DSGVO – Auswirkungen für Vermieter und Mieter

Die DSGVO droht seit dem 25. Mai 2018 hohe Bußgelder für Verstöße gegen den Datenschutz an. Unternehmer wissen längst, dass sie sich an die Datenschutz- Grundverordnung halten müssen und gehen sorgfältig mit den Daten ihrer Kunden um. Die DSGVO verpflichtet jedoch auch private Vermieter. Doch was genau jetzt zu tun ist, wissen nur wenige. Viele Vermieter sind sehr unsicher, insbesondere im Umgang mit personenbezogenen Daten.

Die DSGVO stellt hohe Anforderungen an Vermieter

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung ist bereits am 25. Mai 2016 in Kraft getreten und ist am 25. Mai 2018 für alle EU-Staaten bindendes Recht. Die Verordnung schützt das Recht von Privatpersonen an ihren eigenen Daten. Die Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist nach der DSGVO grundsätzlich verboten – außer es liegt eine Erlaubnis vor oder es ist für die Geschäftsbeziehung notwendig. Die Datenschutz-Grundverordnung betrifft alle, die personenbezogene Daten erheben oder verarbeiten. So gilt sie nicht nur für Unternehmen. Private Vermieter sind auch von dem neuen Datenschutz betroffen.

Was Vermieter über den neuen Datenschutz wissen müssen

Der neue Datenschutz bringt viele Pflichten für Vermieter mit sich. Jeder, der eine Wohnung vermietet, hat zwangsläufig mit personenbezogenen Daten zu tun. In vielen Dokumente werden Daten von Personen erfasst: wie zum Beispiel die Schufa-Auskunft, die Mieterselbstauskunft und die Zustimmung in das SEPA-Lastschriftverfahren. Aus diesem Grund bindet die DSGVO private Vermieter ebenso wie Hausverwaltungen oder große Wohnungsbaugesellschaften.

Vermieter brauchen nur dann eine Einwilligungserklärung für die Datenerhebung, wenn sie vor dem Abschluss des Mietvertrages Daten von Mietinteressenten erheben. Das ist der Fall, wenn Sie als Vermieter eine Schufa-Auskunft oder Ähnliches entgegennehmen oder Informationen über die Mietinteressenten speichern. Ziehen Mietinteressenten die Einwilligung zurück, müssen Vermieter die erhobenen Daten löschen. Sobald ein Mietvertrag besteht, ist der Vermieter ohnehin verpflichtet Daten zu erheben.

Das Gesetz schreibt die Datensparsamkeit beziehungsweise die Datenminimierung vor. Sie dürfen so viel erfassen wie nötig ist, sollten dabei aber so wenig wie nötig erheben. Wichtig ist es für Vermieter beispielsweise die Kontaktdaten zu erfassen. Die Religionszugehörigkeit ist dagegen für die Begründung eines Mietverhältnisses irrelevant. Von Bedeutung ist auch, ob die Daten tatsächlich relevant und zweckgebunden sind.

Nach Art. 30 DSGVO sind Vermieter verpflichtet ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Hier sind alle wesentlichen Angaben zu dokumentieren. Hierbei sollte der Name und die Kontaktdaten des Verantwortlichen, der Zweck der Verarbeitung, die Kategorie betroffener Personen, der Datenempfänger (beispielsweise Ablesefirmen oder Hausverwaltungen) und die entsprechenden Fristen für die Datenlöschung erfasst werden. Vermieter müssen das vollständige Verzeichnis jederzeit der Datenschutzbehörde aushändigen können. Führt ein Vermieter kein Verzeichnis, kann er mit einem Bußgeldbescheid belangt werden.

Beauftragen Vermieter andere Firmen mit der Datenverarbeitung, wie beispielsweise Ablesefirmen oder Hausverwaltungen, müssen sie diese Dienstleistungen auch datenschutzrechtlich absichern. Das bedeutet: Vermieter können mit Dienstleistern eine Datenverarbeitung im Auftrag vereinbaren. Dann müssen Vermieter festgelegen, dass die Datenhoheit bei ihnen bleibt und nicht auf den Dienstleister übergeht. Wichtig für den Dienstleister ist es, die geeigneten Sicherheitsvorkehrungen zu treffen.

Nach der DSGVO müssen Vermieter ihren Mietern vor Mietbeginn und immer dann, wenn neue Daten verarbeitet werden, schriftlich erklären, welche Daten erfasst werden und was damit geschieht. Die Informationspflicht gilt gegenüber allen Mietern.

Es muss mitgeteilt werden, warum Daten erhoben werden, nach welcher Rechtsgrundlage das geschieht, wie lange sie gespeichert werden, welche grundlegenden Rechte der Mieter hat und welche weiteren Empfänger seine Daten erhalten.

Informationsplicht von Vermietern:

• Grund für die Datenerhebung
• Rechtsgrundlage
• Dauer der Datenspeicherung
• Grundlegende Rechte des Mieters
• Weitere Empfänger der Mieterdaten
• Nennung des berechtigten Empfängers

Die Weitergabe der Daten an Dritte darf nur erfolgen, wenn es dafür ein berechtigtes Interesse gibt. Das ist bei den regelmäßigen Ablesungen von Wasser-, Gas- oder Stromzählern durch den Versorger immer der Fall. Der Bundesgerichtshof entschied, dass Mieter auch Einblick in die Nebenkostenabrechnungen anderer Mieter im Wohnhaus erhalten, wenn sie Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnungen haben (Bundesgerichtshof, Az.: VIII ZR 189/ 17). In der Entscheidung wurde das Interesse des anfragenden Mieters höher bewertet als der Schutz der personenbezogenen Daten der Nachbarn.

Vermieter müssen je nach Art und Menge der erfassten Daten ein bestimmtes Sicherheitslevel einhalten. Dabei kann eine Pseudonymisierung oder Verschlüsselung geboten sein. Hiervon sind private Vermieter in der Regel nicht betroffen, weil die Datenmenge zu gering ist. Erheben Vermieter in der Bewerbungsphase sensible Daten – wie zum Beispiel die Bonitätsauskunft – sind sie verpflichtet, die Datenübermittlung zu sichern.

Der neue Datenschutz verpflichtet Vermieter und gewährt Mietern Rechte

Suchen Sie eine Immobilie oder eine Wohnung oder mieten Sie bereits eine Wohnung, bringt die Datenschutz-Grundverordnung viele Verbesserungen mit sich. Sobald Sie auf die Suche gehen, vertrauen Sie Ihre Daten Suchportalen, Immobilieneigentümern und Maklern an. Grundsätzlich darf aber niemand Ihre personenbezogenen Daten erheben, nutzen oder speichern – außer Sie erlauben das oder die Datenspeicherung dient der Erfüllung eines Vertrages. Zusätzlich sieht die Datenschutz-Grundverordnung auch die Datenerhebung vor, wenn das nötig ist, um rechtlichen Pflichten nachzukommen. Ein Makler muss beispielsweise die Identität der Interessenten feststellen, um dem Geldwäschegesetz zu entsprechen. Sobald Sie sich bei der Wohnungssuche gegen eine Wohnung entscheiden oder werden abgelehnt, müssen Ihre Daten wieder gelöscht werden.

Wohnungs- bzw. Immobiliensuchende haben zudem gegenüber Verkäufern, Maklern und Vermietern ein Auskunftsrecht: Sie können jederzeit erfahren, welche Ihrer personenbezogenen Daten erhoben werden. Eigentümer und Makler sind ihnen gegenüber in der Informationspflicht: Sie müssen sie informieren, sobald sie Ihre personenbezogenen Daten erheben oder speichern. Sie können jederzeit die von Ihnen erteilte Erlaubnis zur Datenerhebung formfrei wiederrufen. Wünschen sie die Löschung Ihrer Daten, muss dem Wunsch entsprochen werden – außer es gibt eine gesetzliche Pflicht, nach der die Daten aufbewahrt werden müssen.

Haben Sie als Mieter, Vermieter oder Makler Fragen zu der Datenschutz-Grundverordnung, nutzen Sie unsere Erstberatung. Wir vermitteln Ihnen gerne einen fachkundigen, juristischen Beistand.