurlaub ermöglicht Arbeitnehmern, in außergewöhnlichen Situationen von der Arbeit freigestellt zu werden, ohne dass sie ihren regulären Urlaubsanspruch belasten.

Ob bei persönlichen Ereignissen wie Hochzeiten oder Todesfällen, der Geburt eines Kindes oder für ehrenamtliche Tätigkeiten – das Gesetz und der Arbeitsvertrag regeln den Anspruch auf diese bezahlte Freistellung. Erfahre im folgenden Beitrag mehr zu den Voraussetzungen, deinen Rechten, wie du den Sonderurlaub korrekt beantragst und mögliche Konflikte zu vermeidest.

Arbeitnehmer haben das Anrecht auf bezahlten Urlaub. Dieser regelmäßige Urlaub wird dafür genutzt, um in die Ferien zu fahren, zu Hause zu entspannen oder Zeit mit der Familie zu verbringen. Und genau dafür ist er auch da: Es handelt sich um den gesetzlich verschrieben Erholungsurlaub. Deshalb gilt auch: Wer in seinem Urlaub krank wird, kann sich per Attest krankschreiben lassen und die Urlaubstage zu einem späteren Zeitpunkt nachholen.

Nun gibt es aber Situationen, in denen es Arbeitnehmern unzumutbar oder schlichtweg nicht möglich ist, arbeiten zu gehen. In diesen Situationen ist es oftmals möglich, Sonderurlaub zu nehmen.

Nach § 616 S. 1 BGB verliert ein Arbeitnehmer seinen Vergütungsanspruch nicht, wenn er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit aus einem persönlichen und unverschuldeten Grund an der Arbeit gehindert ist.

Was gute Gründe für den Sonderurlaub sind und für welchen Zeitraum sich Angestellte freinehmen können, ist nicht gesetzlich geregelt. Grundsätzlich ist im Arbeitsvertrag geregelt, ob und unter welchen Umständen es Sonderlaub geben kann. So kann Sonderurlaub auch kategorisch ausgeschlossen werden. Es liegt also letztendlich im Ermessen des Arbeitgebers, welche Gründe er für Sonderurlaub gelten lässt.

In der Praxis gelten folgende Anlässe als typische Sonderurlaubsgründe:

1. Todesfall eines nahen Angehörigen

Bei Tod von Ehepartnern, Kindern, Eltern oder Geschwistern ist ein Anspruch auf ein bis zwei Tage bezahlten Sonderurlaub üblich – für den Todestag und die Beerdigung.

2. Eigene Hochzeit

Für den Tag der standesamtlichen Trauung erhalten Beschäftigte in der Regel einen Tag Sonderurlaub.

3. Geburt des eigenen Kindes

Väter haben häufig Anspruch auf einen Tag Sonderurlaub am Tag der Geburt. Die Mutter hat unabhängig davon Mutterschutz, nicht „Sonderurlaub“ im arbeitsrechtlichen Sinn.

4. Umzug

Ein betriebsbedingter Umzug, z. B. durch Versetzung, kann einen Anspruch auf Sonderurlaub begründen. Bei einem privaten Wohnortswechsel besteht dieser meist nicht.

5. Ehrenamtliche Tätigkeit

Wer im Rahmen einer öffentlichen Pflichtaufgabe tätig wird – etwa als:

• Schöffe/Schöffin

• Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr

• Helfer beim Technischen Hilfswerk hat Anspruch auf Freistellung. Meist erfolgt die Gehaltsfortzahlung durch den Arbeitgeber, der die Kosten vom Staat erstattet bekommt.

Kein gesetzlich definierter Zeitraum

Der Gesetzgeber macht keine verbindliche Angabe zur Dauer des Sonderurlaubs. Üblich sind ein bis zwei Tage, je nach Anlass. Längere Freistellungen sind individuell zu verhandeln oder vertraglich geregelt.

Weitere anerkannte Gründe für Sonderurlaub

Neben den häufigsten Fällen gibt es noch weitere persönliche Anlässe, bei denen Sonderurlaub gewährt werden kann – abhängig von betrieblichen Regelungen, Tarifverträgen oder dem Wohlwollen des Arbeitgebers:

6. Dienstjubiläum

Zum 25- oder 40-jährigen Dienstjubiläum kann ein Tag Sonderurlaub gewährt werden – oft tariflich geregelt oder betrieblich üblich.

7. Hochzeiten im engeren Familienkreis

Auch bei besonderen familiären Ereignissen ist Sonderurlaub teilweise vorgesehen:

• Silber- oder Goldhochzeit der Eltern

• Eigene Silber- oder Goldhochzeit

• Heirat des eigenen Kindes

Hier wird meist ein Tag Sonderurlaub gewährt, sofern der Anlass als "besonderer persönlicher Grund" gewertet wird.

8. Schwere Erkrankung eines nahen Angehörigen

Bei akuten Krankheitsfällen, insbesondere bei Kindern oder im engsten Familienkreis, kann Sonderurlaub für die Organisation oder Anwesenheit beantragt werden. Alternativ besteht auch ein Anspruch auf Freistellung nach § 45 SGB V für die Pflege kranker Kinder, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

9. Pflege eines Haushaltsangehörigen

Bei der kurzfristigen Pflege eines Angehörigen kann eine bezahlte oder unbezahlte Freistellung infrage kommen, z. B. nach dem Pflegezeitgesetz (PflegeZG). Bei unvorhersehbarem Pflegebedarf besteht ein Anspruch auf zehntägige Freistellung, ggf. mit Pflegeunterstützungsgeld durch die Pflegekasse.

☝️ Hinweis

Diese weiteren Gründe sind nicht gesetzlich garantiert, sondern hängen von Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder der Kulanz des Arbeitgebers ab. Prüfe deshalb unbedingt deinen Arbeitsvertrag und spreche rechtzeitig mit deinem Arbeitgeber.

1. Arbeits- oder Tarifvertrag prüfen:
   Enthält dieser explizite Regelungen zu Sonderurlaub?

2. Gespräch mit Vorgesetzten suchen:
   Frühzeitig informieren, wenn ein Sonderurlaubsfall absehbar ist.

3. Nachweise einreichen:
   Sterbeurkunde, Geburtsurkunde, Einladung zur Hochzeit, Bescheinigung zur ehrenamtlichen Tätigkeit.

4. Betriebsrat einbeziehen (falls vorhanden):
   Dieser kann bei Konflikten unterstützen.

Wer mit guten Gründen von der Arbeit fernblieb, aber trotzdem keine Lohnfortzahlung erfolgte, sollte einen Blick in den Arbeitsvertrag bzw. die geltenden Tarifbestimmungen schauen. Ist der Grund für den gesetzlichen Sonderurlaub dort nicht ausgeschlossen, sollte ein Gespräch mit dem Betriebsrat erfolgen. Der nächste Schritt wäre die Vorbereitung einer Feststellungsklage. Diese sollte gut überlegt sein, denn sie hat weitreichende Folgen. Sprich gern mit einem KLUGO Partner-Anwalt oder Rechtsexperten für Arbeitsrecht, der dir Tipps für dein weiteres Vorgehen gibt. So sicherst du dir professionelle Unterstützung und vermeidest rechtliche Nachteile.